“Wij wilden heel graag zelf aan de slag kunnen met de nieuwe applicatie, zonder afhankelijk te zijn van een externe partij.”

Elimineren van foutgevoelige en tijdrovende processen

Philip Gerritsen is naast systeembeheerder bij FALK Bouwsystemen ook systeembeheerder in de zorg. Hij had contact met Gerard Nijboer, Consultancymanager bij KWEEKERS, over mogelijke software-optimalisaties voor een klant van Philip in de zorg. Hier konden ze niet direct aan de slag, maar Philip ontdekte door de gesprekken met Gerard wél de potentie voor het optimaliseren van het ordermanagementprocessen. Iets wat uitstekend paste bij FALK Bouwsystemen.

Philip: “We merkten bij FALK Bouwsystemen dat het ordermanagement veel tijd in beslag nam, met het risico op menselijke fouten. De ordervolgorde van onze productie is afhankelijk van verschillende factoren, zoals: materialen, kleur en type panelen. Dit zorgt voor een dat de productieoperator moet doorlopen om een logische volgorde te bepalen. Dit vergt veel tijd. Last-minute spoedorders kunnen er daarnaast voor zorgen dat de planning halverwege het proces moet worden gewijzigd. Als deze wijziging niet correct wordt doorgevoerd, kan dit leiden tot fouten als productie in een verkeerde kleur.

Last-minute wijzigingen worden door de afdeling werkvoorbereiding doorgegeven aan de afdeling planning. Aangezien dit handmatig werd gedaan, kon het ook voorkomen dat de wijzigingen niet op tijd opgemerkt werden, waardoor de productie al was gestart. Dit leidde tot onnodig tijdverlies en extra kosten.”

Het laatste struikelblok: medewerkers werkten in de productiehal met een spreadsheet om wijzigingen bij te houden. Dit overzicht was niet gekoppeld aan andere interne systemen. Philip: “Dit betekende dat we bij de ICT-afdeling geen autorisaties konden uitvoeren, waardoor iedereen toegang had tot het document. Dit zorgde voor een risico op fouten en een risico op het gebied van veiligheid. Dit wilden we graag voorkomen. Al met al hadden we dus behoefte aan een nieuw en verbeterd ordermanagementsysteem.”

Low-code Mendix: mogelijkheid om zelf aan de applicatie door te bouwen

FALK Bouwsystemen was al eerder van plan om hun processen op ordermanagement aan te pakken. Er was zelfs al contact geweest met een externe partij om hier specifieke software voor te ontwikkelen. Die samenwerking is uiteindelijk niet doorgegaan, omdat FALK Bouwsystemen de potentie van Mendix zag. Mendix low-code is een eenvoudige manier van applicaties bouwen, op basis van een visueel model en zonder ingewikkelde codes. Dit maakt het een stuk laagdrempeliger en eenvoudiger om zelf aanpassingen door te voeren.

Philip: “Wij wilden heel graag zelf aan de slag kunnen met de nieuwe applicatie. Zonder telkens een externe partij te hoeven inschakelen voor elke wijziging, nieuwe functionaliteit of optimalisatie. We hebben onze ideeën voorgelegd aan KWEEKERS om te kijken of zij ons konden helpen met behulp van Mendix low-code.”

FALK Bouwsystemen en KWEEKERS zaten samen om de tafel om de verschillende voordelen van Mendix te bespreken en de knelpunten binnen het huidige ordermanagementsysteem in kaart te brengen. Philip: “Een belangrijk aspect voor ons was kennis opdoen vanuit KWEEKERS. Joeri van Stiphout, destijds senior Mendix consultant bij KWEEKERS, heeft samen met onze ICT-medewerker de nieuwe applicatie ontwikkelt. Joeri bracht zijn kennis op een fijne en duidelijke manier over tijdens het ontwikkelen van de nieuwe ordermanagementapplicatie.”

Eén overzicht van orders en een automatische generatie van ordervolgorde

Na een korte periode van schaduwwerken, waarbij FALK Bouwsystemen de nieuwe applicatie naast hun oude systeem gebruikte, zijn ze al snel volledig overgegaan op Mendix. “De applicatie doet automatisch een voorstel voor de ordervolgorde. Ongeveer 90 procent van de volgorde wordt al nauwkeurig bepaald door de Mendix-applicatie. Voor specifieke klantwensen of weersomstandigheden die de applicatie niet kent, voeren we nog handmatig aanpassingen door”, vertelt Philip.

Dankzij de nieuwe applicatie kan de planner het hele proces veel eenvoudiger overdragen. De productiehal heeft makkelijk inzicht in de productievolgorde. Als er last-minute wijzigingen worden doorgevoerd, verschijnt er een pop-up met de wijziging. Philip: “Dit zorgt ervoor dat de medewerkers op zowel de werkvoorbereiding als de planning zich minder zorgen hoeven te maken, omdat ze er zeker van zijn dat de wijzigingen correct worden doorgevoerd. Deze nieuwe applicatie bespaart ons enorm veel tijd en daar zijn we erg blij mee.

We hebben ook een extra functionaliteit toegevoegd aan de applicatie. Hiermee kunnen we nu gemakkelijk controleren welke orders nog niet volledig zijn ingevoerd. Als een klant bijvoorbeeld nog een betaling moet voldoen of wanneer er nog maten moeten worden doorgegeven, kan de productie nog niet worden gestart. Dit wordt gecontroleerd en wanneer alles groen is, kan de planner de orders inplannen. Dit bespaart ons veel tijd, aangezien dit voorheen handmatig verliep. Dankzij de ingebouwde extra controle in de applicatie is het proces nu eenvoudiger en minder foutgevoelig.

Efficiënte implementatie en tevreden werknemers

Volgens Philip heeft KWEEKERS fijn geadviseerd over de mogelijkheden en goed begeleid bij het maken van keuzes. “Zeker als het gaat om een stukje maatwerk. KWEEKERS heeft specialisten in huis die de complexe onderdelen oppakken. Zoals de koppeling van de data in AFAS met de nieuwe Mendix applicatie. Omdat we virtueel naast elkaar aan het ontwikkelen waren, waren de lijntjes erg kort en kon onze ICT-afdeling snel schakelen met de specialisten van KWEEKERS.

KWEEKERS heeft daarnaast meegekeken of ons design op orde was. Als je er in de basis een chaos van maakt, functioneert de applicatie misschien wel, maar als je wil optimaliseren wordt het een stuk lastiger. Juist daarom wil je met een externe partij zoals KWEEKERS samenwerken: zij hebben dit inzicht. Nu weten we zeker dat de basis klopt en dat we kunnen uitbreiden in de toekomst,” aldus Philip.

De medewerkers van zowel de werkvoorbereiding, de planning en de productiehal zijn zeer enthousiast over het werken met de nieuwe applicatie. Philip: “Als medewerkers toch graag optimalisaties zien, kunnen we deze eenvoudig zelf doorvoeren. Omdat er aan de voorkant geluisterd werd naar de wensen van medewerkers, waren ze enthousiast om met de nieuwe applicatie aan de slag te gaan.”

Mendix Enablement: zelf nóg meer optimaliseren en nieuwe applicaties ontwikkelen

Momenteel werkt FALK Bouwsystemen samen met KWEEKERS aan de ontwikkeling van een kennisbank. Philip: “We hebben gemerkt dat hun expertise essentieel is voor het opzetten van een effectief kennissysteem. Dit vereist namelijk specifieke kennis. Tijdens een brainstormsessie hebben we de uitdagingen geïdentificeerd, de return on investment (ROI) vastgesteld en een oplossingsrichting bedacht. KWEEKERS kwam met waardevolle aanbevelingen waar we zelf niet bij stilstonden, zoals het veilig opslaan van vertrouwelijke gegevens. Dankzij hun expertise in Mendix en AFAS kunnen we optimaal profiteren van de koppeling tussen verschillende softwaretoepassingen.

KWEEKERS heeft gedetailleerde documentatie verstrekt over het complexe deel van de applicatie, waardoor we over een paar jaar nog steeds precies weten hoe de applicatie is opgebouwd. Dankzij de hulp van KWEEKERS kunnen we nu zelfstandig applicaties ontwikkelen. Die zelfstandigheid was voor ons van groot belang en dit hebben we dankzij de adviserende en ondersteunende rol van KWEEKERS inmiddels bereikt,” eindigt Philip.