ARAG: “Door de KWEEKERS wasstraat”
“De betrokkenheid van de Consultants vonden wij enorm goed. Er werken veel jonge mensen, maar die zijn echt door de KWEEKERS wasstraat gegaan.”
Maak kennis met ARAG Nederland: dé juridisch probleemoplossers in ons koude kikkerlandje. Dagelijks zetten ze zich in om Nederlanders te helpen bij het oplossen van juridische problemen: van mensen die wakker liggen door een arbeidsgeschil of door een buurman die de erfgrens niet zo nauw neemt. Eind april 2020 besloten ze de handen ineen te slaan met KWEEKERS om HR processen te optimaliseren.
Binnen Human Resources wordt gewerkt met veel verschillende processen en documenten. De wens om dit volledig te digitaliseren was groot. Vanuit haar ervaring bij haar vorige werkgever was Mirjam Eijbergen, Teamleider HR support, bekend met de mogelijkheden binnen AFAS Profit. ARAG Nederland werkte op dat moment wel met AFAS, maar daar werd nog niet het uiterste uitgehaald. Vanuit haar ervaring wist Mirjam als geen ander dat er voor HR veel meer mogelijk was. En dus besloten ze op zoek te gaan naar een AFAS Partner die hen hierbij kon ondersteunen.
Expertise gaf de doorslag
Het optimaliseren van alle HR processen is een intensief traject, waarbij het belangrijk is dat je goed samenwerkt. Alleen op die manier haal je het gewenste resultaat. Maurice Rösken, Project Portfoliomanager bij ARAG Nederland, was intensief betrokken bij het selectieproces: “Om de juiste AFAS Partner te selecteren, keken we naar drie criteria: organisatie, expertise en prijs. Op het vlak van expertise gaf KWEEKERS echt de doorslag. Het team waarmee ze kwamen en de aanpak die ze presenteerden was direct een schot in de roos. Daarnaast vind ik het ijzersterk dat ze AFAS zelf gebruiken voor de projectadministratie. Op die manier kunnen we alle vastleggingen volgen via het projectportaal.”
Optimalisatie van alle HR mutatieprocessen
Vol goede moed gingen we samen aan de slag. Weliswaar online, aangezien we ons project middenin coronatijd startten. “We begonnen altijd met een dagstart”, zegt Mirjam. “We hadden eigenlijk standaard een Teams-sessie openstaan, dus als er vragen waren konden we snel schakelen in die sessie.” Maurice vult hierop aan: “Daarnaast zaten we samen met de projectleider van KWEEKERS in een stuurgroep tijdens het project. Daar zat onder andere Jorinde van KWEEKERS in. Met haar hadden we altijd fantastische 1-2’tjes bij lastige vragen.” In het project werden alle mutatieprocessen van HR geoptimaliseerd. Denk daarbij aan indiensttreding, uitdiensttreding, functiewijzigingen doorvoeren et cetera. Mirjam: “Het allerbelangrijkste was hierbij de mogelijkheid om documenten digitaal te laten ondertekenen via de workflow.” Daarnaast heeft KWEEKERS ervoor gezorgd dat er een OutSite portaal beschikbaar gesteld werd voor medewerkers die uitdiensttreden. Door middel van dit portaal kunnen zij bijvoorbeeld hun laatste loonstrook inzien.
Gefaseerd uitrollen binnen de organisatie
Om nog meer uit AFAS te kunnen halen, besloot ARAG Nederland de U-Turn in te zetten. Zo zorgt de U-Turn er bijvoorbeeld voor dat nieuwe gebruikers automatisch aangemaakt worden bij indiensttreding en gebruikers geblokkeerd worden bij uitdiensttreding. “Tolek adviseerde met iedere handeling de inzet van de U-Turn”, zegt Mirjam. “Hij was echt de reclameman van de U-Turn, haha. Inmiddels maken we gebruik van vijf actieve U-Turns. Denk daarbij aan autorisaties, het omzetten van een sollicitant naar medewerker en het overzetten van een medewerkernummer naar een betalingskenmerk.”
Voordelen
Door de optimalisatie zijn alle processen onder HR support simpeler, sneller en gebruiksvriendelijker. Dat zorgt ervoor dat ARAG Nederland veel efficiënter kan werken. Mirjam: “Alles is nu gedigitaliseerd. Vooral nu, met thuiswerken, is dat ideaal. Ziekmeldingen verliepen bijvoorbeeld eerst per mail. Daar gingen destijds veel telefoontjes en e-mails overheen. Nu verloopt een ziekmelding volledig via AFAS en kunnen leidinggevenden dit zelf regelen. Daarnaast verliepen de tussentijdse evaluaties van medewerkers eerst per e-mail. Door documenten nu digitaal in te lezen en via een workflow naar leidinggevenden te zetten, worden deze gegevens ook veel beter beveiligd én staat alles nu direct in AFAS. Je zet alles gewoon door via de workflow en het maakt niet uit waar je werkt. En daarnaast heb je continue controle over waar taken op dit moment liggen. Je kan daar uiteindelijk ook op sturen: je kan een analyse maken om in te zien welke teamleider zijn of haar taken laat liggen.”
Door de KWEEKERS wasstraat
Maurice: “De betrokkenheid van de Consultants vonden wij enorm goed. Er werken veel jonge mensen, maar die zijn echt door de KWEEKERS wasstraat gegaan. Ze hebben de juiste drive, expertise en zijn communicatief vaardig. We hebben het volledige project online moeten doen. Dat brengt uitdagingen met zich mee, maar daar zijn beide partijen echt goed mee omgegaan. We hebben veel via Microsoft Teams gewerkt en hebben het project goed weten te draaien met zijn allen.” Bij dit project zijn KWEEKERS toppers Jasper, Tolek, Ludo en Jaap intensief betrokken geweest. En dat viel in goede aarde. Mirjam: “Ik vond het super leuke jongens. Spontaan, behulpzaam, professioneel, meedenkend en met name flexibel. Dat maakte het werken plezierig. We hadden humor met zijn allen en dat geeft je de juiste energie. Mijn complimenten voor deze mannen!”
De drie musketiers
Maurice: “De drie oprichters van KWEEKERS zie ik echt als de drie musketiers. Je hebt een inhoudelijk genie (Tanno) en twee commerciële genieën. De verkenning nam Lars voor zijn rekening. Daarop volgde een zakelijke financiële onderhandeling met Robert. Het werkt heel prettig dat ze dat gescheiden hebben. Ze hebben de juiste competenties aan boord en alles is professioneel. Dat vond ik erg prettig werken. Ik hoefde me niet druk te maken over de inhoud van het traject omdat ik wist dat er veel expertise in huis was. We hebben eigenlijk niet echt een hoofdpijn-punt gehad.”