Wat is dat 4-ogen principe nu eigenlijk? AFAS legt het als volgt uit: “Het toevoegen of wijzigen van bankrekeningen bij crediteuren is een proces dat gecontroleerd moet worden middels het ‘vier-ogen principe’. De kern van dit proces houdt in dat een crediteur pas betaald kan worden, zodra de toegevoegde/gewijzigde bankrekening is gecontroleerd en goedgekeurd.” Simpelweg betekent het dus dat 2 personen een actie of mutatie goed moeten keuren voordat deze verwerkt kan worden. Hierdoor is er een extra controle ingebouwd.
In Profit wordt dit ‘Nieuwe bankrekening bij organisatie, inkoop- en verkooprelatie inrichten’ genoemd. Het fijne hiervan is dat het een standaard onderdeel is in Profit, waardoor het 4-ogen principe altijd wordt toegepast bij het beoordelen van een nieuwe bankrekening. In de workflow kan een nieuwe bankrekening worden goedgekeurd of afgekeurd. Als deze wordt afgekeurd dan wordt de bankrekening ook direct verwijderd, zodat er geen rommel tussen blijft staan.
Bovenop de standaard van AFAS kun je een extra controle in de workflow bouwen. Wij raden dit aan om te doen, omdat je binnen de standaard workflow niet kunt controleren of dezelfde persoon die de bankrekening heeft aangemaakt deze aanvraag ook goedkeurt (dit kan alleen gebeuren als de instuurder in de gebruikersgroep zit). Â De extra controle zorgt ervoor dat er een melding binnenkomt wanneer dezelfde gebruiker die de bankrekening in Profit heeft aangemaakt de taak hiervan probeert door te zetten. Bouw je deze extra controle niet in, kan er toch nog een verkeerde bankrekening door het proces heen glippen. We zijn allemaal mensen, dus foutjes kunnen nou eenmaal gebeuren. Door het inbouwen van deze extra controle verminder je het aantal fouten wel!
- Maak je geen gebruik van het 4-ogen principe, dan loop je het risico dat je betalingen aan inkooprelaties of incasso’s bij verkooprelaties op verkeerde bankrekeningen gaat doen. Met de inzet van het 4-ogen principe zijn je betalingen dus extra veilig.
- Eis vanuit accountants. Veel accountants vragen van je dat je het 4-ogen principe toepast op je boekhouding.
Wanneer je ervoor kiest om dit proces in te richten is het belangrijk om te weten wat je moet doen om dit tot een succes te maken. Denk daarom aan het volgende:
- Intern moet er goed bepaald worden wat de rollen van iedere medewerker zijn binnen de controle. Wie hoort wat te doen en wie hoort wie te controleren?
- Tijdig je taken bijwerken. Je loopt anders het risico om betalingen te doen op verouderde rekeningen of achter te gaan lopen op betalingen. Het is namelijk zo dat zolang de bankrekening ter beoordeling staat, de betalingen hierop niet kunnen worden gedaan.
Ben jij bezig met de veiligheid en kwaliteitswaarborging binnen jouw organisatie? En wil jij dat jouw betalingsprocessen veilig verlopen? Laat ons je helpen met de inrichting van het 4-ogen principe in jouw organisatie. Neem contact ons op
