RDW: 80% minder vragen over geregistreerde uren
“Dankzij de U-turn is het vertrouwen van onze medewerkers in de registratie van hun uren verhoogd en zijn de vragen over de uren met 80% afgenomen.”
De RDW is bij de meeste mensen bekend als de organisatie die gaat over de kentekenbewijzen. Maar de RDW is meer. Zo houden zij ook toezicht op apk-keuringen en op het testen van nieuwe voertuigen en voertuigonderdelen. De RDW is bij voertuigen betrokken van wieg tot graf zou je kunnen zeggen. Dit alles doen zij met een werknemersbestand van meer dan 2.000 medewerkers. De RDW heeft in de cao vastliggen dat zij voor de arbeidsduur werken met een jaarurennorm. Voor de administratie is de RDW overgestapt op de software van AFAS, met de livegang in 2023. Een voorwaarde hierbij was dat er een functionaliteit binnen AFAS gerealiseerd werd die de jaarurensystematiek koppelt aan AFAS. Tamara Hartog, verantwoordelijk voor het inrichten en optimaliseren van AFAS op HR & Payroll bij de RDW, vertelt over de samenwerking met KWEEKERS voor het ontwikkelen van die functionaliteit dankzij de U-turn.
De uitdaging: jaarurensystematiek (JUS) en AFAS
De RDW stond voor een aanzienlijke uitdaging: het inrichten van een systeem dat de jaarurensystematiek (JUS) inzichtelijk maakt voor alle medewerkers, een vereiste vanuit de cao. De JUS is een complexe berekening die medewerkers inzicht geeft in hoeveel uren ze nog moeten werken om aan hun jaarlijkse norm te voldoen. Een standaardfunctionaliteit in AFAS ontbrak, waardoor maatwerk noodzakelijk was. Eerdere pogingen met een andere AFAS-partner hadden niet het gewenste resultaat opgeleverd, ondanks aanzienlijke investeringen. Tamara vertelt hoe ze bij de U-Turn uitkwamen: “Via een collega hoorde ik dat Ludo Strating, accountmanager bij KWEEKERS, in april 2023 een presentatie kwam geven over de U-Turn voor onze afdeling financiën. Ik ben toen aangesloten, omdat ik benieuwd was naar de mogelijkheden. Tijdens het horen van zijn verhaal, ging er direct een lampje bij mij branden dat dit dé oplossing kon zijn voor de problemen die we ondervonden met de JUS. Nadat ik persoonlijk met Ludo sprak, hebben we het proces in gang gezet. Uiteraard wilden wij natuurlijk zo snel mogelijk van start, maar door de volle projectplanning bij KWEEKERS kon Raymond van Pruijssen, Senior U-Turn Programmeur bij KWEEKERS, pas in december de koppelingen gebruiksklaar maken binnen AFAS.”
De oplossing: de U-Turn koppeling
“In maart 2023 was Aykut Akbulut, AFAS Consultant bij KWEEKERS, al twee dagen per week op onze afdeling aan het werk als extra ondersteuning voor het beheer en de optimalisatie van AFAS”, vervolgt Tamara. “Na mijn gesprek met Ludo en de aankoop van de software ben ik met Aykut al wat gaan spelen met de koppeling. Gewoon, om te kijken wat er mogelijk zou zijn. Na het eerste stukje ingericht te hebben, zagen we hoe gebruiksvriendelijk het koppelen is. Dus stapje voor stapje, installeerden we samen steeds meer. En met iedere stap, groeide ook ons enthousiasme!” Niet alles bleek simpel. Om de JUS goed te laten werken was het noodzakelijk om een deel te coderen. Een fijn idee was de beschikbaarheid van Raymond op een later moment. Vertrouwen in een goed resultaat was mede daardoor vanaf het begin aanwezig. Het was even zoeken maar nu maakt de U-Turn koppeling het mogelijk om de JUS volledig geautomatiseerd, met dagelijks ververste data, inzichtelijk te maken voor medewerkers via AFAS InSite.”
Het resultaat: efficiëntie en transparantie
“Met de U-Turn maak je echt in no-time geavanceerde koppelingen dankzij de beschikbare templates. Op de dagen dat Aykut en ik samen hebben gewerkt aan de JUS in de U-Turn, hebben we ook écht plezier gehad in wat we aan het doen waren. Bijkomend voordeel is nu ook dat ik begrijp hoe de koppeling werkt. Hierdoor kan ik nu zelf, als er iets niet goed gaat, kleine aanpassingen in het systeem doen.”
De implementatie van de U-Turn koppeling bij RDW heeft tot aanzienlijke verbeteringen geleid, geeft Tamara aan. “Waar we voorheen 40 uur op één dag nodig hadden om de data vanuit AFAS te verzenden, te analyseren en bewerken én terug te sturen naar AFAS Profit, kan de U-Turn dit in een fractie van die tijd. De koppeling werkt de gegevens elke nacht bij, waardoor alle medewerkers iedere ochtend precies kunnen zien wat hun jaarurennorm én prognose is. Dat laatste is vooral van belang, omdat het de medewerker vertelt of de jaarurennorm gehaald wordt met het huidige rooster.”
De impact van deze verandering is zeer positief. Niet alleen is er een einde gekomen aan de frustratie en het wantrouwen onder medewerkers over de correctheid van hun urenregistratie, maar de HR-afdeling heeft ook een enorme vermindering gezien in het aantal vragen en klachten. Tamara: “We begonnen zonder kennis van de U-Turn aan dit project, maar het bleek verrassend goed mogelijk om met een klein beetje hulp van buitenaf een complexe uitdaging om te zetten in een gebruiksvriendelijke en effectieve oplossing. Dit project heeft niet alleen onze administratieve lasten verlicht, maar ook het vertrouwen in de juistheid van de jaarurennorm significant versterkt.” De oplossing vertaalt zich direct in een besparing van tijd en middelen, omgerekend zelfs naar 381.192 kopjes koffie!
Vooruitkijken: kansen voor overheidsinstanties
Een cruciaal element in dit succesverhaal is het enthousiasme tijdens de samenwerking tussen Aykut en Tamara. De openheid voor innovatie en de bereidheid om buiten de gebaande paden te denken, waren hierbij onmisbaar!
De ervaring van de RDW met de U-Turn koppeling biedt een waardevol inzicht voor andere overheidsinstanties die met soortgelijke uitdagingen kampen. De flexibiliteit en efficiëntie van het koppelplatform maken het een aantrekkelijke optie voor instanties die op zoek zijn naar een betrouwbare en kosteneffectieve manier om aan hun CAO-vereisten te voldoen.