Equipe Adviseurs: Inrichting Power BI voor financiële rapportages
“Op ieder moment kan ik de gewenste resultaten ophalen en daar tijdig op in spelen. Zo kan ik veel gerichter en eerder mensen in de organisatie aansturen.”
Equipe Adviseurs is al jarenlang actief op het gebied van bouw- & milieukundige adviestrajecten. Het team adviseert klanten dagelijks op het gebied van bouwfysica, omgevingsmonitoring, ecologie en milieu & ruimte. Samen met de opdrachtgever vormen zij één team en wijzen de adviseurs van Equipe Adviseurs hen ‘on the go’ op mogelijke toekomstige issues tijdens de projecten. Klaas Romijn, eigenaar Equipe Adviseurs, wil samen met de organisatie in beweging blijven en focust zich op het doorvoeren van nieuwe ontwikkelingen en optimalisaties. Een voorbeeld van zo’n optimalisatie is de inzet van Power BI.
Inspelen op veranderingen binnen de sector
Sinds 2013 is Klaas ambitieuze eigenaar van Equipe Adviseurs. Vanuit zijn rol is hij met name verantwoordelijk voor het financiële aspect. Daarnaast houdt hij de veranderingen binnen de sector in de gaten en probeert hij hier tijdig op in te spelen. “Als adviseurs in de milieu-industrie hebben wij veel te maken met veranderingen van wet- en regelgeving”, vertelt Klaas. “Een goed voorbeeld hiervan is natuurlijk het stikstofprobleem. Daar houden wij ons al jaren mee bezig. Gelukkig zijn wij een dynamische organisatie en passen wij ons gemakkelijk aan naar wat er op de markt speelt. Dat past ook bij onze manier van werken. Ik probeer altijd samen met de organisatie in beweging te blijven. We willen blijven groeien en onszelf blijven ontwikkelen.”
Handmatig maandelijkse financiële rapportages opstellen
Maandelijks stelt Klaas financiële rapportages op over de behaalde resultaten. Rapportages die handmatig werden opgesteld met gegevens uit verschillende bedrijfssystemen. Klaas: “Met deze rapportages kunnen we maandelijks bekijken of we een goede of een mindere maand hebben gedraaid. Die inzichten zijn fijn, maar vaak ben je ook geïnteresseerd in de cijfers achter de cijfers. Vragen als ‘welke projecten zijn succesvol?’ en ‘wat is het slagingspercentage van offertes deze maand?’ zijn fijn om beantwoord te hebben. Uit AFAS Profit kun je handmatig veel informatie halen, alleen kost dit wel tijd. Ik ben daar vaak zeker wel één dag per maand mee kwijt. Deze gegevens heb je ook niet te allen tijde bij de hand. Halverwege de maand zijn deze cijfers namelijk al verouderd. Op een gegeven moment wilde ik hier een professionaliseringsslag in maken en besloot ik op zoek te gaan naar een oplossing. Die is samen met KWEEKERS gevonden.”
Via KWEEKERS aan de slag met Power BI
Op het moment dat Klaas wilde professionaliseren was de ICT-partner van Equipe Adviseurs samen met KWEEKERS bezig met een optimalisatietraject in AFAS. Via de zusterorganisatie kwam Klaas in contact met KWEEKERS en zo ook met Power BI. “Voordat ik met KWEEKERS in gesprek raakte, kende ik Power BI nog niet echt”, vertelt Klaas. “Ik hoorde er af en toe wel eens goede dingen over, maar had me er nog nooit volledig in verdiept. Via KWEEKERS leerde ik de mogelijkheden van Power BI kennen en kwam ik erachter dat dit de juiste oplossing kon zijn voor ons rapportagevraagstuk.”
Power BI is een analyse tool van Microsoft welke organisaties in staat stelt om data uit verschillende bronnen samen te brengen, te visualiseren en te analyseren, dashboards te creëren en interactieve rapportages op te stellen. Bij databronnen kun je denken aan AFAS Software voor bedrijfsprocessen, Elektronisch Patiënten Dossier en Elektronisch Cliënten Dossier in de zorg & welzijn branche, een ledensysteem binnen de overheidsbranche en een leerlingenvolgsysteem binnen het onderwijs.
De inrichting van het Power BI dashboard
Het traject met KWEEKERS startte aan de tekentafel. Op basis van de bestaande rapportages werd een eerste schets van het dashboard gemaakt. Jochem, Senior Consultant bij KWEEKERS, gebruikte deze input als vertrekpunt voor de inrichting van het dashboard in Power BI. Klaas: “Samen met Jochem besprak ik in één dag de input van bestaande resultaten, de wensen voor toevoegingen en zijn visie op het dashboard. Uiteindelijk is Jochem zelfstandig aan de slag gegaan en hebben we gedurende de inrichting contact gehouden over de status en zijn keuzes. Als ik iets op het dashboard anders ingericht wilde hebben, kon hij dat direct aanpassen. Dat was erg fijn. Na drie dagen had Jochem de eerste versie staan en werkte het naar behoren. We konden direct aan de slag. Na twee maanden hebben we nog één dag samen wat optimalisaties doorgevoerd. Nu hebben we een product waar we superblij mee zijn en waar we goed mee kunnen werken.”
Tijd die nu besteed kan worden aan de ontwikkeling van de organisatie
Inmiddels staat het Power BI dashboard vier maanden live. Klaas kan alleen maar tevreden terugkijken op de keuze, het proces en het resultaat. Klaas: “Het resultaat mag er zeker zijn. Het is heel fijn dat ik alle informatie niet meer handmatig hoef op te halen. Dat scheelt mij heel veel tijd. Tijd die ik aan andere dingen kan besteden, zoals de ontwikkeling van de organisatie of de medewerkers. Verder is het ook echt een hele verbetering dat ik de bedrijfsgegevens real-time kan bekijken. Op ieder moment kan ik de gewenste resultaten ophalen en daar tijdig op in spelen. Zo kan ik veel gerichter en eerder mensen in de organisatie aansturen. Verder is het fijn dat ik data achter de data kan ophalen en meer inzichten in de cijfers krijg. Doelstellingen kunnen hierdoor gemakkelijker behaald worden. Ik kan na een korte periode eigenlijk al niet meer zonder.”
KWEEKERS als betrouwbare partner met veel kennis
Niet alleen over Power BI is Klaas zeer te spreken, ook over de samenwerking met KWEEKERS en consultant Jochem is hij zeer positief. “Je merkt dat ze door hun expertise met de software van AFAS snel zaken binnen Power BI kunnen inrichten”, vertelt Klaas. “Jochem kon de data in ons systeem snel koppelen aan het dashboard, waardoor in een korte periode veel resultaat is geboekt. KWEEKERS geeft hier ook tussentijdse updates over, waardoor je altijd de stand van zaken weet. Dat is fijn als je samen aan een project werkt. KWEEKERS is een betrouwbare partner met veel kennis in huis.”
Wil je ook direct inzicht met financiële rapportages? Met onze template Winst & Verlies kan je gelijk aan de slag! Bekijk de demo hier. Heb je andere wensen en wil je weten of deze in een dashboard te verwerken zijn? Onze specialisten denken graag met je mee. Neem contact op!