Digitale innovatie bij De Rooi Pannen
“KWEEKERS’ deskundigheid en persoonlijke benadering spraken ons direct aan en sloten aan bij onze behoeften.”
De Rooi Pannen heeft scholen in Tilburg, Breda en Eindhoven. Elke school onderscheidt zichzelf door haar kleinschaligheid, praktijkgerichtheid en ondernemerschap. De centrale HR-afdeling werkt voortdurend aan het optimaliseren en moderniseren van hun interne werkprocessen. Van het simpelweg digitaliseren van werkprocessen, tot het realiseren van een volledige digitale omgeving. Stijn Blom, Hoofd HR bij De Rooi Pannen, vertelt over de samenwerking met KWEEKERS en hoe deze heeft geholpen het eigen HR-beheer slimmer en beter te maken.
De uitdaging en de start van een transformatie bij De Rooi Pannen
Sinds 2018 zet De Rooi Pannen de software van AFAS in voor hun salarisadministratie. Met de implementatie van Payroll digitaliseerde de school aanvankelijk hun bestaande en veelal papieren processen, door deze over te zetten naar AFAS. Sinds zijn start bij De Rooi Pannen begin 2023, merkte Stijn Blom op dat, ondanks de aanwezigheid van de AFAS-omgeving, er nog steeds met papieren dossiers gewerkt werd. Hij merkte ook dat het werken met deze software voor het personeel nog steeds een uitdaging was.
“We voelden ons enigszins onervaren,” geeft Stijn toe. “Toen we ons realiseerden dat we niet het maximale uit AFAS haalden, wisten we dat we externe expertise nodig hadden om ons hierbij te helpen. Dankzij een eerdere positieve ervaring, kwamen we via een interne connectie in contact met KWEEKERS. Hun deskundigheid en persoonlijke benadering spraken ons direct aan en sloten aan bij onze behoeften.”
Het HR-beheer op de schop: meer digitaliseren en stroomlijnen
In het begin lag de focus van De Rooi Pannen vooral op het optimaliseren van hun interne HR-processen binnen de software van AFAS. Naast het optimaliseren van huidige processen in AFAS, wilde De Rooi Pannen ook graag hun wervings- en selectieproces via de software van AFAS laten lopen. Stijn: “Om aan de slag te kunnen met alle mogelijkheden van AFAS gaven we KWEEKERS inzicht in onze huidige werkwijze. Zij kwamen met allerlei ideeën voor optimalisatie en verbetering. KWEEKERS werkt volgens vaste procedures, maar bood ons ook de ruimte om te ontdekken of deze samenwerking voor ons werkte. KWEEKERS luisterde naar onze praktische behoeften en vertaalde deze naar oplossingen binnen de software van AFAS.”
Het afgelopen jaar heeft De Rooi Pannen intensief samengewerkt met KWEEKERS aan de digitalisering van hun interne processen. Denk aan personeelsdossiers, verlofaanvragen en de aanmelding van externe medewerkers zoals stagiaires en zzp’ers. Stijn: “De hulp van Jerry Dap, Senior Service Consultant bij KWEEKERS, is hierbij echt cruciaal geweest. Jerry zit sinds de start van de samenwerking één dag per week bij ons op kantoor. Hij heeft geholpen het proces te begrijpen en waar mogelijk aan te passen aan onze manier van werken. Naast onze concrete vragen, wilden we ook advies over de onbenutte mogelijkheden binnen de software van AFAS en hulp bij dagelijkse uitdagingen. Jerry pakte dit goed op en ondersteunt ons inmiddels op alle vlakken. Het informele contact daarbij werkt gewoon heel fijn.”
De resultaten en expertise van KWEEKERS: een kwaliteitsslag in HR-beheer
De samenwerking tussen De Rooi Pannen en KWEEKERS heeft gezorgd voor verbeteringen, zowel in efficiëntie als in de kwaliteit van de interne processen bij De Rooi Pannen. Stijn: “Ons werving- en selectieproces is nu veel tijdsefficiënter. Dankzij de software van AFAS hebben we live inzicht in sollicitaties, waardoor we sneller kunnen schakelen. Dit is heel belangrijk, zeker in de huidige arbeidsmarkt.”
Stijn benadrukt ook de betrokkenheid van KWEEKERS. “Ze zorgen dat we processen goed testen voordat we ze in de praktijk gebruiken, om problemen te voorkomen. KWEEKERS is niet alleen gericht op nieuwe mogelijkheden, maar ook realistisch over wat haalbaar is, zoals de duur van de implementaties. Met hun team van experts kunnen ze snel reageren op specifieke behoeften. Het feit dat we steeds met dezelfde mensen werken, helpt hen om onze organisatie goed te begrijpen. Deze persoonlijke en betrokken aanpak werkt erg prettig en heeft ons geholpen om onze HR-processen te verbeteren.
KWEEKERS’ diepgaande kennis van AFAS en de innovatieve oplossingen die ze bedenken zijn heel waardevol geweest voor onze organisatie. Een voorbeeld hiervan is de koppeltool ‘U-Turn‘. Handig als je de oplossing niet helemaal binnen AFAS kunt vinden. Deze tool koppelt de software van AFAS aan andere softwareprogramma’s, zoals Magister. Dit maakt ons werkproces, bijvoorbeeld het aanmelden van stagiaires en externe medewerkers, veel efficiënter”,” legt hij uit.
Blik op de toekomst: de digitale mogelijkheden voor werknemers
Nu het HR-beheer bij De Rooi Pannen versterkt is, richt de school zich op de volgende fase. Dit omvat onder andere medewerkers en leidinggevenden kennis laten maken met de mogelijkheden en de werkwijzen. Stijn vertelt: “Als een mutatie consequenties heeft op salaris of de administratie, hoort het via AFAS te kunnen lopen“. Het gebruik is daarbij nog wel een ding. Niet al onze medewerkers werken vaak met de software van AFAS. Weet dan maar direct de juiste route te vinden. Dat vraagt van ons nog meer aandacht voor toegankelijkheid en goede instructie. Zo zorgen we ervoor dat zowel onze leidinggevenden als medewerkers het systeem effectief kunnen gebruiken,” legt Stijn uit. “Omdat er nu dankzij KWEEKERS een sterke basis ligt, overwegen we om intern iemand in te zetten. Zo kunnen we zelf het beheer van het systeem uitvoeren en KWEEKERS inschakelen voor hun expertise wanneer we nieuwe stappen wil maken”, sluit hij af.