Efficiëntere workflows bij Orga
“Bij Orga hechten we veel waarde aan een georganiseerde aanpak en dit vonden we ook terug bij KWEEKERS.”
Orga, gevestigd in Schiedam, is een fabrikant van gespecialiseerde verlichtingssystemen. Het bedrijf bedient een nichemarkt dat ontwikkelt en produceert in slimme offshore en onshore obstakelmarkering voor windturbines, hoogbouw en telecommasten, zoals de Euromast in Rotterdam. Met 140 medewerkers in Nederland en diverse internationale verkooppunten, streven ze continu naar verbetering. Vanaf 2016 gebruiken ze de software van AFAS voor hun personeelsadministratie. Sinds twee jaar doen ze dit ook voor hun loonadministratie. In 2023 kwam de HR-afdeling tot het inzicht dat ze de mogelijkheden van de software nog niet volledig benutten. Sandra Punt, HR Adviseur bij Orga, vertelt over de samenwerking met KWEEKERS voor het optimaliseren van hun HR-beheer.
Uitdagingen en kansen: optimalisatie van interne processen bij Orga
In 2016 implementeerde Orga de software van AFAS, gericht op personeelsadministratie. Begin 2023 realiseerde Sandra zich dat de volledige capaciteiten van AFAS niet werden benut. Mogelijkheden voor meerdere optimalisaties binnen de HR-afdeling bleven hierdoor liggen. Sandra vertelt: “Ons doel was voornamelijk om tijd te besparen en meerdere processen, denk aan autorisaties, te stroomlijnen. De keuze voor KWEEKERS als partner voor deze optimalisaties kwam omdat ik hele positieve ervaringen met hen had bij mijn vorige werkgever. Joris Samson en Wessel Touw van het Sales Team zijn bij ons langs geweest om naar ons verhaal te luisteren. Ze wilden weten tegen welke uitdagingen we aanliepen en wat onze wensen waren, evenals hoe zij ons konden helpen hierbij.
We hadden eerder samengewerkt met een andere partij voor de implementatie van de software van AFAS. Onze wensen werden destijds snel geïmplementeerd zonder na te denken over de haalbaarheid of de logische volgorde van de implementaties. Dit leidde tot inefficiënte workflows en een stroeve samenwerking. KWEEKERS gaf ons wél het vertrouwen en de expertise die we nodig hadden, met nuttig advies voor een effectieve aanpak.”
Eerste projectfase: structuur en autorisatie
Een belangrijke wens van Orga was het efficiënter maken van HR-processen door middel van digitalisering en workflow-automatisering. De samenwerking met KWEEKERS begon in oktober 2023 met een nulmeting: een kritische beoordeling van de huidige staat van de software-implementatie en de wensen van Orga. Deze fase richtte zich op het herstructureren van het organigram, autorisaties en het in- en uitdienstproces.
Sandra: “KWEEKERS hielp ons handmatige taken, zoals het printen en ondertekenen van documenten, te vervangen door digitale workflows. Dit leidde tot minder e-mails en een efficiënte procedure voor alle aanvragen, wat weer resulteerde in tijdsbesparing. Dennis Vlot, Consultant en AFAS Expert HRM, begeleidde ons stap voor stap door het proces. Hij zorgde voor uitgebreide tests, zodat we niet later voor verrassingen kwamen te staan. Als Dennis er niet uitkwam, werd er direct geschakeld met andere Consultants binnen KWEEKERS. Hierdoor kwamen ze vaak dezelfde dag nog met een oplossing.”
Samenwerking met KWEEKERS: een partnerschap in innovatie
Drie maanden lang heeft Orga intensief samengewerkt met de Consultants AFAS van KWEEKERS. In december 2023 was de basis gelegd en een deel van de HR-processen geautomatiseerd die efficiënt verliepen via de workflows in de software van AFAS. Sandra: “Samenwerking stond echt centraal in het proces en dat verliep heel soepel. KWEEKERS is transparant en open. Ze houden erg van structuur en duidelijke communicatie, maar zijn daarbij ook heel toegankelijk en gezellig. Dit paste goed bij onze eigen bedrijfscultuur en zorgde voor een fijne werksfeer.
Projectleider Marit Amelsbeek speelde ook een belangrijke rol in het proces. Ze was goed op de hoogte van waar we gebleven waren en wat nog moest gebeuren. Eventuele wijzigingen in offertes werden met ons besproken voordat ze werden doorgevoerd. Die intensieve samenwerking vereiste inspanning, maar het resultaat was een gestructureerd proces. Bij Orga hechten we veel waarde aan een georganiseerde aanpak en dit vonden we ook terug bij KWEEKERS, wat echt goed beviel!”
De fundering is gelegd en Orga is tevreden met het resultaat. “Na de feestdagen zijn sommige details wellicht niet meer helemaal scherp en is het weer even zoeken hoe het allemaal werkt. Gelukkig heeft KWEEKERS een online klantportaal waarin we kunnen zien wat er besproken en gedaan is gedurende het gehele proces,” vertelt ze.
Vooruitblik: nóg efficiëntere processen organisatiebreed
In april 2024 start de tweede fase van het implementatieproces van de software van AFAS bij Orga. Deze fase zal zich richten op ontwikkelen van nieuwe workflows, zoals het ziekteverzuim. Het doel is om meerdere interne processen nóg efficiënter te laten verlopen. “Dit is een belangrijke fase, omdat deze veranderingen niet alleen de HR-afdeling raken, maar ook breder binnen de organisatie geïmplementeerd zullen worden. De basis die nu is gelegd met de hulp van KWEEKERS biedt een stevig fundament voor verdere ontwikkeling en optimalisatie. Voor de tweede fase werken we gelukkig met dezelfde consultants, wat ons vertrouwen geeft dat we kunnen voortbouwen op het werk dat we hebben verricht. De samenwerking met KWEEKERS heeft bewezen dat een goed gepland en uitgevoerd project niet alleen efficiëntie brengt, maar ook mogelijkheden biedt om te blijven innoveren,” eindigt Sandra.
