De kracht van Envida

Envida is een organisatie die thuis alle hulp, verzorging en voorzieningen biedt wanneer mensen op leeftijd zijn en moeite beginnen te krijgen met de dagelijkse dingen. Het doel is om mensen, door middel van deze voorzieningen, zo lang mogelijk thuis te laten wonen in een vertrouwde omgeving. Wanneer deze optie niet meer mogelijk is en een cliënt niet meer zelfstandig thuis kan blijven wonen, kan deze persoon terecht binnen het zorgcentrum van Envida. Binnen deze organisatie worden zowel cliënten als medewerkers op de eerste plaats gezet. Er wordt geïnvesteerd in een veilige en vertrouwde werkomgeving waarin waardering centraal staat. Op die manier worden mensen in staat gesteld om hun werkzaamheden met vertrouwen uit te voeren, wordt de juiste zorg verleend en krijgen cliënten de beste zorg. Daarvoor is het belangrijk om processen zo veel mogelijk te optimaliseren, zodat medewerkers de focus kunnen hebben op de zorg.

In dit interview spraken we met Arjan de Vries, Proces en Informatiebeheerder binnen Envida. Hij is al dertien jaar werkzaam binnen de organisatie en heeft al meerdere functies vervuld. Ook spraken we met Remco van Poortvliet, die op de dag van het interview precies één jaar in dienst was binnen Envida als Manager Functioneel Applicatiebeheer. Na zijn jarenlange ervaring in het bedrijfsleven heeft hij een jaar geleden er bewust voor gekozen om ook een maatschappelijk bijdrage te leveren met zijn werk. Inmiddels stuurt hij een team van tien collega’s aan.

Verdere optimalisering voor een verhoogde efficiëntie

Om processen verder te optimaliseren binnen de organisatie werd in 2018 het besluit genomen om AFAS Software te implementeren voor de HR-afdeling binnen Envida. Al snel daarna werd de software ook geïmplementeerd op de financiële afdeling. Beide implementaties waren redelijk ‘basic’; er werd eigenlijk alleen gebruik gemaakt van de basisfuncties. Vorig jaar besloot Envida dat het tijd was om de software verder te optimaliseren en processen nog efficiënter in te richten. Daarvoor werd de samenwerking met KWEEKERS opgezocht.

Arjan: “Het was voor ons vrij snel duidelijk dat er twee zaken nodig geoptimaliseerd moesten worden binnen onze organisatie. Enerzijds was het noodzakelijk om een optimalisatie door te voeren om het aantal applicaties terug te brengen. Anderzijds wilden we een optimalisatieslag binnen AFAS maken voor onze medewerkers.” Daarop vult Remco aan: “Wij willen er als organisatie natuurlijk voor zorgen dat onze zorgmedewerkers zonder belemmeringen de werkzaamheden kunnen uitvoeren, maar dat geldt net zo goed voor de IT-medewerkers. Je wilt hen niet lastigvallen met ingewikkelde systemen. Daar worden zij niet gelukkig van én dat kan de kwaliteit van het werk ook verslechteren. Om die reden was het dan ook belangrijk om processen te optimaliseren, maar ook vooral te standaardiseren.” Wie Envida ging begeleiden door dit proces, ddat werd KWEEKERS. Arjan vertelt daarover het volgende: “Toen we in 2022 de samenwerking opzochten met KWEEKERS, was het vrij snel duidelijk dat er heel veel mogelijkheden waren in het optimaliseren van processen. Al snel benoemden we een gezamenlijk doel: een fijne werkomgeving ontwikkelen voor onze medewerkers binnen AFAS. Daar is natuurlijk veel voor nodig. Een goede samenwerking is daarin cruciaal.

Nieuwe inzichten door corona

Naast het feit dat duidelijk werd dat bepaalde processen aan optimalisatie toe waren, is Envida door de coronapandemie tot nieuwe inzichten gekomen die de nodige veranderingen met zich meebrachten. Zo werd door de effecten van corona de werkdruk voor het zorgpersoneel opgevoerd en was het met name belangrijk om hen te ondersteunen. Remco: “Binnen onze organisatie is er de afgelopen tijd een hoge werkdruk geweest. We moeten goed luisteren naar onze medewerkers en het werk dat zij verrichten om er ook voor te kunnen zorgen dat we hen daar zo veel mogelijk ondersteuning in bieden. Zonder dat dit ten koste gaat van het uitvoerend werk en ook om hen te ontlasten om in moeilijk systemen te werken die heel complex kunnen zijn.” Mede om die reden besloot Envida verschillende processen grondig aan te pakken.

Verbeteringen die direct resultaat geven

Inmiddels zijn er meerdere processen gestandaardiseerd binnen de organisatie en wordt hier ook al volop gebruik van gemaakt. Arjan: “Een mooi voorbeeld van een proces dat we gestandaardiseerd hebben is het aannemen van een medewerker. Tijdens de coronapandemie hebben we ervaren dat persoonlijk contact niet altijd mogelijk was. Dat is natuurlijk erg vervelend, maar het heeft ons ook nieuwe inzichten gegeven. Normaliter moest een nieuwe medewerker bijvoorbeeld fysiek naar kantoor komen om een identiteitscontrole te doen. Dat proces hebben we nu geoptimaliseerd met KWEEKERS. De identiteit van nieuwe medewerkers wordt automatisch geïdentificeerd door een online check. Hierdoor is het veel gemakkelijker en sneller om mensen te laten starten. Ook kunnen er voortaan documenten digitaal ondertekend en verwerkt worden. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer een medewerker een leasecontract moet ondertekenen. Doordat dit soort dingen tegenwoordig allemaal op afstand mogelijk zijn, wordt er veel tijd, maar ook moeite bespaard.”

Aanmeldprocedure voor stagiaires geoptimaliseerd

Envida kijkt als zorgorganisatie heel erg naar de toekomst. Het is een grote organisatie met een hoge maatschappelijk waarde, waarin medewerkers echt in de praktijk aan de slag gaan. Er liggen kansen in het ontwikkelen van een opleidingssysteem en de eerste kleine stappen zijn hierin dan ook al gezet, namelijk door een optimalisatie in het aanmeldproces voor stagiaires. Arjan vertelt hierover: “We hebben een implementatie gedaan binnen AFAS om het aanmeldproces voor stagiaires te optimaliseren. Dat houdt het volgende in: vanaf het moment dat zij te horen krijgen dat ze aangenomen zijn als stagiair, tot het moment dat zij daadwerkelijk starten met hun stage, worden zij automatisch voorzien van informatie. Op deze manier wordt een stagiair goed voorbereid op de stageperiode en zijn zij van tevoren al op de hoogte van wat er zich afspeelt binnen onze organisatie.” De eerste reacties hierop liegen er niet om. Er wordt vanuit de organisatie positief gereageerd op deze optimalisatie. “Zowel vanuit de wijken als vanuit de leerlingenadministratie krijgen wij te horen dat het verschil daadwerkelijk gezien wordt bij leerlingen”, zegt Arjan. “Zij zijn beter voorbereid op hun stage. Daarnaast neemt het heel veel werk uit handen van de leerlingenadministratie, waardoor zij zich meer kunnen focussen op andere belangrijke zaken.”

De U-Turn helpt zelfs bij kentekenregistratie

Binnen deze samenwerking is ook gebruik gemaakt van de U-Turn om processen nog verder te automatiseren. Daar is Envida erg over te spreken. Remco vertelt over de koppeling die bij hem veel indruk heeft gemaakt: “Wanneer iemand op bezoek komt kunnen we in AFAS aangeven hoe laat dat is, om welke persoon dit gaat en voeren we het kentekennummer in. Dat nummer wordt vervolgens automatisch gekoppeld aan de parkeergarage en op het moment dat de bezoeker aan komt rijden, wordt het kenteken herkend en kan hij of zij direct doorrijden. Ik vind het super mooi dat dit kan en het is een leuke toevoeging.” Arjan vertelt vervolgens: “Een andere mooie koppeling is die van de faciliteiten van een medewerker. Binnen onze organisatie zijn medewerkers vaak in het bezit van een laptop en telefoon en dit wordt netjes door de IT-afdeling bijgehouden. Dit hebben we ook gekoppeld aan AFAS, zodat de medewerkers ook rechtstreeks toegang hebben tot de overzichten met betrekking tot de bezitten. Daar kunnen we bijvoorbeeld ook gebruikersovereenkomsten aan koppelen.” Doordat dit geautomatiseerd ingericht is, worden handmatige handelingen gereduceerd en wordt tijdwinst behaald binnen de organisatie. En als kers op de taart: je hebt altijd toegang tot het juiste overzicht.

Next: Processen rondom ziekteverzuim

In korte tijd zijn veel mooie stappen gezet en zijn diverse processen geoptimaliseerd binnen de AFAS-omgeving van Envida. Op dit moment lopen er nog een aantal projecten waar we intensief op samenwerken. Arjan: “Momenteel zijn we druk bezig met de optimalisatie van het ziekteverzuim. Waar we vorig jaar nog heel onvoorbereid processen oppakten, hebben we in het proces van ziekteverzuim van tevoren al een aantal dingen uitgesloten en hebben we de huidige situatie eerst goed in kaart gebracht. Op die manier konden we ook een duidelijker beeld schetsen van de veranderingen die we hopen te bewerkstelligen met deze implementatie. We zijn momenteel erg intensief bezig met de planning voor dit nieuwe project, zodat precies duidelijk is wat de Consultant van KWEEKERS uiteindelijk, samen met ons, moet gaan inrichten.” Dit is een groot project waar de komende tijd hard aan gewerkt zal worden. “De focus ligt bij ons echt op het proces rondom ziekteverzuim”, zegt Arjan. “Dat betekent overigens niet dat we verder geen wensen en doelen hebben. We zouden graag nog wat ontwikkelingen willen maken in AFAS met betrekking tot de inkoop.”

Stilzitten zit er voorlopig nog niet in. Beide heren hebben een duidelijk doel voor ogen: zoveel mogelijk automatiseren en optimaliseren om werkdruk te verminderen. Remco: “Het uiteindelijke doel is dat onze IT-afdeling zonder zorgen en met alle gemakken alle werkzaamheden kan uitvoeren. Werken in de zorg is een grote verantwoordelijkheid: je hebt te maken met de gezondheid van mensen. Daarom is het belangrijk dat processen soepel verlopen en er zo min mogelijk fouten gemaakt worden. Er zijn nog genoeg verbeterpunten, maar we gaan echt de goede kant op en ik kijk uit naar alles wat we de komende tijd nog mogen bereiken in samenwerking met KWEEKERS.”

Inzichten en advies zodat je samen verder komt

KWEEKERS heeft voor veel mooie nieuwe inzichten gezorgd binnen Envida. Arjan: “Een softwaresysteem of applicatie is niet dé oplossing, het biedt een ondersteuning voor de oplossing. Het kan alleen maar een ondersteuning zijn als je als organisatie ook weet welke stappen je moet gaan zetten. Als je dat niet weet, dan kun je inrichten wat je wil, maar dan past het niet bij de situatie. Dat heeft KWEEKERS ons heel erg laten inzien. Dankzij hen zijn we met deze achterliggende gedachte verder gaan bouwen. Zij blijven altijd goed met ons communiceren en werken heel doelgericht om het juiste resultaat te behalen.” Remco ervaart dit ook en vult daar nog op aan: “Ik waardeer het enorm dat KWEEKERS ons hier ook scherp in houdt. Dat ze ons ook met de neus op de feiten drukken. Zij zijn heel eerlijk in de communicatie naar ons en hebben een proactieve houding. Dat is een werkwijze die ik erg kan waarderen. Alleen ben je snel, maar samen kom je verder. Daarnaast vind ik het uniek dat KWEEKERS heel sterk is in het standaardiseren van processen. Zij weten ons daar op de juiste manier over te adviseren waardoor je anders naar dingen gaat kijken.”

KWEEKERS heeft voor veel mooie nieuwe inzichten gezorgd binnen Envida. Arjan: “Een softwaresysteem of applicatie is niet dé oplossing, het biedt een ondersteuning voor de oplossing. Het kan alleen maar een ondersteuning zijn als je als organisatie ook weet welke stappen je moet gaan zetten. Als je dat niet weet, dan kun je inrichten wat je wil, maar dan past het niet bij de situatie. Dat heeft KWEEKERS ons heel erg laten inzien. Dankzij hen zijn we met deze achterliggende gedachte verder gaan bouwen. Zij blijven altijd goed met ons communiceren en werken heel doelgericht om het juiste resultaat te behalen.” Remco ervaart dit ook en vult daar nog op aan: “Ik waardeer het enorm dat KWEEKERS ons hier ook scherp in houdt. Dat ze ons ook met de neus op de feiten drukken. Zij zijn heel eerlijk in de communicatie naar ons en hebben een proactieve houding. Dat is een werkwijze die ik erg kan waarderen. Alleen ben je snel, maar samen kom je verder. Daarnaast vind ik het uniek dat KWEEKERS heel sterk is in het standaardiseren van processen. Zij weten ons daar op de juiste manier over te adviseren waardoor je anders naar dingen gaat kijken.”