Van papieren verlofbriefjes naar AFAS Software

Om het beste resultaat voor hun medewerkers te behalen, is KLG dagelijks bezig met het optimaliseren van interne processen. Zo hebben Linsey en Anouk zich de afgelopen maanden intensief beziggehouden met de optimalisatie van verschillende HR-processen. Linsey is al ruim viereneenhalf jaar werkzaam als HR-coördinator bij KLG en is verantwoordelijk voor de vestigingen in Venlo en Waalwijk. Linsey: “Toen ik vierenhalf jaar geleden in dienst kwam was er nog vrij weinig omtrent HR vastgelegd. Ze werkten op dat moment nog met papieren verlofbriefjes en personeelsdossiers met honderden papieren documenten. Niet echt een efficiënte manier van werken. Hoe dit anders en beter kon was nog niet eerder onderzocht, dus aan mij de taak om te digitaliseren en processen vast te gaan leggen. Na een lange zoektocht naar een geschikt HRM systeem, hebben we in juli 2020 de keuze gemaakt om de software van AFAS te implementeren. Na het maken van deze keuze ga je een lang traject in en moet er veel worden voorbereid om uiteindelijk te kunnen implementeren. In januari 2021 zijn we uiteindelijk met het eerste deel live gegaan. Dit was wel echt de basis wat inrichting betreft. Het was het meest belangrijk dat salarisverwerking, verlof en declaraties voor medewerkers werden gedigitaliseerd. De rest zou daarna volgen.”

Optimalisatie van HR-processen met KWEEKERS

Na negen maanden gebruik te hebben gemaakt van de software van AFAS wilde KLG een stap verder en wilden ze nog meer processen onderbrengen in het systeem. Precies op het moment dat dit ter sprake kwam, kwam Joris – Manager Lead Development bij KWEEKERS – om de hoek en vertelde hen wat KWEEKERS voor KLG zou kunnen betekenen. Na een aantal goede gesprekken was de klik aan beide kanten voelbaar en besloot KLG om in oktober 2021 de handen ineen te slaan met KWEEKERS. Eén maand daarvoor, in september 2021, startte Anouk als HR-officer bij KLG en werd zij medeverantwoordelijk voor het HR-beleid van de vestigingen in Eersel en Rotterdam. Anouk werd vanaf het begin bij het optimalisatietraject betrokken. “Voordat we van start gingen met de optimalisatie van AFAS met KWEEKERS, hebben we intern in kaart gebracht welke processen precies geoptimaliseerd moesten worden”, vertelt Anouk. “Tijdens het eerste implementatietraject met AFAS zijn een aantal zaken rondom autorisatie en het organogram van KLG op een niet handige manier doorgevoerd, waardoor leidinggevenden vaak de gegevens van hun eigen team niet konden inzien. Dit was dus een van de punten die zeker verbeterd moesten worden. Verder lagen er nog een aantal implementatiewensen vanuit het eerste traject. Met deze ideeën zijn we uiteindelijk de samenwerking met KWEEKERS gestart.”

Bepaling van de scope en het maken van een lange-termijn-planning

Tijdens de kick-off van het traject werd de scope bepaald. Dit wil zeggen dat een duidelijk beeld van de inhoud van het project wordt opgesteld en dat wordt afgesproken welke processen precies worden aangepakt. Ondanks de goede voorbereiding van KLG kwamen er toch nog wat wijzigingen in hun besluiten. Linsey: “Aan het eind van 2021 besloten we vrij plotseling om verzuim intern af te handelen, waardoor deze processen vrij last-minute ook in AFAS geïmplementeerd moesten worden. We besloten uiteindelijk om ons daarna te focussen op de implementatie van verzuim en personeelsdossiers en de optimalisatie van autorisatie en de in- en uitdienstprocessen. Deze keuzes zijn gemaakt op basis van hoogste prioriteit, maar ook zeker op het advies van KWEEKERS. Tijdens de kick-off gaf Margret, onze projectleider, aan dat voor iedere Consultancydag minimaal drie dagen aan voorbereiding stond.” Daarop vult Anouk aan: “Het was heel fijn om deze schatting te krijgen vanuit KWEEKERS, omdat Linsey en ik naast de implementatie en optimalisatie van AFAS ook veel andere werkzaamheden hebben. Door goed naar onze agenda’s te kijken konden we samen met KWEEKERS de werkzaamheden zo efficiënt mogelijk inplannen. Zelfs zo efficiënt dat Margret eind 2021 een planning heeft kunnen maken tot midden 2023.”

Nu al verbetering merkbaar in het verzuim & verlofproces

Begin 2022 konden ze echt starten met het implementatie- en optimalisatietraject. Na alle Consultancydagen zijn er flinke stappen gezet. Linsey: “Op dit moment is het verzuimproces volledig ingericht. Dit heeft in een later stadium nog wel wat optimalisatie nodig, maar voor nu staat het goed. Het hele personeelsdossier is ook ingericht in AFAS Profit. We moeten alleen zelf nog starten met het inscannen van de papieren dossiers. Verder zitten we op 95% wat betreft de digitalisatie van de in- en uitdienstprocessen. Je begint nu te merken dat deze implementaties en optimalisaties echt verschil maken in de organisatie.” Daar haakt Anouk op in: “Nu we het verzuimproces geoptimaliseerd hebben, merk je dat acties veel makkelijker afgehandeld kunnen worden. Leidinggevenden kunnen nu bijvoorbeeld in één keer zien wanneer hun medewerkers op vakantie zijn zonder daar veel handelingen voor hoeven uit te voeren. Ook is in een oogopslag te overzien hoeveel dagen een collega afwezig is geweest in verband met ziekte. Verder is het in- en uitdienst proces ook flink verbeterd. Als HR hoeven we nu veel minder handmatig werk te verrichten en is veel meer automatisch geregeld. De papierwinkel kan eindelijk achterwege gelaten worden. Een hele opluchting, dus!”

“KWEEKERS staat voor je klaar en is altijd bereid om te helpen”

De aankomende periode staat vooral in het teken van de werkwijze in de software van AFAS te laten landen in de organisatie. Vooral voor leidinggevenden gaat er veel veranderen. “Leidinggevenden zullen binnenkort, wanneer het in- en uitdienstproces volledig geïmplementeerd is, veel vaker in de omgeving van AFAS Software moeten inloggen”, vertelt Anouk. “Er komen wat meer dagdagelijkse taken bij. Daar willen Linsey en ik hen goed op voorbereiden. Zo gaan we samen een soort training ontwikkelen.” Daarop vult Linsey aan: “Om ervoor te zorgen dat alle collega’s de tijd krijgen om te wennen aan de nieuwe digitale processen, hebben we de aankomende periode de Consultancydagen met KWEEKERS even op pauze gezet. In juli 2023 pakken we dit weer verder op. Zo krijgen we aan onze zijde de tijd op de software volledig te testen en misschien wel achter nieuwe optimalisaties te komen. Dit betekent niet dat we al klaar zijn, hoor. Het traject loopt nog heel 2024 door.”

Over de samenwerking met KWEEKERS zijn beide dames zeer te spreken. Een écht betrouwbare samenwerking; zo zouden zij het omschrijven. “Het was heel fijn dat we alle bevindingen met Carlou, onze consultant, tijdens de Consultancydagen konden bespreken”, vertelt Linsey. “Alle vragen die we tussen deze dagen door hadden, bundelden we en konden we dan in één keer aan haar stellen. Verder was de rol van Margret in dit project ook heel fijn. Tijdens het hele traject konden we ook met haar schakelen als we vragen hadden over Consultancydagen of over de planning.” Anouk vult daarop aan: “Het fijne aan de samenwerking met KWEEKERS is dat zij altijd bereid zijn om ons te helpen. Zelfs als we een kleine vraag op de mail zetten, kunnen we op een antwoord rekenen. Dit zorgt ervoor dat het project ondanks onze vragen gewoon door kan lopen. We weten wat we aan elkaar hebben. Dat werkt fijn.”