“KWEEKERS combineert enthousiasme, efficiëntie en professionaliteit.”

Waarom AFAS: schaalbaar en flexibele cloudtechnologie

KinderRijk maakte voor hun financiële administratie lange tijd gebruik van Exact. Een softwareprogramma dat over het algemeen voldeed aan hun behoeften, maar tekortschoot in één aspect: cloudfunctionaliteit. Irene vertelt over hun uitdaging: “Exact Online voldeed niet aan onze behoeften op het gebied van schaalbaarheid. Daarnaast dwong de Business Cloud versie ons om het beheer uit handen te geven, iets wat we niet wilden. We zochten daarom naar een oplossing die zowel de flexibiliteit van cloudtechnologie bood als aan onze specifieke wensen voldeed. Na afspraken met verschillende softwareleveranciers, hebben we meegekeken bij andere kinderopvanglocaties die al met deze software werkten. Na deze meekijksessies ging uiteindelijk onze voorkeur uit naar de software van AFAS. Doorslaggevend was de mogelijkheid om direct alle kosten inzichtelijk te hebben, zelfs voor niet-goedgekeurde facturen. Dit was een duidelijk voordeel ten opzichte van andere systemen die we overwogen.”

Na deze zorgvuldige overweging en de conclusie AFAS de beste oplossing had voor hun specifieke behoeften, kwam KinderRijk via AFAS in contact met KWEEKERS. KWEEKERS is gecertificeerd implementatiepartner van AFAS voor de branche Onderwijs en de sectoren die hieronder vallen. Als implementatiepartner beschikken we over de expertise en ervaring die nodig waren om de overgang van Exact naar AFAS soepel te laten verlopen.

De uitdaging voor KinderRijk was het volledig en naadloos overzetten van het financiële gedeelte van Exact naar AFAS. Tijdens de inrichtingsintake in juli 2023, werd KinderRijk stap voor stap meegenomen door het proces: van het aantal bankrekeningen in kaart brengen tot hun specifieke wensen en eisen. Irene licht toe: “We wilden een 1-op-1 overzetting van Exact naar de software van AFAS. Je merkte dat KWEEKERS veel ervaring heeft met projectmatige implementaties. Ze vroegen grondig door naar elk aspect van onze financiële administratie, waardoor we ons goed konden voorbereiden en specifieke onderdelen konden aanleveren. Door alles stapsgewijs uit te vragen en te behandelen, werd het een overzichtelijk en beheersbaar proces. Ze hadden ook een helder zicht op hoeveel consultancydagen nodig waren voor ons project.”

Het project ging na de zomer in september van start in september Zo kon iedereen erbij zijn. Op 19 september 2023 was de eerste consultancydag. “Het plan was eerst dat Stijn Visser, AFAS Consultant bij KWEEKERS, ons vooral op afstand zou begeleiden. Toch besloot hij meerdere dagen naar ons kantoor te komen. Hij was uiteindelijk zeven van de twaalf dagen fysiek aanwezig. Dit maakte het samenwerken makkelijker. Stijn gaf fijne begeleiding aan het team en gaf ons na elke sessie huiswerk voor de volgende keer. De volgende sessie hadden we dan natuurlijk weer honderd vragen voor hem. Dit zorgde voor een effectieve voorbereiding op de volgende stappen,” vertelt Irene.

De overgang naar een nieuw softwarepakket bood de kans om direct verbeteringen aan te brengen. Irene: “Stijn kwam met een aantal suggesties voor kleine optimalisaties in ons huidige proces. Zo hebben we bijvoorbeeld de procuratie opnieuw ingericht. Een grootboekrekening in combinatie met een kostenplaats is nu gekoppeld aan een specifieke medewerker. Dit zorgt voor een duidelijker en efficiënter goedkeuringsproces, wat de kans op fouten weer verkleint.”

Samenwerking met KWEEKERS: De kennis, begeleiding én duidelijke uitleg

Tijdens de structurele projectoverleggen met Julia Bekkers, projectleider bij KWEEKERS, werd via de projectkaart de voortgang van het project besproken. Irene: “Het was heel fijn om dit tussentijds te behandelen. Deze projectmatige aanpak zorgde voor duidelijke structuur en overzicht, met takenlijsten en tabbladen die inzicht gaven in de status van het project. Dat werkte voor ons heel prettig!”

Ook de rol van Stijn was volgens Irene onmisbaar tijdens het traject. Irene: “We hadden een leuke klik met Stijn. Hij was heel makkelijk in de omgang en dat hielp enorm. Stijn liet het team kennismaken met de mogelijkheden van de software van AFAS voor toekomstig gebruik. Hoewel niet alle voorgestelde functies meteen werden geïmplementeerd, werkte het heel goed voor ons hoe duidelijk en to-the-point hij alles aan ons uitlegde. Dit, samen met uitgebreid testen, hielp bij het identificeren en oplossen van fouten. Zo kreeg iedereen een duidelijk beeld van hoe ze het beste met de nieuwe software konden werken.”

Irene spreekt enthousiast over de vlotte samenwerking: “KWEEKERS combineert enthousiasme, efficiëntie en professionaliteit. Hun expertise van de software en het vermogen om de gevolgen van bepaalde beslissingen te voorzien, zorgden dat we samen tot een optimale inrichting kwamen.”