Levanto Groep: “Zelfs in de avonduren”
“De standaard oplossing van AFAS was hierin iets te marginaal voor ons. KWEEKERS wees ons toen op de U-Turn om dit te ondervangen.”
LEVANTOgroep ondersteunt mensen op het gebied van geestelijke gezondheidszorg en maatschappelijke opvang in Zuid- en Midden-Limburg. Deze organisatie zet zich in om mensen te ondersteunen zodat zij kunnen deelnemen in de maatschappij. Om bedrijfsprocessen te optimaliseren besloten zij hun systemen te migreren naar de cloud. Dat is het punt waarop zij in aanraking kwamen met AFAS en KWEEKERS!
Veel organisaties besluiten om hun systemen en applicaties te verhuizen (ook wel migreren) naar de cloud. Het grootste voordeel van deze migratie is dat organisaties gedwongen worden om de organisatie, infrastructuur en het applicatielandschap tegen het licht te houden. Een reset als het ware. Sommige applicaties en systemen zijn alleen niet geschikt om te migreren. Rolf Slüper, informatiemanager bij LEVANTOgroep: “De systemen die niet in de cloud pasten, hebben we één voor één opgepakt. Voor deze systemen zijn we een selectie traject ingegaan om deze te vervangen. Hierbij was de integratie tussen verschillende bedrijfsprocessen erg belangrijk voor ons.” Vanuit het selectietraject koos LEVANTOgroep voor AFAS.
Verschillende projecten
Om AFAS op de juiste manier te implementeren zocht LEVANTOgroep naar een implementatiepartner. In het advies van AFAS viel de keuze op KWEEKERS. Rolf: “Het eerste contact met KWEEKERS verliep prima. We kregen snelle reacties en voerden snel correcties door als we dingen benoemden vanuit de offerte.” En dus werden er twee parallelle trajecten gestart: de implementatie van financiën en inkoop. Op deze projecten zaten verschillende Consultants. “Die afstemming verliep in het begin wat moeizaam”, zegt Rolf. “Toen we dit kenbaar maakten bij KWEEKERS ondernamen zij direct actie. Daardoor verbeterde de vastlegging van communicatie over zaken die afgesproken werden. Dat was een fijne fase waarin we echt meters konden maken.”
Bestelproces automatiseren
Eén van de wensen vanuit LEVANTOgroep was het automatiseren van het bestelproces. Rolf: “Een medewerker kan bij ons kantoorartikelen bestellen. Dat wordt vervolgens door een budgethouder goedgekeurd. Pas op dat moment kan de bestelling de deur uit.” Daarnaast heeft LEVANTOgroep geïnvesteerd in het betaalproces van facturen. “Op het moment dat een bestelling geleverd is, komt een factuur binnen met een bepaald inkoopnummer”, zegt Roy Senden, functioneel applicatiebeheerder bij LEVANTOgroep. “Deze factuur wordt nu herkend door eVerbinding. Vervolgens wordt deze factuur doorgezet naar AFAS. Als het inkoopbedrag niet afwijkt, wordt de factuur automatisch betaalbaar gesteld. Ook hebben KWEEKERS en MOOQE ons geholpen met de automatische uitvoering van verplichtingen binnen AFAS Profit. Bij het afsluiten van een contract krijg je een maandelijkse voorschot rekening. Deze worden nu in de administratie als verplichting opgenomen. Deze nota’s kunnen direct gematcht worden aan de verplichtingen. Het verplichtingnummer, zoals vermeld op de factuur, wordt herkend door AFAS. Dan is er geen enkele handeling meer nodig en wordt een verplichting geautomatiseerd betaald. Die verplichtingen kunnen we nu automatisch laten verlopen zonder dat daar een handmatige handeling voor nodig is, tot het moment dat de jaaropgave komt.”
Extra koppelingen
LEVANTOgroep wilde gebruik maken van verschillende koppelingen. Eén van die koppelingen was de koppeling tussen het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) en AFAS. Rolf: “De standaard oplossing van AFAS was hierin iets te marginaal voor ons. KWEEKERS wees ons toen op hun toenmalige samenwerkingspartner MOOQE (Nu onderdeel van KWEEKERS) om dit te ondervangen met de U-Turn. Ze hebben ons een aantal oplossingen geboden waar we echt heel blij mee zijn. We zien veel potentie in de samenwerking tussen KWEEKERS en de U-Turn.”
Verwerken van gegevens in AFAS
De wens van LEVANTOgroep was om gegevens van cliënten op een specifieke, veilige manier te verwerken. Roy: “Maar hoe verwerk je gegevens van een cliëntendossier veilig in AFAS? Je merkte dat dat onderwerp redelijk nieuw was voor de Consultants. Dat hebben ze heel goed opgepakt door veel tijd te investeren. Zelfs in avonduren en weekenden.”
Veel voordelen
LEVANTOgroep ervaart veel voordelen na de overstap naar AFAS en de implementatie door KWEEKERS. Eén van deze voordelen is dat LEVANTOgroep nu in een geïntegreerd systeem werkt, waardoor verschillende zaken makkelijker beschikbaar zijn. Hierdoor kunnen gegevens beter gedeeld worden en zijn bronnen duidelijk. “Daarnaast hadden we altijd nog een stuk handmatige verwerking in onze boekingen, omdat we vanuit ons ECD, ONS van NEDAP, een stuk van de declaraties verzorgden”, zegt Rolf. “Dat gebeurt nu geautomatiseerd. Daar hebben we een grote tijdswinst en betere accuraatheid. Naast tijdwinst hebben we nu ook inhoudelijk betere informatie tot onze beschikking.”
Extra dienstverlening
In september 2020 werd de implementatie van financiën succesvol afgerond. Roy: “Met inkoop hebben we een tweetrapsraket gehad die vrij lang duurde. De eerste implementatie vond 15 februari dit jaar plaats. Dat was het besteltraject. We zijn momenteel nog bezig met contractbeheer en contract financiën.” De samenwerking kende wat hobbels in de weg, maar uiteindelijk zijn LEVANTOgroep en KWEEKERS erg blij met elkaar. “We zijn heel tevreden”, zegt Roy. “Momenteel bevinden we ons in een fase waarin we aan het oriënteren zijn om extra dienstverlening vanuit KWEEKERS binnen te halen. Dat zien we dan voor ons in de vorm van dagdagelijkse ondersteuning in kennis van AFAS en vervolgprojecten. In de tweede helft van dit jaar willen we extra zaken rond AFAS inrichten. Dan zullen we ook zeer zeker weer bij KWEEKERS aankloppen.”