Werkgebonden personenmobiliteit: maak je klaar voor CO2-reductie

“Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit” wat is het?

Als je je afvraagt wat de term “rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit” precies inhoudt, ben je niet de enige. Deze term komt steeds vaker voorbij en het is belangrijk om te begrijpen wat dit betekent voor jou en je organisatie. Laten we de zaken eens van dichterbij bekijken.

Kort gezegd is het de verplichting om te rapporteren over het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van jouw medewerkers. Vanaf 2024 laat de Nederlandse overheid deze regelgeving van start gaan. Werkgevers met meer dan 100 medewerkers die gemiddeld meer dan 20 uur per week werken (exclusief stagiaires) zijn dan verplicht om de CO2-uitstoot van werkgerelateerd personenverkeer te registreren. Als jouw organisatie in deze categorie valt, is het belangrijk te begrijpen wat dit voor jou betekent en je hier op voor te bereiden.

Waarom we CO2-reductie nastreven

In het Klimaatakkoord hebben we als samenleving afgesproken dat we de CO2-uitstoot tegen 2030 met één megaton moeten verminderen. Dit betreft niet alleen de CO2-uitstoot van fabrieken en grote industriële spelers, maar ook de uitstoot die wordt gegenereerd door werkgebonden personenmobiliteit (zakelijk verkeer en woon-werkverkeer). Op dit moment zorgen zakelijk verkeer en woon-werkverkeer samen naar schatting voor meer dan 50% van de gereden kilometers in Nederland. De Nederlandse overheid laat daarom deze rapportageverplichting van kracht gaan.

Wat betekent dit voor jouw organisatie

Als werkgever heb je een cruciale rol te vervullen in het verminderen van de CO2-uitstoot die wordt gegenereerd door werkgerelateerde personenmobiliteit. Dit kan verschillende vormen aannemen, zoals je werknemers aanmoedigen om thuis te werken en/of het gebruik van openbaar vervoer, fietsen, of elektrische auto’s te stimuleren.

Om te weten waar je staat in dit proces, moet je vanaf 2024 jaartotalen in kilometers vastleggen en rapporteren over alle werkgebonden mobiliteit van je medewerkers. Hieronder vallen:

  • zakelijke lease- en/of eigen wagenparken;
  • zakelijke mobiliteitsdiensten, zoals openbaar vervoer;
  • zakelijke declaraties;
  • woon-werkmobiliteit.

Het vastleggen en rapporteren van deze gegevens kan wat extra werk met zich meebrengen, maar het is ook heel waardevol voor jou als werkgever. Het biedt je inzichten die je kunt gebruiken om je bedrijf duurzamer te maken. Door de jaartotalen te kennen, weet je waar je staat en waar er ruimte is voor verbetering wat betreft werkgebonden personenmobiliteit.

Stap voor stap voorbereiden

Hoewel we nog wachten op definitieve informatie, is het verstandig om je alvast voor te bereiden. Het lijkt erop dat organisaties alle werkgebonden mobiliteit moeten vastleggen, hoewel de exacte methoden nog niet vaststaan. Hoe je dit in AFAS inricht, hangt af van verschillende factoren, zoals de omvang van jouw organisatie en specifieke wensen en behoeften. Het kan variëren van het instellen van reiskostenvergoedingen en het bijhouden van reisgegevens tot het implementeren van mobiliteitsbeleid en het integreren van mobiliteitsoplossingen in jouw AFAS softwareomgeving. Direct aan de slag met vrije inrichting hoeft niet. AFAS zal tijdig standaardvelden leveren voor rapportages. Wij houden je op de hoogte zodra we meer informatie hebben.

Wat kun je alvast doen?

  • Lees je in!

  • eHerkenning
    Om straks de rapportage in te kunnen dienen heb je eHerkenning nodig. Met eHerkenning kun je veilig inloggen bij verschillende dienstverleners. In jouw rapportage deel je gevoelige financiële informatie, daarom is het belangrijk dat dit op een veilige manier gebeurt. Nog geen eHerkenning? Vraag dit dan aan op de website van eHerkenning.

  • Leg gegevens vast in Profit:

    • KvK-nummer: Dit kun je doen in de eigenschappen van de werkgever.
    • Brandstof per auto: Doe dit in het veld ‘Brandstof’ in de eigenschappen van de auto’s. Heb je veel auto’s? Doe dit dan via de Import HRM/Payroll mutatie / Wagenpark.
    • Typen vervoermiddel: Inventariseer welke typen je hebt en deel dit in volgens de typen die AFAS straks in Profit 2 uitlevert.
    • Kilometerstanden: Vul een recente kilometerstand in als beginstand op het tabblad Auto in de eigenschappen van de medewerker.

  • Bepaal hoe je de gereden kilometers gaat vastleggen:

    • Wanneer je een contract hebt met een leasemaatschappij, neem je contact met ze op om te controleren of ze de kilometerstanden gaan aanleveren.
    • Als je gebruik maakt van mobiliteitsdienstverleners, neem je contact met ze op om te vragen welke informatie straks aangeleverd wordt.
    • Lopen alle zakelijke declaraties bij jou via InSite/Pocket? Wacht dan op informatie vanuit AFAS. Zet jij een externe applicatie in voor zakelijke declaraties? Zorg er dan voor dat je ook het vervoermiddel gaat ontvangen.
    • Maak een keuze hoe je woon-werkmobileit wil gaan rapporteren. Kies je voor de enquête die AFAS gaan uitleveren, denk dan vast na over de week waarin je dit wilt uitvragen.

Wil je hier tijdig op inspelen? Bespreek dan de mogelijkheden van wijzigingsbeheer (Changemanagement) met ons Service Team. Wijzigingsbeheer zorgt bij complexere vraagstukken, zoals deze rapportageverplichting, voor een snelle oplossing, waarmee jouw organisatie verder kan. Stuur een bericht in via het KWEEKERS klantportaal. We houden je graag op de hoogte zodra er meer informatie beschikbaar is. CO2-reductie in werkgebonden personenmobiliteit is een uitdaging, maar ook een kans om bij te dragen aan een duurzamere toekomst. Blijf op de hoogte en bereid je voor op deze belangrijke veranderingen.

Meer nieuws?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Meer nieuws?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

Laat je inspireren

We hebben nog wat andere suggesties voor je om te lezen:

  • Mendix on top of AFAS maakt een sprong vooruit

  • Wet & regelgeving 2024: wat verandert er in in HRM & Payroll?

  • We gaan testen. Help!