Dossieritems verwijderen op basis van vervaltermijnen
Vergeet nooit meer op tijd een dossieritem te verwijderen dankzij bewaartermijnen
Vergeet nooit meer op tijd een dossieritem te verwijderen dankzij bewaartermijnen! Niet het meest spannende onderwerp, maar in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wel heel belangrijk: bewaartermijnen. Heb je nog geen bewaarbeleid en/of voelt niemand zich verantwoordelijk voor het tijdig verwijderen van medewerker gegevens? Dan is het nu tijd om actie te ondernemen. AFAS heeft hier namelijk de perfecte functie voor gemaakt. Vanaf AFAS Profit 18 is het mogelijk om dossier items op basis van de wettelijke bewaartermijnen te verwijderen uit het systeem. Dit hoef je hierna niet meer handmatig te doen, en vergeet je ook de handeling niet. Hoe handig is dat! Lees je mee hoe deze handige functie je leven een stukje verbetert?Â
Op de juiste manier gegevens bewaren
Hoe belangrijk het is om gegevens op de juiste manier te bewaren hoeven we niet meer uit te leggen. Stel: een sollicitant heeft toestemming gegeven om zijn of haar gegevens een jaar te bewaren, dan wil je na dit jaar de sollicitantgegevens verwijderen. Je kunt dan, middels een bewaartermijn op het dossieritem van de sollicitatie, de dossieritems na instuurdatum verwijderen. Je maakt hiervoor een verwijdersets aan. Je bepaalt zelf welke typen dossieritems je wilt meenemen en de verwijdersets toont alle relevante dossieritems. Makkelijker te werk gaan kan bijna niet!
Hoe werkt het dan?
Maar hoe werkt deze functionaliteit nou eigenlijk? Dat is simpel. Je richt via de CRM-module de bewaartermijnen in voor een type dossieritem en/of voor een kenmerkcombinatie binnen een type dossieritem. Een bewaartermijn is altijd in jaren uitgedrukt. De bewaartermijn begint te lopen wanneer het doel, waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, behaald is of wanneer de dienstverlening tussen twee partijen stopt. Naast de bewaartermijnen maak je ook verwijdersets aan. De verwijdersets voor verwijderen is een momentopname en bevat de dossieritems die bij het aanmaken van de verwijdersets voor verwijderen in aanmerking komen. Maar let op! De dossieritems worden dus niet automatisch verwijderd na de bewaartermijn, pas na het uitvoeren van je verwijdersets. Hierdoor blijf je altijd zelf in control, en kan er helemaal niks misgaan.
De voordelen van bewaartermijnen
Waarschijnlijk is dit geen verrassing: maar ja, deze functie van AFAS (Profit 18) maakt toch echt je leven een stukje beter. De wet bepaalt wat er moet gebeuren, maar volgens de archiefwet zijn er verschillende termijnen voor het bewaren van gegevens. Na het verstrijken hiervan, ben je als organisatie verplicht om deze te vernietigen. Als je hier zelf continu op moet letten, is een foutje zo gemaakt. Door gebruik te maken van deze functionaliteit, bespaar je jezelf een hoop ellende.
Wil jij aan de slag met het verwijderen van dossieritems op basis van bewaartermijnen? Onze Consultants staan voor je klaar om jou te helpen met de inrichting hiervan. Neem contact met ons op via onderstaande knop!