Eshgro: Alle informatie op één plek
“KWEEKERS heeft flexibel gereageerd op onze wens om zaken zo snel mogelijk af te ronden. Ze hebben op korte termijn veel tijd voor ons vrijgemaakt.”
Avensus (nu Eshgro*) is een moderne workplace specialist op het gebied van clouddiensten en gespecialiseerde security. Zij ontzorgen organisaties op het gebied van cloud, security en compliance. Om de AFAS-omgeving binnen Avensus te verbeteren, startte Avensus vorig jaar een verbetertraject. Daarbij werd de hulp van KWEEKERS ingeschakeld. Met succes! We spraken met Edward van Vught over deze optimaliseringsslag.
Edward is Finance Professional bij YellowFinance en in zijn rol als “CFO-as-a-service” ruim tweeënhalf jaar bij diverse advies- en verbetertrajecten betrokken bij Avensus. Binnen die functie constateerde hij dat er een verbeteringstraject binnen de AFAS-omgeving nodig was om processen verder te optimaliseren. Edward: “Binnen Avensus Cloud Services B.V. zijn er in hoofdlijnen drie omzetstromen: transitieprojecten, beheercontracten en logistiek. Binnen transitieprojecten wil je maandelijks inzicht hebben in onderhanden werk. Dat was in onze AFAS-omgeving beperkt ingericht. Ik zocht naar een oplossing die ons faciliteerde om op een efficiënte manier maandrapportages te kunnen maken. Daarnaast wilde ik een beter inzicht creëren in de tijdsbesteding binnen (en buiten) onze beheercontracten. Ondanks dat er in principe veel AFAS-kennis binnen onze organisatie is waren wij op zoek naar expertise en een ‘best practice’ om invulling te geven aan deze wensen. We wilde het graag in één keer goed doen. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een AFAS-partner om deze zaken te realiseren.” Vanuit het netwerk kwam al snel één naam naar voren: KWEEKERS!
De aanloop naar de sprint
Het was van belang dat bepaalde inzichten snel gerealiseerd zouden worden. Dus werd er in juni contact gelegd met Sjoerd Koelman, Business Consultant bij KWEEKERS. “We hebben het probleem aan hem uitgelegd”, zegt Edward. “Daarop kon hij snel technisch meedenken over de mogelijke oplossingen. Na dat gesprek zijn we naar Terheijden afgereisd voor een inventarisatiesessie van het project. In die sessie hebben we de scope duidelijk in beeld gebracht. Daarnaast hebben we verschillende aanvullende wensen doorgenomen.” Daarna brak de zomervakantie aan. Eén ding was duidelijk: Avensus wilde daarna direct gas geven. Laat dat nou net zijn waar KWEEKERS goed in is. Het doel: eind september moesten een aantal processen staan.
September: de intensieve maand
Na de zomervakantie was het tijd om aan de slag te gaan. Verschillende KWEEKERS Consultants werkten keihard aan verschillende processen. Edward: “KWEEKERS heeft ons bijvoorbeeld geholpen met bepaalde inrichtingen die betrekking hadden op verloning. Daarnaast zijn we aan de slag gegaan met de salarisadministratie. Voor een deel van de organisatie werd de salarisadministratie al jaren in AFAS gedaan. De persoon die dit voor ons oppakte is in mei weggegaan. Daar merkten we toch een gat in onze kennis. KWEEKERS heeft ons geholpen met het bijspijkeren van die kennis. Daarnaast zijn er wat optimaliseringsprojecten opgepakt die betrekking hadden op de inrichting van onze omgeving en workflows.”
Binnen dit project trad Judith Arntz op als projectleider én vormde ze het eerste aanspreekpunt voor Avensus. Dat zorgde voor overzicht en structuur in het geheel. Edward: “Er waren dagen bij dat er KWEEKERS Consultants op drie verschillende gebieden tegelijk voor ons aan het werk waren. Gezien de huidige situatie hebben we ervoor gekozen om op afstand te werken. Daarom verliep het contact altijd via Microsoft Teams. Daar hadden we een goede structuur in: we startten de dag altijd met het doornemen van doelen en sloten hem af met een terugblik. Tijdens de consultancy-dag stond de Teams sessie altijd open zodat we tussentijds konden schakelen. Daarnaast had ik wekelijks contact met Judith. Samen namen we de voortgang van het project door om te zien of we op schema lagen. Dat werkte prima.
Verder gaan waar anderen stoppen
Om klantvragen te behandelen werkt Avensus met Topdesk. Binnen dit systeem kunnen tickets geregistreerd worden voor vragen. “Daar zit een urenregistratie aan gekoppeld”, zegt Edward. “Mijn wens was om die uren te koppelen aan de beheercontracten. Dat is een extra handeling die gevoelig is voor fouten.” Binnen de standaard van AFAS moet een urenregistratie apart vastgelegd worden, maar daar hoeft het niet te stoppen. Met de U-Turn kun je verder gaan. Dankzij de U-Turn kon dit proces geautomatiseerd worden. Inmiddels is de koppeling tussen AFAS Profit en Topdesk behoorlijk uitgebreid: er lopen maar liefst 18 U-Turns. Deze U-Turns maken onder andere geautomatiseerde projectfases aan in AFAS Profit op het moment dat er supportwerkzaamheden geregistreerd worden in AFAS Profit.
Edward: “Door deze koppeling hebben we veel meer inzicht in de bestede tijd per contract. Alle informatie wordt nu op één plek vastgelegd. Vanuit daar kunnen we rapportages maken. We hebben nu veel meer grip op de uren binnen onze organisatie.”
Vertrouwen in de toekomst
In september hebben we veel zaken gerealiseerd. In oktober was er op bepaalde vlakken nog wat nazorg nodig. Gezien de wens om zaken zo snel mogelijk te realiseren was daar rekening mee gehouden. Edward: “We zijn met vertrouwen meters gaan maken, met als doel om zo snel mogelijk live te kunnen. Dan weet je dat hier en daar wat dingen van de wagen kunnen vallen. We hebben in september veel in korte tijd aangepast. Dingen die we in die maand niet goed konden doortesten, hebben we in oktober opgepakt. Vanaf november was het wat rustiger vaarwater.”
De intentie is om in de toekomst meer zaken op te pakken. Dat is voor nu nog toekomstmuziek, gezien de recente ontwikkelingen bij Avensus. “In december zijn we gefuseerd met Eshgro”, zegt Edward. “We zijn momenteel volop bezig met inventariseren hoe we onze data nog verder kunnen verrijken. Het doel is om data totaal te kunnen ontsluiten. Om dat goed aan te pakken zijn we nu met name bezig met de informatiebehoefte. We hebben nu tijd om het goed uit te denken en daar de tijd voor te nemen. Daarna zullen we weer aan de slag gaan met KWEEKERS”