Trancon: Van een gloednieuw klantportaal tot een handige lunch app
“Bij KWEEKERS begrijpen ze dat het succes van een klantportaal niet alleen afhangt van de functionaliteit, maar ook van de naadloze integratie met andere essentiële bedrijfssystemen.”
Trancon is een softwareontwikkelaar die gebruiksvriendelijke logistieke software ontwikkelt voor organisaties binnen verschillende sectoren, waaronder ziekenhuizen en mkb. Zij zijn de makers van boxwise: magazijnbeheer software gefocust op het gebruikersgemak. Met deze software wordt voorraadbeheer voor allerlei klanten gemakkelijker gemaakt. Om zelf de focus op klanten scherp te kunnen houden, betrokken ze KWEEKERS bij de optimalisatie van hun interne processen. Van een gloednieuw klantportaal tot een handige lunch app. Algemeen directeur Frank van den Hoek vertelt meer over deze samenwerking. Eentje waarbij gebruikersgemak centraal staat.
Van handmatig naar slim automatiseren en klantgerichte innovatie
Trancon blijft maar doorgroeien. Om alle klantaanvragen te kunnen behandelen, is het van belang om nieuwe mensen aan boord te halen. En juist dat blijkt een grote uitdaging. Interne processen verliepen nog vaak handmatig, wat veel tijd en energie kost. Wanneer je als bedrijf wil doorgroeien, moet je dit soort zaken automatiseren. Frank: “We moesten onze interne processen slimmer aanpakken, omdat we met minder mensen, meer werk willen verzetten. Als softwarebedrijf ontwikkelen we natuurlijk zelf software. Hierdoor vraag je je misschien af: waarom pak je de interne software niet zelf aan? Toch wilden we onze focus richten op onze klanten en een externe partner aanhaken voor de implementatie van een nieuw klantportaal.
KWEEKERS werkt met de software van AFAS voor het automatiseren van alle standaard bedrijfsprocessen in één systeem. Daarnaast zetten zij low-code van Mendix in om onder andere applicaties te ontwikkelen wanneer processen buiten de standaard vallen. Deze combinatie én de goede verhalen over de samenwerking met KWEEKERS, zorgde ervoor dat we graag met ze aan de slag wilden. Ondanks dat de meeste bedrijven ongeveer 80 procent van hun interne processen geautomatiseerd hebben, blijft de resterende 20 procent vaak ongedekt en een uitdaging. KWEEKERS vervult hier met hun advies en software-oplossingen een waardevolle rol.”
Binnen no-time een gebruiksvriendelijk én overzichtelijk klantportaal
Tijdens een designsessie bracht KWEEKERS het nieuwe klantportaal van Trancon visueel tot leven en werden de behoeftes in kaart gebracht. Frank: “Deze designsessie was een leuke en vlotte manier om te ontdekken waar de échte toegevoegde waarde voor ons bedrijf zat. Dit bleek te zitten in de kleinste details van het portaal. Noor van Opstal, destijds junior AFAS Consultant bij KWEEKERS, heeft ons bijzonder goed geholpen bij dit proces. We waren zeer onder de indruk van haar talent. Ze dacht vooral goed na over de workflow: een overdaad aan stappen in de workflow, zorgt voor onnodige vertraging en verlies van draagvlak. Dankzij de ervaring van KWEEKERS kwam Noor met waardevolle suggesties om het portaal eenvoudiger en strakker te maken.”
Het doel van het nieuwe klantportaal was om transparanter te zijn naar klanten en hen meer inzicht te geven in hun eigen account. Frank: “Klanten kunnen nu in het portaal hun abonnementen, orderhistorie en de status van zaken bekijken. Ze kunnen hier adreswijzigingen doorvoeren, orders plaatsen en vragen stellen. Zelfs offertes kunnen we via het klantportaal uitbrengen en laten tekenen. Deze nieuwe aanpak heeft ons in staat gesteld om klanten op een geheel nieuwe manier bij het proces te betrekken én te besparen in mankracht.”
Het ontwikkelen van het klantportaal vergde minder dan vier weken en werd op 1 april 2023 gelanceerd. “Ik was enorm verrast door de snelheid waarmee het project werd afgerond”, zegt Frank. “We hebben al zeer positieve reacties ontvangen van onze klanten en zelfs enkelen uitgenodigd om te laten zien hoe we dit hebben bereikt. Ook intern zijn ze razend enthousiast. Hoewel we nog niet alle functionaliteiten van het portaal volledig benutten, staan collega’s te popelen om aan de slag te gaan met de verschillende mogelijkheden die het portaal te bieden heeft.”
De eerste stappen met Mendix: Eenvoudig bouwen en naadloze integratie met AFAS
Met Mendix kun je moeiteloos applicaties bouwen op basis van low-code, zonder ingewikkelde codes. Het is een visueel model waarmee je eenvoudig kunt bouwen. Dit maakt het een stuk laagdrempeliger en eenvoudiger om aanpassingen door te voeren. Frank: “Bij KWEEKERS gaan ze verder dan alleen het ontwikkelen van een nieuw klantportaal met behulp van de software van AFAS. Ze hebben ook de kracht van Mendix low-code toegepast, waardoor ons klantportaal een geheel nieuwe dimensie heeft gekregen. De applicaties sluiten naadloos aan op onze AFAS-omgeving. Dankzij Mendix hebben we onze private cloud omgeving kunnen integreren in het nieuwe klantportaal. Hierdoor zijn er weer een paar extra handen vrijgemaakt.
Mendix-specialisten Martijn Joustra en Nienke den Nederlanden kwamen tijdens het bouwproces met ongelooflijk waardevolle vragen en toevoegingen. We zijn zo enthousiast over de toegevoegde waarde en eenvoud van Mendix, dat we nu ook graag ons projectmanagement aan ons klantportaal willen koppelen. We zijn veel tijd kwijt aan het managen van projecten en het gebrek aan transparantie zorgt voor de onnodige onzekerheid. Onze klanten weten niet altijd in welke fase ze zich bevinden, hoe het proces verloopt en wat de planning is. Hier valt nog een hoop te winnen voor ons.
KWEEKERS gaat er nu voor zorgen dat onze projecten veel soepeler verlopen en dat we de meest actuele informatie op één plek hebben voor onze klanten. Ik verwacht hier enorm veel van, zowel in tijdsbesparing als in efficiëntie. Hoewel Mendix om een investering vraagt, zijn we ervan overtuigd dat het ons aanzienlijke besparingen zal opleveren. Bij KWEEKERS begrijpen ze dat het succes van een klantportaal niet alleen afhangt van de functionaliteit, maar ook van de naadloze integratie met andere essentiële bedrijfssystemen.”
Van klantportaal tot lunchapp: vooruitstrevend en altijd een stapje verder
Om KWEEKERS te feliciteren met de opening van hun nieuwe thuisbasis, gaf Trancon een te gekke, oranje SMEG koelkast cadeau. Het leuke is, hij past perfect bij de kleur van het logo van KWEEKERS! “Als blijk van waardering wilde KWEEKERS graag bij ons op kantoor een hackathon organiseren, waarbij wij het onderwerp mochten bepalen. Hierdoor hebben we nu sinds een aantal weken een nieuwe lunch app! Voorheen gaf iedereen zijn of haar bestelling door via een chat, werd dit handmatig genoteerd en telefonisch doorgegeven aan de snackbar. Maar met de komst van de lunch app is dit verleden tijd. Op maandag zetten we onze favoriete snacks simpelweg in de app en voilà, de app genereert automatisch een lijst die we rechtstreeks naar de snackbar kunnen mailen. De snackbar blij, wij blij.
We zijn erg tevreden over de samenwerking met KWEEKERS. Het is een energieke club met jonge mensen vol Brabantse gezelligheid. Ze denken actief mee en zijn nooit bang om nieuwe dingen uit te proberen en telkens weer een tandje bij te zetten. Het is deze proactieve houding die ons heeft verrast en het proces zo vloeiend heeft laten verlopen. We kijken dan ook uit naar een verdere samenwerking in de toekomst,” eindigt Frank.