Saver: Financieel, inkoop en verkoop in AFAS
“Ik vind de samenwerking met KWEEKERS heel helder en praktisch. Door de juiste begeleiding wist ik precies welke informatie ik moest aanleveren.”
Zorgen voor een schone leefomgeving, afval zorgvuldig en verantwoord inzamelen en laten verwerken om zo veel mogelijk grondstoffen terug te winnen: dat is de missie van Saver. Saver is hét regionale afvalinzamelings- en reinigingsbedrijf in West-Brabant. In opdracht van de gemeenten Roosendaal, Halderberge, Bergen op Zoom en Woensdrecht halen zij huisvuil op. Daarnaast reinigen ze de straten en voeren ze al deze diensten ook uit voor bedrijven. De uitgebreide dienstverlening zorgt voor veel verschillende interne processen. Processen die Saver wil blijven optimaliseren. Dat is waar de samenwerking met KWEEKERS begon. We spraken met Alex, Tom en Lydian over de implementatie en optimalisatie van AFAS bij Saver.
Verschillende expertises gebundeld
Expertises bundelen, vertrouwen én samenwerken: dat zijn volgens KWEEKERS belangrijke ingrediënten om een succesvol project uit te kunnen voeren. Daar denken ze bij Saver hetzelfde over. In dit interview spraken we met maar liefst drie werkgroep voorzitters van Saver. Allen een eigen functie en expertise. Vanuit de functie technisch projectadviseur draagt Alex van de Watering verantwoordelijkheid over meerdere projecten en over de investeringsbegroting van Saver. Tijdens het implementatie- en optimalisatieproject, welke samen met KWEEKERS is uitgevoerd, was hij voorzitter van de werkgroep inkoop. Lydian Pronk werkt bij Saver als functioneel aansturend verkoop binnendienst en is daarnaast het aanspreekpunt voor de aandeelhoudende gemeenten. Zij was gedurende het project voorzitter van de werkgroep verkoop. Tom Vaane is een van de business controllers binnen Saver: hij ondersteunt afdelingen met allerlei financiële vraagstukken. Daarnaast was hij voorzitter van de werkgroep finaniceel.
KWEEKERS’ werkwijze is vooruitstrevend, niet begrenzend en ook eerlijk
Saver is vooruitstrevend en staat altijd open voor verbetering. Zo ook voor verbetering van de interne processen. Er werd al enige tijd gebruik gemaakt van AFAS voor HR. In september 2021 ontstond er ruimte voor de verbetering van de in- en verkoopprocessen en de daaraan gekoppelde financiële processen. Het was al snel duidelijk dat AFAS hiervoor de juiste keuze was. Voor de juiste implementatie en inrichting zocht Saver naar de meest geschikte partner. In die zoektocht voerden zij met meerdere partijen gesprekken. Uiteindelijk bleek KWEEKERS de beste match.
Alex: “Tijdens de kennismakingsgesprekken voelden we gelijk de match tussen KWEEKERS en Saver. De pitch die door KWEEKERS werd gegeven was een goede weergave van hun werkwijze. Een werkwijze die perfect aansluit op die van Saver. Vooruitstrevend, niet begrenzend en ook eerlijk. Voorafgaand aan het project was de precieze omvang nog niet helemaal duidelijk. Dat was voor KWEEKERS geen probleem. Zij stonden ervoor open om met ons mee te denken, om samen te werken. KWEEKERS stond echt voor ons klaar. Dat is wat wij zochten in een partner en daarom is de keuze uiteindelijk op KWEEKERS gevallen.”
Alex: “Aan de slag met KWEEKERS was de meest logische keuze. Hun werkwijze sluit perfect aan bij onze werkwijze.”
In twee fases verschillende processen automatiseren
Tijdens de kick-off werd al snel duidelijk dat het een groot project zou worden. Om deze goed aan te vliegen, besloten we het project op te splitsen in fases. In de eerste fase lag de focus op automatisering van de financiële processen, gevolgd door de automatisering van de in- en verkoopprocessen tijdens de tweede fase. “Fase 1 stond vooral in het teken van het implementeren van AFAS Profit voor de financiële afdeling”, vertelt Alex. “Voor een financiële afdeling is het namelijk belangrijk om dit in één keer goed te doen. Anders krijg je boekhoudkundige problemen. Dat is mede waarom we de keuze hebben gemaakt om de in- en verkoopprocessen pas in fase 2 te automatiseren. Zo verzekerden we onszelf van meer tijd en ruimte in fase 1 voor de automatisering van de financiële processen.”
In het begin van deze fase vonden de drie werkgroepvoorzitters het een uitdaging om de juiste manier van werken te vinden. Tom: “In het begin was het even goed zoeken waar we alle benodigde informatie vandaan moesten halen. We hadden op voorhand bedacht dat de debiteureninformatie van Lydian vandaan moest komen en de crediteureninformatie van Alex. Achteraf bleek het zoeken hoe we deze informatie op de juiste manier konden aanleveren, zodat KWEEKERS Consultant David het op de juiste manier kon implementeren in AFAS. Uiteindelijk zijn we gewoon aan de slag gegaan. Door het gewoon te doen hebben we onze eigen manier van werken gevonden. Dat heeft goed uitgepakt.”
Optimaliseren financieel en implementeren in- en verkoop
Na een implementatieperiode van vier maanden op de financiële afdeling was het tijd om fase 1 af te ronden en van start te gaan met fase 2: de automatisering van de inkoop- en verkoopprocessen. Voor Alex ging het project hier pas echt van start. Alex: “In de eerste fase was mijn eigen werkgroep nog niet echt betrokken bij het project. Ik heb een crediteurenlijst aangeleverd en verder ben ik vooral ondersteunend bezig geweest. In fase 2 begon voor mij het echte werk. Het was op voorhand duidelijk hoe de inkoopprocessen moesten gaan verlopen. Aan mij de taak om dit overzichtelijk te maken en op de juiste manier aan te leveren bij David.” Lydian heeft zich in fase 2 vooral beziggehouden met het inrichten van de Customer Relationship Management (CRM) omgeving. Lydian: “De workflows voor verkoopacties, forecasts en offertetrajecten werden allemaal geautomatiseerd in AFAS Profit in fase 2. Dit zorgde voor een grote omslag op onze verkoopafdeling. Offertes kunnen nu bijvoorbeeld digitaal ondertekend naar de klant worden verstuurd.”
Voor de financiële afdeling stond fase 2 niet in het teken van implementeren, maar juist in die van optimaliseren. Optimalisatie van de processen in AFAS is namelijk net zo belangrijk. Dat weet zowel KWEEKERS als Saver. Daarnaast stond er voor Tom nog een taak op de planning: het opleiden van medewerkers in het werken met de software van AFAS. “Het trainen van medewerkers is misschien wel net zo belangrijk als het implementeren van AFAS zelf”, vertelt Tom. “In fase 1 zijn de trainingen over het werken met AFAS helaas wat achtergebleven op de financiële afdeling. In fase 2 wilden wij ons hier meer mee bezig houden. We weten dat we daar de efficiëntieslag mee kunnen gaan behalen. Het niveau is nog niet daar waar we willen, maar het begin is zeker gemaakt.” De prioriteit van Lydian ligt op dit moment ook bij het opleiden van medewerkers. “Je merkt dat het werken met AFAS nog niet in het systeem van alle medewerkers zit”, vertelt Lydian. “Je moet investeren in zowel het systeem als de mensen. Dan kun je pas grote stappen gaan zetten.”
Tom: “Het trainen van medewerkers is misschien wel net zo belangrijk als de implementatie van AFAS zelf. Daarmee kun je uiteindelijk de efficiëntieslag maken.”
Direct resultaat: tijdsbesparing
Dat de implementatie van AFAS een intensieve periode is geweest, daar zijn de drie werkgroepvoorzitters het over eens. Toch merken ze allemaal dat het harde werk van de groepen en van de KWEEKERS-collega’s nu zijn vruchten begint af te werpen. Alex: “Op de inkoopafdeling merk ik persoonlijk al veel verschillen. Ik kan door de implementatie van AFAS nu de juiste mensen aanwijzen en autoriseren die akkoord moeten geven op een inkoop. In het oude systeem moest mijn leidinggevende akkoord geven, voordat deze inkoop naar de juiste persoon doorgestuurd kon worden. Dit was erg tijdrovend, omdat mijn leidinggevende vaak niets met die inkoop te maken had. Nu verloopt het inkoopproces niet meer hiërarchisch, maar kan ik de juiste personen koppelen aan de taak. Het mooiste is dat ik de facturen direct naar de financiële afdeling kan sturen.” Daar haakt Lydian graag op in. Lydian: “Vanuit de afdeling Verkoop beginnen we nu ook steeds meer voordelen te merken. Dankzij de mogelijkheden van AFAS kunnen we nu een offerte naar een klant sturen, deze digitaal laten ondertekenen en weer retour laten sturen. Dit bespaart veel tijd. Tijd die we op een andere manier nuttiger kunnen besteden.”
Informele instelling, professionele aanpak en openheid
Tijdens fase 2 werkte KWEEKERS Projectleider Simone nauw samen met Consultant David om het project voor Saver in juiste banen te leiden. Als je Alex, Lydian en Tom vraagt hoe deze samenwerking is bevallen, kunnen zij allen alleen maar positief antwoorden. “De informele instelling van KWEEKERS heb ik als zeer prettig ervaren”, vertelt Alex. “De medewerkers van KWEEKERS zijn professioneel en denken met je mee. Ze weten van aanpakken. Als we tijdens het project on-the-spot ideeën aanleverden, ging David daar direct mee aan de slag.”
Persoonlijk contact is iets wat we bij KWEEKERS onwijs belangrijk vinden. Daarom worden aan alle projecten vaste Consultants toegewezen. Een eigen gezicht en een eigen aanspreekpunt. Dat is waar Lydian over te spreken is. Lydian: “De persoonlijke intakes met David hebben mij, vooral tijdens fase 2, zeer op weg geholpen. Ik had zelf vrij weinig kennis over AFAS. Door de juiste begeleiding vanuit KWEEKERS wist ik welke informatie ik in welke vorm moest aanleveren. Daarnaast konden we tijdens deze intakes ook bespreken wat de huidige stand van zaken was. Zelfs de afwijkingen op het budget werden besproken. Daar zijn ze heel open over.”
Tom spreekt vol lof over de kennis die KWEEKERS Consultant David in korte periode heeft weten toe te passen. Tom: “Het succes van een samenwerking is zeer persoonsafhankelijk. Ik kon erg goed met David schakelen. David paste perfect in ons clubje. Vanaf het begin van de samenwerking verliep het vrij soepel.”
De samenwerking tussen KWEEEKERS en Saver houdt gelukkig niet op. Aankomende maand gaan er namelijk twee nieuwe optimalisatiep op de inkoopafdeling van start. Alex: “Ik ben zeer tevreden over de samenwerking met KWEEKERS. Ik weet zeker dat we nog veel meer processen binnen Saver kunnen gaan optimaliseren. Ik ben benieuwd naar wat er allemaal nog mogelijk is!”