Opdracht 1: Een eigen werkmap aanmaken in de
U-Turn omgeving

Alle deelnemer aan deze workshop gaan in dezelfde U-Turn omgeving hun opdrachten uitvoeren. Om enige structuur aan te houden, zodat je je eigen werk makkelijk kunt terugvinden gaan we eerst een eigen werkmap in de U-Turn omgeving aanmaken.

Volg onderstaande stappen om dit te realiseren:

1. Log in op U-Turn : https://create.u-turn.app
2. Selecteer de organisatie ‘KWEEKERS Connect’
a. Deze stap is alleen van toepassing als je als gebruiker aan meer dan één organisatie bent toegevoegd. Als je maar één organisatie hebt wordt die direct voor je geselecteerd.
3. Selecteer de omgeving ‘Workshop: Koppelen is kinderspel (28-03-2024)’
a. Deze stap is alleen van toepassing als je als gebruiker aan meer dan één omgeving bent toegevoegd. Als je maar één omgeving hebt wordt die direct voor je geselecteerd.
4. Je komt nu in de eerste versie van de U-Turn terecht. Klik op ‘Koppelingen’ onder het kopje U-Turn Studio om naar de U-Turn Studio koppelingen te gaan.

Je komt nu in het overzichtsscherm van de koppelingen van deze omgeving terecht waar je je werkfolder gaat aanmaken.
5. Rechterklik op ‘Home’ om een nieuwe map aan te maken.

6. Rechterklik vervolgens op de toegevoegde map en kies voor de optie ‘Hernoemen’

7. Geef de map de naam van je voor- en achternaam en klik op Opslaan.

8. Klik vervolgens op de map om naar de inhoud van de map te navigeren. De inhoud zal nog leeg zijn.

Je werkmap is aangemaakt en we kunnen nu met het echte werk beginnen.

Opdracht 2: Eigen gegevens aanvullen met telefoonnummer en e-mail

Nieuwe U-Turn Studio koppeling toevoegen

Hiervoor gaan we in je werkmap een nieuwe koppeling toevoegen. Zorg dat je in je eigen map zit, en klik vervolgens op de + button rechtsboven in het scherm om een nieuwe U-Turn Studio koppeling aan te maken.

Je komt automatisch in de nieuwe koppeling terecht. Hierin krijg je een pop-up te zien waarin je de naam van de koppeling kunt opgeven. Geef je koppeling de naam ‘[Eigen naam] Persoonsgegevens bijwerken’. Wanneer je de naam hebt opgegeven klik je op het kruisje rechts bovenin de pop-up om deze te sluiten.

Bron toevoegen

We gaan eerst een bron (AFAS GetConnector) toevoegen zodat we data uit AFAS op kunnen halen. Hiervoor gebruiken we een testomgeving van KWEEKERS. Om data toe te voegen aan onze koppeling hebben we een bouwblok nodig uit de toolbox. Om de toolbox te openen, klik op het toolbox icoontje in het menu.

Vervolgens zie je hier alle bouwblokken die je tot je beschikking hebt.

Voor het ophalen van data uit AFAS met een GetConnector hebben we het bouwblok ‘Ophalen’ onder de categorie ‘AFAS Profit’ nodig. Pak met je muis het blok op uit de toolbox en sleep deze naar het canvas.

Laat het blok los op het canvas in de lichtblauwe rechthoek. Je ziet nu dat het bouwblok op het canvas geplaatst is.

Om de instellingen van het bouwblok te openen klik je op het blauwe gedeelte van het bouwblok. Je krijgt nu de instellingen van het bouwblok te zien. Hier kun je meerdere dingen doen, elk soort bouwblok heeft hier andere mogelijkheden. Geef eerst je bouwblok een logische naam. Dit doe je door bovenin het scherm de naam te veranderen. Verander de naam in ‘AFAS ophalen KIK deelnemers’.

Tip: op diverse plekken binnen U-Turn Studio is een help knop (?) te vinden. Wanneer je hier op klikt word je doorgelinkt naar onze knowledge base, waar een hoop uitleg en documentatie te vinden is. Door op een ? knop in U-Turn Studio te klikken word je automatisch doorverwezen naar het juiste artikel.

We gaan weer verder met het instellen van het bouwblok. Selecteer eerst bij het invoerveld de AFAS omgeving ‘KWEEKERS AFAS testomgeving’.

Selecteer vervolgens de GetConnector ‘Uturn_KIK_deelnemers’.

Wanneer je de GetConnector geselecteerd hebt wordt direct de data ervan geladen, deze zie je in het onderste gedeelte van het scherm.

Bron data filteren

Vervolgens stel je een filter in, om ervoor te zorgen dat je alleen je eigen deelnemer te zien krijgt.
Klik op de knop ‘+ Filtergroep’ om een nieuwe filtergroep met een filter aan te maken.

Stel vervolgens het filter zo in dat je alleen je eigen deelnemer terugkrijgt. Gebruik hiervoor het nummer dat bij je naam staat in de voorvertoning van de data.

Wanneer je het filter opgesteld hebt klik je op ‘Verversen’. Als het goed is blijft er nu nog maar één regel over, die van jezelf. Het verzamelen van de data is nu compleet. Je mag de bewerken pop-up nu sluiten door op het kruisje rechts bovenin te klikken.

Als je dit gedaan hebt kom je weer terug in het hoofdscherm met het canvas. Sla de koppeling nu op door op ‘Concept opslaan’ te klikken.

Note: koppelingen dienen altijd handmatig opgeslagen te worden. Zorg er dus voor dat je regelmatig, meestal nadat je een bouwblok hebt ingesteld, weer even het concept opslaat. Zo voorkom je dat je werk verliest.

Data bewerken

Het verzamelen is nu gereed en dus is het nu tijd om de informatie te gaan bewerken.

Om de data uit het eerste bouwblok te kunnen bewerken sleep je uit de toolbox het bouwblok ‘Berekende kolommen’ onder de categorie ‘Bewerken data’ op het canvas. Laat deze direct onder het vorige bouwblok los.

Open de instellingen door op het blauwe gedeelte van het bouwblok ‘Bewerken data Berekende kolommen’ in het canvas te klikken. De instellingen openen nu. Geef dit bouwblok de naam ‘Data deelnemer bewerken’. Vervolgens selecteer je het component op basis waarvan dit nieuwe component aangemaakt moet worden. Hier selecteer je ‘AFAS ophalen KIK deelnemers succes’, dit is het resultaat van het eerste bouwblok.

Als je dit gedaan hebt zie je de data verschijnen.

In deze data zie je drie lege velden, namelijk ‘Telefoonnummer_werk’, ‘Email_werk’ en ‘Opmerking’.
Deze willen we gaan vullen en daarvoor zullen we 3 berekende kolommen toe moeten gaan voegen:

• Nieuw telefoonnummer
• Nieuwe email
• Nieuwe opmerking

Voeg een nieuwe berekende kolom toe door links bovenin op ‘+ Toevoegen’ te klikken. Herhaal deze actie totdat je drie berekende kolommen hebt.

Het resultaat hiervan is als volgt.

Vervolgens geef je de drie berekende kolommen een nieuwe naam. Dit doe je door aan de linkerkant met je muis over een kolom heen te bewegen. Daar zie je dan drie verticale puntjes:

Wanneer je op deze drie puntjes klikt verschijnt een menu met de mogelijkheid om de berekende kolom te hernoemen. Je kunt een berekende kolom ook hernoemen door dubbel te klikken op de kolomnaam (aan de linkerkant). Geef alle drie de nieuwe berekende kolommen een nieuwe naam (Nieuw telefoonnummer, Nieuwe email en Nieuwe opmerking).

Nadat de berekende kolommen toegevoegd zijn gaan we de vulling ervan regelen. Selecteer de kolom ‘Nieuw telefoonnummer’ en geef in de expressie editor boven in je telefoonnummer op tussen enkele quotes.

Selecteer vervolgens de kolom ‘Nieuwe email’ (ondertussen wordt in de tabel onderin het scherm je opgevoerde telefoonnummer getoond in de kolom ‘Nieuw telefoonnummer’) en geef hier je nieuwe e-mail op (ook weer tussen enkele quotes).

Nu is het tijd om de waarde voor ‘Nieuwe opmerking’ samen te gaan stellen. Hiervoor gaan we informatie uit de andere kolommen gebruiken. Klik eerst op de berekende kolom ‘Nieuwe opmerking’ aan de linkerkant. De bedoeling is dat we als nieuwe opmerking het volgende gaan samenstellen:

(ID: ) heeft zijn/haar telefoonnummer veranderd van < telefoonnummer_werk> naar en zijn email van naar

Hiervoor gebruiken we een ingebouwde formule om tekst samen te voegen (u.TEKST.SAMENVOEGEN). De formule is als volgt:
u.TEKST.SAMENVOEGEN({Naam}, ‘ heeft zijn/haar heeft zijn telefoonnummer veranderd van ‘, {Telefoonnummer_werk}, ‘ naar ‘, {Nieuw telefoonnummer}, ‘ en het emailadres van ‘, {Email_werk}, ‘ naar ‘, {Nieuwe email})

Kijk hiervoor eventueel ook naar de documentatie in de knowledge base:
https://help.mooqe.nl/knowledgebase/u-tekst-samenvoegen-tekst1-tekst2

Alle velden in deze formule tussen {} zijn eerdere kolommen uit de dataset waar naar verwezen wordt. Deze willen we samenvoegen met wat extra tekst om er een goedlopende zin van te maken. Klik vervolgens op ‘Uitvoeren’ om de berekening toe te passen. Om het resultaat van de berekening volledig te zien kun je op het vergrootglas in de tabel klikken.

Er is nog één extra berekende kolom nodig die we nodig hebben voor het insturen van een bericht naar AFAS. Voeg nog een nieuwe berekende kolom toe en geef deze de naam ‘Persoon vergelijken op’. De waarde van de berekende kolom wordt het getal 0. Sluit de pop-up door op het kruisje rechts bovenin te klikken, en sla de koppeling weer even tussentijds op (‘Concept opslaan’).

Koppelen

We hebben nu onze bewerkingen gereed en rest er nog maar één actie en dat is het terug schrijven naar Profit om daar de data te updaten. Hiervoor sleep je vanuit de toolbox onder de categorie ‘AFAS Profit’ het bouwblok ‘Bijwerken’ naar het canvas. Open de instellingen van dit bouwblok en geef het de naam ‘Deelnemersgegevens bijwerken in AFAS’. Selecteer vervolgens de AFAS omgeving ‘KWEEKERS AFAS testomgeving’ en de UpdateConnector ‘Persoon(KnPerson)’.

Om data weg te schrijven naar een ander systeem moet aangegeven worden welke regels er verstuurd en gekoppeld moeten worden. Dit worden binnen U-Turn Studio ‘Hoofdregels’ genoemd. Deze hoofdregels zijn altijd het resultaat van een eerder bouwblok, in dit geval is dat het resultaat van de berekende kolommen die eerder gemaakt zijn. Selecteer bij de hoofdregels ‘Data deelnemer bewerken succes’, vervolgens wordt de structuur van de UpdateConnector geladen, evenals de kolommen uit het eerdere bouwblok.

Het hoogste niveau (KnPerson) van de UpdateConnector zal automatisch openklappen. Als je dit niveau dichtklapt of sluit zie je welke niveaus er allemaal in de UpdateConnector aanwezig zijn.

Voor het bijwerken van de basale persoonsinformatie in AFAS hebben we alleen het bovenste niveau (KnPerson) nodig. Klap deze weer open. Vervolgens kunnen er lijnen getrokken worden tussen de velden uit de dataset en de velden uit de UpdateConnector. De verbindingen die hier gemaakt moeten worden zijn (van dataset naar UpdateConnector):

• Persoon vergelijken op -> Persoon vergelijken op
• Nummer -> Nummer
• Nieuw Telefoonnummer -> Telefoonnr. Werk
• Nieuwe email -> E-mail werk
• Nieuwe opmerking -> Opmerking

De verbindingen maak je door lijnen te trekken tussen de velden uit de dataset en de velden uit de UpdateConnector. Mocht het zo zijn dat niet alle velden op je beeldscherm passen waardoor de lijst te lang is om lijnen te trekken, dan kun je ook op het veld klikken om een overzicht te zien van alle velden waarmee deze gekoppeld kan worden.

Wanneer alle verbindingen zijn gemaakt zou het er als volgt uit moeten zien:

Je kunt dit bouwblok nu sluiten door op het kruisje rechts bovenin te klikken. Sla vervolgens de koppeling weer op (Concept opslaan).

Uitvoeren van de koppeling

We hebben de koppeling nu helemaal opgebouwd en kunnen deze uit gaan voeren. Het uitvoeren van een koppeling doe je door op de groene play-knop te klikken rechts bovenin.

Vervolgens zie je een menu met de opties ‘Uitvoeren concept’ en ‘Uitvoeren gepubliceerde’. Kies hier voor ‘Uitvoeren concept’.

Wanneer je dit gedaan hebt begint de koppeling met uitvoeren. Je ziet nu realtime in het canvas wat de status is van het uitvoeren van de koppeling.

Als de koppeling volledig succesvol uitgevoerd is zullen alle bouwblokken op het canvas groen zijn. Mocht er een fout opgetreden zijn dan zie je dat aan de kleur van de bouwblokken.

Als je nu het eerste bouwblok ‘AFAS ophalen KIK deelnemers’ opent zul je in de data zien dat de velden bijgewerkt zijn.

Gefeliciteerd, je hebt nu je eerste U-Turn Studio koppeling succesvol uitgevoerd!

Koppeling verbeteren

Wanneer je de koppeling nu nogmaals draait zul je zien dat er weer een update uitgevoerd wordt terwijl er qua data niets aangepast is. Dat is natuurlijk jammer van de capaciteit van zowel AFAS Profit als de U-Turn, dus daar gaan we nog een verandering voor aanbrengen. Open het tweede bouwblok (‘Data deelnemer bewerken’) en maak hier nog drie nieuwe berekende kolommen aan.

Maak drie berekende kolommen aan voor:

• Telefoonnummer is gewijzigd
  In deze kolom gaan we een Excel formule opnemen om te bepalen of het telefoonnummer gewijzigd is.
• Email is gewijzigd
  In deze kolom gaan we een Excel formule opnemen om te bepalen of het emailadres gewijzigd is.
• Meenemen
  In deze kolom gaan we bepalen of deze regel verwerkt mag worden (telefoon of email is gewijzigd)

Zoek in de Knowledge base (https://help.mooqe.nl/knowledgebase) de functie u.ALS op en pas deze toe in de berekende kolommen voor telefoonnummer en email gewijzigd.

Stel de expressies in zodat de bestaande waardes met de nieuwe waardes vergeleken worden en als ze verschillen moet er een waarde 1 gegeven worden. Wanneer ze gelijk zijn moet een waarde 0 gegeven worden.

Zoek nu in de Knowledge base op hoe je de funtie u.OF moet toepassen. Voor de berekende kolom ‘Meenemen’ gaan we de functies u.ALS en u.OF combineren. Wanneer de berekende kolom ‘Telefoon gewijzigd’ OF ‘Email gewijzigd’ een waarde 1 hebben moet de kolom ‘Meenemen’ een waarde 1 krijgen en anders een waarde 0.

We hebben nu in de kolom ‘Meenemen’ bepaald of de regel verwerkt moet worden in de koppeling, maar we moeten natuurlijk nog wel zorgen dat we dit resultaat gaan filteren, zodat alleen de regel meegenomen wordt als ‘Meenemen’ gelijk is aan 1. Sluit het bouwblok en sla het concept weer op.

Voeg nu een nieuw bouwblok toe aan je canvas. Het bouwblok dat toegevoegd moet worden is het ‘Filteren’ onder de categorie ‘Bewerken data’. Sleep dit bouwblok tussen ‘Data deelnemer bewerken’ en ‘Deelnemersgegevens bijwerken in AFAS’.

Verander de naam van het zojuist toegevoegde bouwblok naar ‘Filteren meenemen gewijzigde data’.
Hier gaan we vervolgens een filter aanmaken die het resultaat van ons vorige bouwblok (‘Data deelnemer bewerken’) gaat filteren. In de instellingen van het filter bouwblok, selecteer ‘Data deelnemer bewerken’ bij ‘Resultaat vorige component’.

Je ziet nu dat er in het onderste gedeelte van het scherm de data uit het vorige bouwblok geladen wordt. Hier is nog geen filter op toegepast. Maak nu een nieuwe filtergroep aan met een filter erin. Stel het volgende filter in: Meenemen | Is gelijk aan (=) | 1.

Je ziet nu in het onderste gedeelte dat de data veranderd is. Klik op ‘Verversen’ om de data te verversen en het filter toe te passen. Wanneer je dat gedaan hebt zul je zien dat er geen resultaat terugkomt (ervan uitgaande dat je e-mailadres en telefoonnummer nog steeds gelijk zijn). Sluit nu het bouwblok en sla de koppeling weer op.

Als je nu weer naar het bouwblok ‘Data deelnemer bewerken’ gaat en daar vervolgens de kolommen ‘Nieuw telefoonnummer’ of ‘Nieuwe email’ wijzigt, gebeuren er twee dingen. Ten eerste wijzigt de waarde van berekende kolommen. De kolommen voor het gewijzigde telefoonnummer, gewijzigde email en meenemen krijgen een andere waarde (afhankelijk van welke kolom je gewijzigd hebt). Als het nu zo is dat de kolom ‘Meenemen’ de waarde 1 heeft, zul je zien dat er ook ineens een regel data aanwezig is in het bouwblok ‘Filteren meenemen gewijzigde data’.

Zet het e-mailadres en telefoonnummer nu weer terug naar de originele waarde, afhankelijk van welk veld je net gewijzigd hebt.

Nu hebben we dus een nieuw bouwblok gemaakt waarin we bepalen welke regels verwerkt moeten worden, alleen hebben we deze nog niet gekoppeld in het bouwblok dat de data naar AFAS stuurt. Dit bouwblok kijkt nu nog steeds naar het bouwblok met de berekende kolommen.

Om dit te veranderen, open het bouwblok dat de data naar AFAS verstuurt (‘Deelnemersgegevens bijwerken in AFAS’).

Je ziet dat hier nu nog bij ‘Hoofdregels’ de waarde ‘Data deelnemer bewerken succes’ geselecteerd staat. Dit gaan we veranderen naar ‘Filteren meenemen gewijzigde data succes’. Wanneer je dit doet, krijg je een pop-up te zien met de vraag of de verbindingen opnieuw gemaakt moeten worden. Kies hier voor ‘Probeer opnieuw te koppelen op veldnaam’.

De lijnen die in eerste instantie getrokken waren zijn nu opnieuw weer getrokken, alleen nu op basis van het gefilterde resultaat uit het vorige bouwblok. Sluit het bouwblok en voer de koppeling nog eens uit. Je ziet nu dat er geen regels meer worden uitgevoerd. Dat houdt in dat we nu de koppeling zodanig hebben geoptimaliseerd dat deze alleen regels verwerkt waarvan de waarden veranderd zijn. Dit scheelt een hoop onnodig verwerken van data.

In dit voorbeeld hebben we handmatig data wel of niet gemanipuleerd. Maar stel je een ‘echte’ situatie voor, waarbij bijvoorbeeld de medewerkersgegevens uit een extern systeem komen. Dan is het zeer wenselijk om er op deze manier voor te zorgen dat alleen gewijzigde gegevens verwerkt worden.

Opdracht 3: Aanmaken project voor deelnemer

In deze opdracht gaan we voor je eigen deelnemer een project aanmaken in AFAS. Hiervoor gaan we onder andere gebruikmaken van het samenvoegen van verschillende datasets en groepen voor beter overzicht in de koppeling.

Nieuwe koppeling aanmaken

Ga naar het koppelingenoverzicht, dit doe je door in het linker menu onder het kopje ‘U-Turn Studio’ te klikken op ‘Koppelingen’. Zorg dat je je in je eigen map bevindt. Klik vervolgens op de + knop om een nieuwe koppeling aan te maken. Noem deze koppeling ‘Project aanmaken voor persoon’.

In deze koppeling gaan we gebruik maken van groepen voor wat extra overzicht in structuur in de koppeling. We gaan de koppeling opdelen in drie groepen. In de eerste groep gaan we alle data ophalen, in de tweede groep wordt alle data verwerkt, en de derde groep verstuurt de data.

Navigeer naar de toolbox en sleep vanuit de categorie ‘Structuur’ het bouwblok ‘Groep’ op het canvas. Doe dit in totaal drie keer, zodat er drie groepen onder elkaar staan.

Hernoem nu de groepen. Noem de eerste groep ‘Ophalen GetConnectoren’, de tweede groep ‘Samenvoegen en bewerken data’ en de derde groep ‘Versturen data’.

Tip: je kunt de naam van elk bouwblok in het canvas gemakkelijk aanpassen zonder de instellingen van het bouwblok in te hoeven. Klik met je muis op de naam van het bouwblok, nu zie je dat je muis in een cursor verandert en dat je kunt typen. Hier kun je gemakkelijk de namen van de bouwblokken aanpassen.

We gaan nu twee GetConnectoren toevoegen om data op te halen. Voeg aan de bovenste groep het bouwblok ‘Ophalen’ uit de categorie ‘AFAS Profit’ toe vanuit de toolbox. Noem dit bouwblok ‘Ophalen deelnemers’. Stel het volgende in:

• AFAS Profit omgeving = KWEEKERS AFAS testomgeving
• GetConnector naam = Uturn_KIK_deelnemers
• Maak een filter aan met daarin ‘Nummer = [je eigen persoonsnummer]’

Als alles ingesteld is zou het er als volgt uit moeten zien:

Sluit nu dit bouwblok. Vergeet niet om tussendoor regelmatig de koppeling op te slaan als concept.
Voeg nog een nieuw AFAS Profit – Ophalen bouwblok toe in de eerste groep. Hierin stel je het volgende in:

• Naam van het bouwblok = ‘Ophalen projecten’
• AFAS Profit omgeving = KWEEKERS AFAS testomgeving
• GetConnector naam = Uturn_KIK_projecten
• Er hoeft geen filter toegevoegd te worden

De koppeling ziet er op dit moment als volgt uit:

Je ziet al dat de verticale ruimte op het canvas beperkt is. Om deze reden is het mogelijk om groepen in te klappen zodat je meer ruimte creëert. Met name groepen om data op te halen stel je één keer in, en hoef je vervolgens bijna nooit meer iets in aan te passen. Klap de groep in door op de groep op de drie verticale puntjes te klikken en kies voor ‘Inklappen’.

De groep is nu ingeklapt en heeft weer wat ruimte op het canvas vrijgemaakt.

Nu gaan we de focus leggen op het bewerken en samenvoegen van de data. We willen gaan kijken of voor een deelnemer een project met een specifieke omschrijving al bestaat. Maar om dit te kunnen doen moeten we eerst bepalen wat de projectnaam moet gaan worden, om zo te kunnen controleren of deze al bestaat of niet.

Sleep eerst een ‘Bewerken data – Berekende kolommen’ bouwblok op het canvas in de groep ‘Data samenvoegen en bewerken’. Noem deze groep ‘Berekende kolommen projectnaam’. Voeg vervolgens een nieuwe berekende kolom toe en geef die de naam ‘Projectnaam’. De waarde van deze berekende kolom wordt een samengestelde tekst met de naam en het persoonsnummer van de deelnemer. Geef hier de volgende berekening op projectnaam:

u.TEKST.SAMENVOEGEN(‘Project van ‘, {Naam}, ‘ (‘, {Nummer}, ‘)’)

Klik op ‘Uitvoeren’ om het resultaat van de berekening te zien.

Sluit het bouwblok en sla de koppeling op.

Voeg een nieuw bouwblok toe onder de berekende kolommen die je net hebt aangemaakt. Het bouwblok is ‘Bewerken data – Samenvoegen’. Hiermee gaan we de twee GetConnectoren (deelnemers en projecten) aan elkaar vastmaken zodat we kunnen zien of het project al bestaat. Noem het bouwblok ‘Samenvoegen deelnemer en projecten’. Het samenvoegen zorgt dat er één tabel van data ontstaat met de kolommen uit beide bouwblokken.

Wanneer je naar de instellingen van dit bouwblok gaat zie je aan de linkerkant alle bronnen die beschikbaar zijn in de koppeling. Om bronnen samen te voegen klik je op het groene plusje voor de naam van de bron.

Hier gaan we vervolgens ‘Berekende kolommen projectnaam’ toevoegen, hierin zit de samengestelde projectnaam waarop we gaan controleren. Voeg daarna ‘Ophalen projecten succes’ toe. Je ziet nu de twee toegevoegde bouwblokken met de mogelijkheid om een relatie tussen de twee te leggen.

We gaan nu de relatie bepalen tussen de twee. Hierbij stellen we dat het veld ‘Projectnaam’ uit ‘Berekende kolommen projectnaam’ gelijk moet zijn aan het veld ‘Omschrijving’ uit ‘Ophalen projecten’. Klik op ‘+ Verband’ om het verband aan te maken.

Stel vervolgens de bovenstaande velden uit de bouwblokken in om de relatie te maken en klik op ‘Verversen’ om het resultaat te zien.

Je ziet nu dat de twee bouwblokken samengevoegd zijn en dat de kolommen nu één grote dataset vormen. Aangezien de projectomschrijving die we hebben opgegeven nog niet voorkomt in de projecten zie je momenteel geen resultaat bij het projectgedeelte. Als het project wel zou bestaan dan zouden we hier wel een resultaat zien. Door deze samenvoeging kunnen we later gemakkelijk bepalen of een project al bestaat of nog niet, en dus of deze aangemaakt moet worden. Je kunt het bouwblok nu sluiten. Sla vervolgens de koppeling weer even op. Je koppeling zou er op dit moment zo uit moeten zien:

We gaan nu weer een nieuw bouwblok toevoegen, hierin gaan we wat gegevens toevoegen die nodig zijn voor het aanmaken van een project in AFAS, en we gaan bepalen of regels meegenomen moeten worden of niet.

Sleep hiervoor weer een nieuw bouwblok ‘Bewerken – berekende kolommen’ op het canvas in de groep ‘Data samenvoegen en bewerken’. Zorg dat deze lager staat dan de andere twee bouwblokken in deze groep. Noem het bouwblok ‘Projectinformatie toevoegen’. Selecteer bij ‘Resultaat vorige component’ de waarde ‘Samenvoegen deelnemer en projecten succes’. Maak vervolgens drie nieuwe kolommen aan genaamd ‘Projectprofiel’, ‘Projectgroep’ en ‘Meenemen’.

De inhoud van de berekende kolommen is als volgt:

Projectprofiel: ‘-200’ (let op dat je de enkele quotes om de waarde heen zet)
Projectgroep: ‘ALG’ (let op dat je de enkele quotes om de waarde heen zet)
Meenemen: u.ALS(u.ISLEEG({Project}), 1, 0)

In de ‘Meenemen’ kolom kijken we of de projectkolom al gevuld is of niet. Als deze gevuld is, bestaat het project al en als deze leeg is bestaat het project nog niet.

We hebben nu een berekende kolom waarin we bepalen of de regel verwerkt moet worden of niet, maar we hebben hier nog niet op gefilterd. Sluit het bouwblok en voeg een nieuw bouwblok van het type ‘Bewerken – filteren’ toe in de groep, onder het vorige bouwblok. Noem dit bouwblok ‘Mee te nemen regels’, en selecteer bij ‘Resultaat vorige component ‘Projectinformatie toevoegen succes’.

Maak in dit bouwblok een filter aan met ‘Meenemen = 1’. Als het goed is zit hier nu één regel in.

We zijn nu klaar met het samenvoegen en bewerken van de data, en de koppeling ziet er als volgt uit:

Om weer wat ruimte vrij te maken, klap de groep ‘Samenvoegen en data bewerken’ in. Dan kunnen we nu gaan kijken naar het versturen van de data. Hierin gaan we een nieuw project aanmaken in AFAS Profit.

Sleep een nieuw bouwblok ‘AFAS Profit – Toevoegen’ in de groep ‘Versturen data’. Noem dit bouwblok ‘Aanmaken project in AFAS’. Selecteer bij de AFAS Profit omgeving de waarde ‘KWEEKERS AFAS testomgeving’, en bij UpdateConnector naam selecteer je ‘PtProject’. Vervolgens selecteer je bij Hoofdregels het resultaat van het filter wat we eerder hebben gemaakt (‘Mee te nemen regels succes’). Je ziet nu weer de kolommen uit het filter bouwblok en de kolommen uit de UpdateConnector. We hoeven in deze UpdateConnector alleen maar velden te koppelen op het hoogste niveau (PtProject).

Hier moeten nu drie verbanden gelegd worden. Dit zijn:

• Projectnaam -> Omschrijving
• Projectprofiel -> Projectprofiel
• Projectgroep -> Projectgroep

Als je de velden gekoppeld hebt, zou je de volgende lijnen moeten zien:

Je kunt dit bouwblok nu sluiten. We zijn klaar met het bouwen van de koppeling. We gaan nu alle groepen weer even openklappen om het resultaat ervan te zien tijdens het uitvoeren van de koppeling. Klap alle groepen open voer vervolgens de koppeling uit door op de groene play button te klikken rechts bovenin, en vervolgens te kiezen voor ‘Uitvoeren concept’.

Wanneer je kiest voor ‘Uitvoeren concept’ wordt het concept altijd eerst opgeslagen. Als je een koppeling dus alleen maar uit wil voeren hoef je niet eerst nog handmatig op te slaan.

Je ziet nu dat alles uitgevoerd is en dat er één nieuw project aangemaakt is.

Door de manier hoe we de koppeling hebben opgebouwd is hier direct ingebouwd dat het project met dezelfde omschrijving maar één keer aangemaakt wordt. Als je het bouwblok ‘Samenvoegen deelnemer en projecten’ in de groep ‘Samenvoegen en bewerken data’ opent zie je dat er nu een match wordt gevonden bij het samenvoegen van de data.

Alternatief met verticaal zoeken

In plaats van meerdere gegevenssets aan elkaar koppelen om te kijken of iets bestaat, kunnen we dit ook oplossen met een verticaal zoeken. Met verticaal zoeken kan je een waarde uit de ene gegevensset opzoeken in een andere gegevenssets, om zo te controleren of de waarde al bestaat of niet.

Hiervoor gaan we in het canvas een nieuw bouwblok voor berekende kolommen toevoegen. Dit mag onder de groep voor ‘Versturen data’. Noem dit bouwblok ‘Check project verticaal zoeken’.

Stel hier als ‘Resultaat vorige component’ de waarde ‘Berekende kolommen projectnaam succes’ in. Dit is het eerdere bouwblok waarin we de projectnaam hebben samengesteld. Voeg vervolgens een nieuwe berekende kolom toe met de naam ‘ProjectBestaatAl’.

We gaan nu met een verticaal zoeken kijken of de waarde uit de kolom ‘Projectnaam’ al voorkomt in de bron ‘Ophalen projecten’. Als dit zo is dan bestaat het project al, en anders bestaat het project nog niet.

De verticaal zoeken bestaat uit vier parameters. Raadpleeg eventueel de knowledge base voor deze formule:
https://help.mooqe.nl/knowledgebase/u-vert-zoeken-key-keydatatable-keycolname-valuecol

De eerste parameter is de naam van de kolom waarop we willen zoeken.
De tweede parameter is de bron waarin we deze waarde gaan opzoeken.
De derde parameter is de kolomnaam waarmee we de eerste parameter gaan vergelijken.
De vierde parameter is het resultaat wat we terug willen krijgen.

De formule in ons geval is als volgt:

u.VERT.ZOEKEN({Projectnaam},[Output]{Ophalen projecten succes},Veld!Omschrijving.ID,Veld!Omschrijving.ID)

Hiermee geven we de projectomschrijving terug als er een match gevonden wordt.

Dit kunnen we vervolgens weer gaan gebruiken om de kolom te vullen met een 0 of een 1, afhankelijk van of er een match gevonden wordt of niet. Dit doen we door een variabele aan te maken waarin we het resultaat van de verticaal zoeken stoppen. Vervolgens checken we met een gecombineerde u.ALS en u.ISLEEG of de variabele gevuld is of niet, en is de uitkomst een 0 of een 1.

We hebben nu op een vereenvoudigde manier gecontroleerd of het project al bestaat of niet. Zeker als de bronnen die je samenvoegt beide veel kolommen hebben kan dit snel een zware operatie worden, plus dat je dataset heel veel (vaak ongewenste) kolommen bevat. In zo’n situatie is een verticaal zoeken dus een heel goed alternatief voor het samenvoegen van meerdere bronnen/datasets.