In kaart brengen van kansen en ideeën voor elke afdeling

Bij WARP Systems hadden ze nog niet aan zoiets deelgenomen en voor ons was het ook een van de eerste keren. “Ik verwachtte van de sessie dat het een brainstorm zou zijn over waar de kansen binnen het bedrijf liggen”, zegt Michael. “Als je met zijn allen bij elkaar bent dan breng je elkaar ook op nieuwe ideeën.” Voorafgaand krijgen de deelnemers ook de opdracht om zich al wat voor te bereiden op de sessie. Michael: “Dit heb ik ook naar de andere deelnemers laten vallen. Dat iedereen moest nadenken over ideeën over automatisering. Zodat ze niet blanco naar de sessie zouden komen, maar echt nagedacht hebben over kansen die ze zien voor hun afdeling.”

Tijdens een portfoliosessie denk je in een multi-disciplinaire samenstelling na. Michael: “We zijn een redelijk platte organisatie. Deze bestaat uit de directie, het management en daaronder de operationele laag. In dit geval waren alle afdelingsmanagers bij elkaar. Ook dit team is nog jong en dit soort sessies hebben we nog niet vaak gedaan. Door onze platte organisatiestructuur was het in die zin niet verrassend dat we een keer andere mensen spraken. Ik ervaarde het als leuke dynamiek met de mensen met wie ik al samenwerk.”

Een basis om vanuit verder te werken

KWEEKERS Groep heeft meerdere diensten onder haar paraplu. Een portfoliosessie kan dan ook meerdere inzichten voor de andere labels opleveren. “Met de U-Turn is al een keer voor ons een offerteformulier gebouwd. We merken dat we dit formulier ook zelf willen kunnen aanpassen. Doordat hier code voor is geschreven, kunnen we dat niet zelf doen als we bijvoorbeeld een nieuw artikel hebben wat toegevoegd moet worden. ”, zegt Michael.

“We zijn nu aan het onderzoeken of dat overgenomen kan worden door een maatwerkapplicatie in Mendix. Voor die strategische sessie die er aan komt heb ik dit bord er weer bij gepakt om te kijken welke dingen hier op stonden en die passen bij die sessie. Als basis is dit bord echt waardevol. Ook als ik terugkijk naar ideeën die we hadden geplot, zoals een E-mail sturen vanuit AFAS. Dat hebben we inmiddels zelf gerealiseerd in Profit. Er staan ook nog ingewikkeldere dingen bij die we nog door KWEEKERS of ddots uit kunnen laten voeren.”

Op het juiste moment is herhaling van een portfoliosessie nuttig

De portfoliosessie komt vaak tot stand als een organisatie het idee heeft dat de functionaliteiten binnen AFAS niet volledig benut worden. De wens is er om te optimaliseren, maar waar te beginnen? Michael: ”Ik denk dat het wel relevant is om vaker een portfoliosessie te doen, maar je hebt er wel tijd voor nodig. Je doet zo’n brainstormsessie op een moment dat je in een bepaalde fase van je organisatie zit en daar komen dan weer dingen uit. Het heeft geen nut om het over een maand nog een keer te doen. Als je doorgroeit met het bedrijf dan kan het zomaar zijn dat je over een jaar heel ergens anders staat met de organisatie. Op zo’n moment kan het wel heel nuttig zijn om weer zo’n sessie te doen. Dan kijk je waar je nu staat en cluster je weer nieuwe ideeën.“

We ervaren zelf regelmatig dat organisaties vaak veel tegelijk willen en dan is het belangrijk om eerst te prioriteren. Zo waren er bij WARP Systems ook veel ideeën. In die situatie is het goed om samen, door te stemmen, te bepalen welke wel en welke niet aansluiten bij de huidige organisatiedoelstellingen. Michael: “Je ziet wel dat er na het stemmen onderwerpen afvallen, omdat er niet op gestemd wordt. Mensen kiezen toch wel voor hun eigen ideeën. Als je dan met mensen van verschillende afdelingen zit, dan kan het gebeuren dat iemand teleurgesteld raakt omdat er niet op zijn of haar idee gestemd wordt. Het hoeft daarmee niet te betekenen dat dit onderwerp niet relevant is. En zolang er nog sticky notes op het bord staan dan ben je daar nog mee aan het ontwikkelen. Het is wel zo dat er altijd verbeteringen en veranderingen komen op software en nieuwe inzichten. Dan ga je toch weer nadenken over kansen en waar behoefte aan is. Herhaling van zo’n sessie kan dan prima.”

“Ik vond het verder allemaal wel goed gaan als ik eerlijk ben. Als ik nu op het bord bij IN en OUT kijk dan staan er nog best veel dingen bij OUT, die wel waardevol zijn. Je roept tijdens zo’n sessie natuurlijk best veel. Alleen het clusteren van soortgelijke ideeën kon wel wat beter”, zegt Michael.

Een portfoliosessie zorgt voor kruisbestuiving

Zou Michael een portfoliosessie aan andere organisaties aanraden? “Zeker! Tenminste als organisaties iets met hun automatisering willen doen of verbetering van processen. Vanwege het feit dat je op een andere manier met collega’s of andere afdelingen aan tafel zit. Je krijgt dan nieuwe en verfrissende ideeën voor mogelijke verbeteringen binnen je organisatie. Je wordt je ook bewust van waar andere afdelingen tegenaan lopen. Die kruisbestuiving tussen afdelingen is heel belangrijk”, zegt hij.

“Door de juiste mensen aan tafel te krijgen en er voldoende tijd voor te nemen is het een superleuke sessie geworden. Er zijn ook echt wel dingen uitgekomen waar vervolgstappen opgenomen worden.”

Inmiddels hebben we al bij zo’n 30 organisaties een portfoliosessie georganiseerd. Als één van de eerste deelnemers gaf Michael ons ook nog wat meer feedback over de praktische uitvoering van de portfoliosessies. Die nemen we natuurlijk van harte mee zodat wij de sessies kunnen blijven verbeteren. Zo blijven wij ook geïnspireerd!