Stichting Malkander: Ronald vertelt over de portfoliosessie
“De kritische vragen tijdens de portfoliosessie zetten je op scherp”
Ieder mens voelt zich prettig, veilig en sociaal in een samenleving waarin we naar elkaar omkijken. Soms lukt het even niet zo goed als je zou willen om zelf sturing aan het leven te geven. Dan is Stichting Malkander, als grootste welzijnsorganisatie in Ede en omgeving, er om te helpen. Met elkaar, voor elkaar, zoals ze dit zelf zo mooi zeggen. De organisatie telt ongeveer 60 medewerkers, waarvan 10 medewerkers op staff en ondersteuning werkzaam zijn. Alle andere medewerkers zijn sociaal werkers die in het veld actief zijn. Daarnaast werkt Malkander met ongeveer 250 aangesloten vrijwilligers. Je kunt je wel voorstellen dat een goed werkende ICT infrastructuur erg belangrijk is, zodat al die mensen zich kunnen focussen op waar ze goed in zijn en zo weinig mogelijk tijd kwijt zijn aan administratieve handelingen. Maar ook dat de mensen die het op de achtergrond regelen inzicht hebben en in control zijn.
In 2020 is bij Malkander AFAS geïmplementeerd. Vervolgens zochten ze naar een Controller met ICT affiniteit. Dat heeft Ronald wel! Hij begon zijn carrière ooit bij de Gemeente Amsterdam en vervolgens bij een onderwijsbegeleidingsdienst in Utrecht. Sindsdien bekleedde hij rollen als (business) controller bij verschillende non-profit organisaties binnen het sociaal domein. Bij één van deze organisaties werd met de software van AFAS gewerkt. Deze ervaring, en die met het implementeren van registratiepakketten en het uitbesteden van het IT-beheer aan derde partijen, sloot hier perfect bij op aan. Sinds december 2021 is hij werkzaam als Controller bij de stichting. Sinds zijn komst zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd. Het ICT- en werkplekbeheer was verdeeld over vier partijen en dat heeft hij teruggebracht naar één partij. Ronald: “Als je samenwerkt met vier partijen neemt geen enkele partij de verantwoording”. Sinds 1 september zijn ze live gegaan met een nieuwe digitale werkomgeving waar alle medewerkers in werken.
“Wat moet ik me voorstellen bij een portfoliosessie?”
De implementatie van de basisinrichting van AFAS was door een externe partner gedaan. Ronald: “We konden facturen invoeren en salaris- en HR-administratie doen, maar ik vroeg me af of we dit wel op een slimme en goede manier doen. Wat zijn de mogelijkheden? Hebben we het wel goed ingericht? Hoe zijn onze autorisaties?” Het telefoontje van KWEEKERS kwam precies op het goede moment. Op basis van de vragen waar Ronald mee rondliep boden we een portfoliosessie aan. Tijdens de portfoliosessie zouden we samen met een aantal key-users binnen Malkander in kaart brengen wat zij als organisatie nu eigenlijk wil binnen AFAS. Ronald: “In het begin dacht ik een portfoliosessie, wat moet ik me daarbij voorstellen? Wat gaan we nu eigenlijk doen? Ik was eerlijk gezegd wel een beetje sceptisch. Zodra we het huiswerk kregen dacht ik: Oké, van die kant gaan we het dus aanvliegen.
“Ik heb het vervolgens aan de HRM collega’s voorgesteld. En aan Marije, onze directeur-bestuurder bestuursvoorzitter en één van de key spelers, zij was direct voor. Ook hebben we het voorgesteld aan de andere teamleiders. Samen hebben we besloten om een portfoliosessie te gaan doen, want zo konden we gezamenlijk kijken wat eruit rolt en wat de vervolgstappen zijn. Je kan tijdens zo’n brainstormsessie natuurlijk helemaal losgaan met wensen en dan wil je van alles. Belangrijk is dat je goed gaat prioriteren. De ‘nice to haves’ zijn leuk, maar kijk eerst naar de ‘must haves’.”
Iedereen zit er voor hetzelfde doel
Een aantal collega’s zijn nog niet heel lang werkzaam bij Malkander. Ronald: “Sommige collega’s kennen AFAS wel al, maar hadden het werken met de software zichzelf aangeleerd. Andere collega’s zijn nog niet heel lang in dienst. Je kunt je dan afvragen of we wel de juiste mensen aan tafel zouden zetten. Door het huiswerk wat we mee hadden gekregen had iedereen zich zo goed als kon voorbereid. Ook al wisten ze het niet precies.” Hij motiveerde zijn collega’s het over hun heen te laten komen en dan komen de dingen tijdens de sessie wel. Dat merkte je ook, want iedereen ging helemaal in de flow mee!
“We zitten er ook allemaal voor hetzelfde doel. Onze mensen in het veld moeten niet teveel last hebben van een hoop gedoe. Bijvoorbeeld doordat workflows niet goed werken of verlofaanvragen niet goed functioneren. Medewerkers moeten bij wijze van op één knop kunnen drukken en het moet goed gaan. Tijdens de portfoliosessie merkten we ook wel dat we nog niet goed wisten wat er allemaal mogelijk is”, zegt Ronald.
De kritische vragen zetten je op scherp
De sessie bij Malkander vond digitaal plaats. Volgens Ronald waren de technische mogelijkheden prima en het was goed te volgen. Het lijkt op een echte brainstormsessie, omdat je ook met borden en post-its werkt. Ronald: “Ik vond dat we goed door het proces heen werden geleid. Het scheelt ook dat we met ervaren mensen als Wessel en Robert ‘aan tafel’ zaten. We bespraken veel onderwerpen, maar door de structuur van de sessie werd het goed begeleid en een duidelijke tijdlijn gevolgd.
“Er werd vanuit KWEEKERS goed kritisch meegedacht. Er was vooraf goed ingelezen in wat voor organisatie we zijn. Er werd doorgevraagd: Hebben jullie daaraan gedacht? En daaraan? Zo werden we met de voeten op de grond gehouden. Ook het verslag achteraf was duidelijk. Dit komt eruit, hier kan je mee verder en denk hier over na wat je er mee wilt. Dit zet je op scherp en dat vind ik sterk aan het concept wat KWEEKERS heeft opgezet”, aldus Ronald.
Inzicht in formatiebeheer en autorisaties
Tijdens de portfoliosessies komen altijd waardevolle inzichten naar boven. Ronald: “We hebben echt gekeken waar we als organisatie behoefte aan hebben. Eén van de dingen was dat we nu onvoldoende inzicht hebben in ons formatiebeheer. Wat is onze capaciteitsplanning? Dat werd nu door één van de teamleiders bijgehouden in een spreadsheet waarin de uren van de medewerkers werden verdeeld. Dit kan gevolgen hebben, want zo’n spreadsheet staat maar op één plek en op het moment dat er allerlei mutaties ontstaan op medewerkers dan moet je dat handmatig in spreadsheets gaan bijwerken.
“Wat ook naar boven kwam is dat de autorisaties niet goed stonden. Er was niet over nagedacht en over wat de gevolgen waren voor het proces in AFAS. Welke vinkjes zet je aan en wat voor gevolgen heeft dit voor de workflows die je daaraan koppelt. Dit triggerde mij wel erg. Waarom was dit niet vastgelegd? We ontdekten dat er niks over de inrichting van AFAS in een handboek was vastgelegd, dus ook niet het beleid en met welke principes. Deze kennis was niet meer beschikbaar toen de samenwerking met de externe partij die de inrichting heeft gedaan beëindigd was. We konden zelf wel de basale dingen, zoals cijfers invoeren en eruit halen. Bij het onderdeel financieel was het rekeningenschema wel ingericht, facturen konden geboekt worden en de winst- en verliesrekening rolden eruit. Maar daar waar het gaat om beleid over hoe we omgaan met formatiebeheer en hoe krijgen we inzicht in HR-processen, dat was nog niet vastgelegd. Alle dingen eromheen maken dat je meer in control bent. En dat kwam juist door de portfoliosessie naar voren.”
Aan de slag met projectadministratie en HRM & Payroll
Ook bij de project kick-off werden kritische vragen gesteld. Wat wil je dan? Waar wil je het voor gebruiken? Wat mis je nu? Is het te realiseren op korte termijn? Ronald: “Dat is wat KWEEKERS kenmerkt en het maakt ook helder wat het verwachtingspatroon is. Het zegt ook wel echt iets over de voorbereiding van KWEEKERS. We werden goed meegenomen als organisatie in wat de mogelijkheden zijn en wat niet. Bovendien bleven we daardoor ook dichtbij onszelf.
“We zijn nu begonnen met het herinrichten en optimaliseren van de onderdelen Projecten en HRM & Payroll. Projectadministratie sloot zo aan en is redelijk knip en klaar. Dit is een kwestie van goed je projectstructuren, teams, prijzen en uur soorten inrichten. Ik dacht dat we niet werkten met projecten, maar ik ontdekte dat er al een projectadministratie was opgezet. Mensen schreven netjes hun tijd, maar wat doen we ermee? Straks kunnen we dit ook op projecten boeken. Ook de stappen wat betreft invoeren, accorderen en gereed melden.
“Voor de HR-processen was dit een ander verhaal. Toen we met Tanno in gesprek waren over dit onderdeel kwamen er veel meer vragen naar boven. Er is ontzettend veel aan het licht gekomen. Dingen die handig zijn om te weten en verbeterd kunnen worden. Tijdens de portfoliosessie concludeerden we al dat er op gebied van HRM dingen beter kunnen. We benutten alle mogelijkheden niet. Als we dit prioriteit gaan geven en aan gaan pakken dan klopt het straks wel.”
Tijdens de portfoliosessie bleek ook de wens om meer met de Pocket App te gaan werken. Ronald: “Die hebben we, maar zetten we nog niet in. Alleen wanneer we deze nodig hebben om in te kunnen loggen.” Eerst was het een ‘nice to have’, maar na het gesprek met Tanno, onze business consultant, werd het laaghangend fruit. “Zo kunnen we medewerkers faciliteren om via de app op hun telefoon declaraties in te dienen, verzuim te registreren en verlofuren te boeken. Hiermee verlagen we de drempel voor medewerkers om met AFAS te werken.
“Op 1 januari 2023 willen we de projectadministratie operationeel hebben en het onderdeel HRM goed ingericht hebben. We hebben een strakke planning. Eerlijk toegegeven, wat ons wel een beetje tegenvalt is wat het vergt van de eigen capaciteit van de organisatie. We zijn een kleine club en alle andere werkzaamheden moeten ook doorgaan. Als je eigen applicatiebeheerders in dienst hebt of collega’s die zich hier 100% voor vrij kunnen maken is het een ander verhaal. Veel van onze collega’s werken deeltijd. Daardoor moeten we af en toe wel wat in de planning schuiven, maar gelukkig gaat dit in goed overleg met Judith, de projectleider van KWEEKERS. Dus uiteindelijk lukt het wel. Bovendien verloopt de samenwerking met de consultants Julia en Thomas heel goed.”
Vanuit een breder perspectief kijken
Volgens Ronald is het goed om een portfoliosessie in te zetten, omdat het je dwingt na te denken over wat je als organisatie nu precies wilt. Je kan het als organisatie goed uitgedacht hebben, maar soms bekijk je het teveel vanuit je eigen perspectief. Ronald: “Een partner als KWEEKERS deelt haar ervaring die ze op hebben gedaan bij andere organisaties. Daardoor leer je ook breder te kijken en dit helpt je kritisch te bevragen of je de juiste weg bent ingeslagen of dat het misschien ook op een andere manier kan.
“De afsluiter vond ik wel sterk. Aan het eind werd getoond wat KWEEKERS kan doen. Een mooie afsluiter waarbij alle monden openvielen. Er werd gedemonstreerd met welke soort rapportages en overzichten je als organisatie het gevoel krijgt dat je in control blijft. Dit vond iedereen vanzelfsprekend erg mooi en bleef hangen. Ik weet natuurlijk dat dit klopt, maar eerst moeten we de basis op orde krijgen voordat we daar zijn. Laten we daar eerst maar eens beginnen”, eindigt Ronald met een grote glimlach.