Becx Verhuur kiest KWEEKERS voor bouw en integratie verhuurapp
“Het administratieve proces rond een schade kan nu in slechts de helft van de tijd worden afgehandeld.”
AFAS ERP versterkt met verhuurapp gebaseerd op Mendix low-code.
Becx Verhuur is een begrip in de markt voor de verhuur van opleggers, (terminal)trekkers en meeneemheftrucks. Met een uitgebreide vloot voertuigen bedient het organisaties met een wagenparkbehoefte die dankzij Becx volledig worden ontzorgd. Het bedrijf kijkt continu hoe het de operatie slimmer kan inrichten en zocht een oplossing die de verouderde verhuursoftware kon vervangen. Een goede koppeling met AFAS was daarbij essentieel zodat de systemen elkaar kunnen versterken. Daarom koos Becx Verhuur voor een samenwerking met KWEEKERS (destijds nog ddots).
“Om onze klanten goed en snel te kunnen bedienen en onze processen naadloos te laten verlopen, is automatisering een belangrijk speerpunt”, vertelt Saskia Winkelman, Directeur van Becx Verhuur. “Ons vorige verhuursysteem sloot niet aan bij onze ambities en was niet voldoende accuraat en gebruiksvriendelijk. Bovendien was het niet beschikbaar in de cloud, voor ons een harde eis zodat schaalbaarheid en flexibiliteit geen issues zijn. De standaard systemen die worden aangeboden kwamen ook niet tegemoet aan onze wensen. Dit betekende dat we op zoek moesten naar maatwerk.”
Hierbij kwam Becx al snel uit op low-code. “Met deze technologie is het mogelijk om met kant-en-klare bouwblokken applicaties te bouwen die aansluiten bij de specifieke wensen van de gebruikers”, legt Nynke Wesseling uit. Zij was vanuit IT nauw betrokken bij het traject. “Tijdens ons onderzoek naar aanbieders hadden we contact met KWEEKERS. Zij zijn specialist in het ontwikkelen van low-code applicaties die perfect aansluiten op een AFAS-omgeving. Daarmee was het voor ons een logische partij om mee in zee te gaan.”
Design sessie legt stevige basis
Om glashelder te hebben welke functies de nieuwe verhuuroplossing zou moeten bieden, startten KWEEKERS en Becx Verhuur met een design sprint. “Door samen gedetailleerd de user flow door te lopen en alle specifieke eisen en wensen te bespreken, was het heel duidelijk hoe de nieuwe app eruit moest komen te zien”, zegt Wesseling. “We hebben vanuit verschillende rollen input gegeven en stap-voor-stap stroomschema’s doorlopen. Daarbij komen hele concrete vragen aan de orde als ‘wat moet er gebeuren als je op deze knop drukt, welke overzichten zijn belangrijk en hoe wil je die genereren?’ Met deze aanpak leg je samen een stevige basis voor het eindproduct.”
Combinatie expertise low-code en AFAS
“Het was daarbij fijn dat KWEEKERS helpt out-of-box te denken”, vult Winkelman aan. “Je bouwt geen oplossing op basis van wat je al hebt, maar begint met een leeg vel waardoor je vrijwel nergens door wordt beperkt. De kennis en ervaring van KWEEKERS met low-code en het feit dat zij dit aanbieden in combinatie met hoogwaardige expertise van AFAS, had voor ons veel toegevoegde waarde. Bij iedere keuze die we maakten konden zij direct de gevolgen inschatten en ons van goed advies voorzien.”
Bij Becx vond men het ook belangrijk niet afhankelijk te zijn van een leverancier en zelf in control te blijven van de oplossing. Winkelman: “Bij maatwerk zit je al snel vast aan een leverancier voor verdere ontwikkeling en onderhoud. Daarom hebben we heel bewust gekozen om zelf kennis op te bouwen van Mendix, het low-code platform waarmee de verhuurapp is gebouwd. Wesseling volgde daarvoor enkele cursussen: “Hiermee kon ik een hele concrete bijdrage leveren aan het ontwikkelproces en is duidelijk welke code er achter de oplossing zit. Bovendien maakt deze kennis ons daadkrachtiger en kunnen we in de toekomst zelf kleine aanpassingen doen en de oplossing verder doorontwikkelen”
Geen handmatige handelingen nodig
De verhuurapp werd in slechts acht weken gebouwd. KWEEKERS zorgde voor de juiste koppelingen met AFAS en het werkplaatspakket, een andere maatwerkoplossing. Wesseling: “Alle systemen kunnen informatie bij elkaar ophalen en er is veel meer transparantie, zowel voor ons als onze klanten. Klantafspraken en -gegevens zijn direct overzichtelijk in beeld. Ook weten we nu altijd met één druk op de knop waar een voertuig is en welke voertuigen wel of niet beschikbaar zijn voor de verhuur. Als een voertuig in onderhoud is wordt deze informatie vanuit het werkplaatspakket gedeeld met de verhuurapp. Dit is een naadloos proces waar geen handmatige handelingen meer voor nodig zijn. De essentiële gegevens zijn altijd up-to-date beschikbaar.”
Dankzij de koppeling met het ERP-systeem van AFAS hoeft een klant of een voertuig maar op één plek door Becx te worden aangemaakt. Dan staat het ook direct in de andere systemen. “Dit is efficiënter en maak de kans op fouten kleiner”, vindt Winkelman. “Alle basisdata zijn geborgd in AFAS. Daarbij kunnen we nu ook de facturatie van de verhuur via ons ERP laten lopen. De informatie wordt automatisch vanuit de verhuurapp gedeeld waarmee we veel beter gebruikmaken van de kracht van AFAS. Voor onze verhuurafdeling en administratie bespaart de app veel tijd. Het administratieve proces rond een schade kan nu in slechts de helft van de tijd worden afgehandeld. Medewerkers kunnen erop vertrouwen dat de informatie juist is, hebben beter overzicht en daarmee meer werkplezier.”
Voor Winkelman zijn de geïntegreerde dashboards de kers op de taart van de app. “Ik weet heel goed welke data erin zit en kan gemakkelijk aangeven welke dashboards ik wil zien zoals een grafiek of een tabel met de bezettingsgraad. Daarmee kunnen we beter sturen op onze KPI’s. Ook levert de verhuurapp nieuwe inzichten op waarmee slimmere keuzes gemaakt kunnen worden bijvoorbeeld over tarieven of klantspecifieke voorwaarden.”
Focus op resultaat
Becx is enthousiast over de samenwerking met KWEEKERS. Winkelman: “De betrokkenheid is heel groot, het team is er echt voor je van begin tot einde en denkt kritisch mee. Men begreep waar we naartoe wilden en er was van de design sprint tot de oplevering van de applicatie, sterke focus op het resultaat. Het is altijd spannend als er een nieuwe oplossing live gaat, maar KWEEKERS heeft bewezen het hoe dan ook te fixen. Onze contactpersonen waren daarbij zo nodig ‘s avonds en in het weekend beschikbaar zodat wij operationeel zo min mogelijk impact ondervonden van de switch.”
Met de livegang van de nieuwe verhuurapp zijn Winkelman en Wesseling nog niet klaar. Er zijn zelfs al plannen voor een volgend low-code project. Hierbij wordt het handelsprogramma, dat nu nog on premise draait, vernieuwd en naar de cloud gebracht. In dit programma is alle data die nodig is om een voertuig te verkopen, verzameld. Door ook dit systeem slimmer in te richten zet Becx Verhuur een volgende stap richting een veelbelovende toekomst.