Movianto: Implementatie AFAS Profit modules HRM en Payroll
“De voorheen foutgevoelige processen zijn door automatisering tijdig en veel nauwkeuriger geworden.”
Movianto, onderdeel van De Walden Group, is al tientallen jaren dé toonaangevende partner binnen de healthcare supply chain. Samen met zusterentiteiten Eurotranspharma en Transpharma international hebben zij een netwerk van twaalf landen. Zij bieden een end-to-end supply chain strategie: transport, opslag, orderverwerking, douanebeheer en meer. Met meer dan 3000 teamgenoten is het belangrijk dat alle interne processen gestroomlijnd lopen en blijvend verbeterd worden. Daarom besloot Movianto in 2022 om AFAS Software voor de modules HRM en Payroll te implementeren in de Benelux regio. Head of HR Benelux Sandra Biesen had al eerder heel fijn samengewerkt met KWEEKERS op projecten bij voorgaande werkgevers. Een logische keuze om weer met hen aan de slag te gaan, dus!
Prioriteit op het verbeteren van HR- en Payrollprocessen
Sandra Biesen is bijna twee jaar werkzaam als Head of HR Benelux bij Movianto. Samen met haar team is zij verantwoordelijk voor alle HR- en Payrollprocessen binnen de drie entiteiten in de Benelux. “Toen ik in november 2021 bij Movianto startte, lag er een grote uitdaging om de HR- en Payrollprocessen meer prioriteit te geven”, vertelt Sandra. “Op dat moment werkten we samen met een extern verloningsbedrijf. Iedere maand werden de mutaties opgestuurd, ontving onze HR-afdeling de proefloonstroken, controleerden we deze en uiteindelijk werden de definitieve loonstroken opgesteld. Binnen dit proces werd veel handmatig gedaan én met veel papierwerk. Dat kon beter! We besloten verandering in het proces aan te brengen en een ander softwaresysteem te implementeren. Bij mijn vorige werkgevers heb ik ervaring opgedaan met de software van AFAS en KWEEKERS. De samenwerking met KWEEKERS beviel destijds goed, dus ik nam zonder nog verder te zoeken direct contact op met Robert, een van de oprichters van KWEEKERS.”
Implementatie van sociale cockpit en digitaliseren van handmatige processen
De samenwerking tussen Movianto en KWEEKERS startte met twee intakegesprekken. Tijdens deze intakes werd een projectteam samengesteld, werden Consultants aan het project gekoppeld en werd de scope van het project bepaald. In eerste instantie was het idee om te starten met de implementatie van de Payroll-module en een urenpakket. Terwijl we nog samen aan de tekentafel zaten werd Joris van Aanholt aangenomen bij Movianto. Met zijn komst zouden ze veel sneller grote slagen kunnen maken. Inmiddels werkt Joris één jaar bij Movianto als HR Officer. Vanuit deze rol houdt hij zich veel bezig met de implementatie en optimalisatie van de software van AFAS.
Joris: “Toen ik in augustus 2022 in dienst trad, kwam er ook meer AFAS-kennis binnen het projectteam van Movianto. Ik had namelijk bij mijn vorige werkgever al vaker met AFAS gewerkt. Doordat er hierdoor meer kennis en handen beschikbaar kwamen, besloten we om niet alleen te focussen op Payroll, maar ook te starten met de implementatie van de HRM-module. Zo zijn we begonnen met taken voor leidinggevenden te digitaliseren en structureren. Denk hierbij aan handelingen bij het aflopen van contracten, het wijzigen van arbeidsvoorwaarden en de vereisten bij indiensttreding van nieuwe medewerkers. Daarnaast hebben we de processen rondom ziekteregistratie en verlofaanvragen ook in Profit en InSite ondergebracht. Binnen Payroll hebben we ons gefocust op het digitaliseren van het indienen van declaraties. Ook hebben we het mogelijk gemaakt om de loonstroken te versturen via de AFAS Pocket app.” Daarop vult Sandra aan: “Verder hebben we dit jaar ook de sociale cockpit met behulp van KWEEKERS geïnstalleerd. Zo weten leidinggevenden op ieder moment van de dag hoeveel mensen zij in dienst hebben, wie deze mensen zijn, en hebben ze inzicht in ziekteverzuim en hoe het verloop van de medewerkers in elkaar steekt. Eigenlijk kunnen alle HR KPI’s in die cockpit worden teruggevonden. Voorheen kostten het verkrijgen van deze rapportages heel veel werk. Nu kunnen we dit op ieder moment van de dag inzien en veel makkelijker benodigde cijfers opvragen.”
“Medewerkers vragen nu zelfs wanneer we nog meer gaan ontwikkelen.”
Op voorhand was één ding duidelijk; alle implementaties moesten op 1 januari 2023 zijn afgerond. Het product dat opgeleverd werd moest compleet zijn en het verschil gaan maken. Medewerkers moesten direct het verschil in efficiëntie ervaren en opmerken. “Je wilt de medewerkers laten zien waarom nieuwe software nodig is”, vertelt Joris. “In de praktijk heeft dit goed uitgepakt. AFAS is veel gebruiksvriendelijker dan onze oude software. Medewerkers weten nu waar ze zaken kunnen opzoeken en terugvinden. Er zijn processen geautomatiseerd door workflows, waardoor er meer inzicht en registratie plaatsvindt. Communicatie verliep bij ons nog voornamelijk per mail of op de communicatieborden, maar een groot deel van onze organisatie is gefocust op de operatie. Zij zijn niet dagelijks met hun mail bezig. Door de introductie van AFAS Pocket kunnen onze medewerkers die werken op transport en in het warehouse ook alle nieuwsupdates volgen. De grootste verandering die de nieuwe software met zich meebrengt is toch wel dat het vertrouwen in HR/Payroll is teruggekeerd. De voorheen foutgevoelige processen zijn door automatisering tijdig en veel nauwkeuriger geworden.”
Sandra: “Doordat we processen veel beter hebben vastgelegd en er meer tussentijds inzicht is, komen er veel minder vaak fouten voor. Er is nog maar een enkeling die een vraag heeft over het salaris. Voorheen waren de medewerkers een beetje het vertrouwen verloren in de organisatie. Er gingen veel zaken mis. Dit vertrouwen hebben we weer heel snel weten terug te winnen met wat we hebben neergezet. Dit hebben we ook teruggekregen uit de organisatie. Mensen vragen nu zelfs wanneer we nog meer gaan ontwikkelen. Dat is denk ik wel het allergrootste compliment wat je kunt krijgen uit de organisatie.”
Door de flexibiliteit van KWEEKERS is de deadline van 1 januari 2023 gehaald
Volgens Sandra en Joris was het implementatietraject een behoorlijke reis. Door een aantal interne veranderingen kwamen zij af en toe voor flinke uitdagingen te staan. Sandra: “Door de ups-and-downs hebben we gedurende de implementatie meer op KWEEKERS moeten steunen dan op voorhand gedacht. Daar hebben ze ons volledig in gefaciliteerd, dus dat was superfijn. Het was eind 2022 echt een eindsprint om alles goed live te krijgen. Margret was vanuit KWEEKERS bij ons aangehaakt als Projectleider. Zij heeft aan het eind van het jaar haar uiterste best gedaan om Romano, onze KWEEKERS Payroll Consultant, vrij te maken en extra in te zetten. Mede dankzij deze flexibiliteit en inzet hebben we de deadline van 1 januari 2023 gehaald.”
Als Joris en Sandra de samenwerking omschrijven, noemen zij ‘flexibiliteit’ als kenmerk. “Wat mij bij KWEEKERS het meeste aanspreekt is de informele sfeer en het meedenken met de klant”, vertelt Sandra. “Ik heb al meerdere projecten voor verschillende organisaties met KWEEKERS gedraaid en telkens komt deze dynamiek weer terug. Ze weten precies wanneer ze een tandje bij moeten zetten. Je gaat echt een samenwerking aan. Je merkt aan KWEEKERS dat ze heel ambitieus zijn en heel hard groeien. Toch doen ze alles met voorbedachte rade. Ze zijn en blijven kritisch op zichzelf. Dat levert uiteindelijk aan de klantzijde gewoon de beste resultaten op.” Joris vult daarop aan: “De Consultants van KWEEKERS zijn altijd op zoek naar de beste oplossing. Je merkt bij KWEEKERS dat ze selecteren op het juiste DNA. Je ervaart dat alle KWEEKERS-collega’s uit hetzelfde hout zijn gesneden. De informele sfeer past goed bij het karakter van onze organisatie.”
Na Nederland gaat ook België over op AFAS en Movianto heeft meer plannen
De plannen voor 2024 zijn al in de maak en de eerste inventarisaties zijn al uitgevoerd. Sandra: “Voor nu moeten we even pas op de plaats maken en de eerste implementaties hun werk laten doen. Dat wil niet zeggen dat we niet al druk bezig zijn met de nieuwe plannen voor het aankomende jaar. In Nederland zijn we nu volledig over op de software van AFAS, maar in België nog niet. Daar gaat verandering in komen. Vanuit ons Nederlandse projectteam gaan we in samenwerking met KWEEKERS onze Belgische collega’s ondersteunen bij de overgang naar AFAS. Daar hopen we eind dit jaar al een start mee te kunnen maken. Verder willen we volgend jaar het volledige talentmanagementproces gaan digitaliseren en de daarbij horende workflow gaan bouwen. Daarnaast willen we recruitment gaan opnemen. Een andere wens is het digitaliseren van alle papieren dossiers die we nu nog in bezit hebben. Een hoop wensen dus, die natuurlijk niet allemaal in 2024 afgerond kunnen worden. We hebben in ieder geval wel genoeg waar we mee aan de slag kunnen!”