Nationale Vereniging de Zonnebloem (de Zonnebloem) is een vereniging die zich al jaren inzet voor mensen met een lichamelijke beperking zodat zij volop van het leven kunnen genieten. De Zonnebloem is een aantal jaar geleden gestart met het ICT-programma Zonnewende. Dit programma moet met name leiden tot een beter presterende CRM-omgeving voor de gehele vereniging. Het richt zich op de (gegevensverwerkende) processen en ICT-applicaties binnen de CRM-omgeving. Dit betreft onder andere de processen voor en ondersteuning van het vrijwilligerswerk, het aanbod van diensten en producten aan mensen met een lichamelijke beperking, relatiebeheer, marketing en communicatie, fondsenwerving en de ondersteunende processen. Een onderdeel van dit programma was de implementatie van AFAS voor de financiële administratie. Een mooie opdracht aan KWEEKERS als AFAS implementatiepartner om het project samen tot een succes te brengen. In dit interview spreken we met Erik de Kok en Marcel van der Kaa. Erik is Projectcoördinator Zonnewende en hij is sinds vorig jaar werkzaam binnen de vereniging. Marcel startte zeven jaar geleden en is manager Financiën, Planning & Control bij de Zonnebloem. Beiden hebben een grote rol gespeeld in de implementatie van AFAS Software en de samenwerking met KWEEKERS.

“KWEEKERS heeft een duidelijke, bewezen eigen implementatiemethode. Die methode wordt uitgesmeerd over de tijd van het project, waardoor je duidelijk inzicht hebt in welke stappen je gaat nemen.”

Iedereen mag meedoen

De Zonnebloem is een van de grootste vrijwilligersorganisaties van Nederland. Dagelijks zetten tienduizenden vrijwilligers, verspreid door heel Nederland, zich in om mensen met een fysieke beperking (vanaf 18 jaar) een onvergetelijke tijd te bezorgen. Dat doen ze door sociale en recreatieve activiteiten mogelijk te maken. Daar houdt het overigens niet op. De Zonnebloem traint medewerkers van diverse vrijetijdslocaties zoals musea, pretparken of theaters hoe zij het beste om kunnen gaan met mensen met een fysieke beperking.

Daarnaast richt De Zonnebloem zich op het optimaliseren van de toegankelijkheid en mobiliteit in Nederland. Om dit te optimaliseren toetsen zij diverse locaties op toegankelijkheid. Denk bijvoorbeeld aan accommodaties als de Efteling, het Rijksmuseum en lokale winkelcentra. Deze locaties worden bezocht door zowel keurmeesters als deelnemers van de Zonnebloem. Zij bundelen hun ervaringen en bevindingen en brengen vervolgens een rapport uit met verbeterpunten. Om de mobiliteit van mensen met een lichamelijke beperking te vergroten, heeft de Zonnebloem speciale rolstoelauto’s, de Zonnebloemauto, die gehuurd kunnen worden op vijftig locaties in Nederland.

De keuze voor AFAS: procesmatig werken op basis van workflows

De Zonnebloem introduceerde een aantal jaar geleden een ICT-programma binnen de organisatie: Zonnewende. Binnen dit programma zijn tien tot vijftien deelprojecten gedefinieerd. Belangrijke pijlers binnen dit programma zijn flexibeler werken, meer in de cloud werken en gebruik maken van standaard software in plaats van maatwerkapplicaties. Erik: “Voordat we Zonnewende opstartten, werkte iedere afdeling met eigen systemen. Daar liepen we op een gegeven moment vast. Om verder te komen moet alles namelijk met elkaar samenhangen.” Daarom besloot de Zonnebloem, na onderzoek, de overstap te maken naar een nieuw platform: Salesforce. Door de overstap naar dit platform worden de processen van alle afdelingen ondergebracht op hetzelfde platform. Erik: “Door met hetzelfde systeem te werken krijg je een uniformer en completer klantbeeld.”

Een van de deelprojecten binnen Zonnewende is de selectie en implementatie van een financiële applicatie. Ondanks het feit dat de Zonnebloem de voorkeur geeft aan werken op één platform, besloten ze hiervoor toch verder te kijken. Marcel: “Voor financieel biedt Salesforce geen native applicatie waar we enthousiast over waren. Dus besloten we verder te kijken. Voor deze selectieprocedure hebben we verschillende partijen aangeschreven op basis van de door ons vastgestelde criteria. Drie partijen, waaronder AFAS, werden uitgenodigd om een pitch te houden op ons kantoor. Al snel waren we het erover eens: we kiezen voor AFAS. Daar waren eigenlijk twee redenen voor. Allereerst waren we al bekend met AFAS; ons Team P&O maakt namelijk al langere tijd gebruik van deze software. De doorslaggevende factor was overigens de uitgebreide mogelijkheid tot procesmatig werken op basis van workflows. Daarin onderscheidt AFAS zich van andere applicaties. AFAS is dus een uitzondering van onze andere applicaties omdat deze niet op het Salesforce platform zit.

De duidelijke en eigen implementatiemethode van KWEEKERS

Toen de keuze op AFAS was gevallen, was de volgende vraag: wie gaat de Zonnebloem ondersteunen bij de implementatie van AFAS Financieel? Marcel: “Voor de implementatie hebben we in eerste instantie contact gehad met AFAS zelf. Wij gaven daarin aan dat we snel wilden schakelen. Op advies van AFAS zijn we toen gaan oriënteren naar aangesloten implementatiepartners. Omdat KWEEKERS op steenworp afstand van de Zonnebloem zit, besloten we na een goede kennismaking met hen in zee te gaan. Dat verliep vanaf het eerste moment al goed. In overleg met KWEEKERS zijn we tot een implementatieplan gekomen voor de Zonnebloem.” Om tot zo’n implementatieplan te komen, zijn verschillende gesprekken nodig. Op die manier kun je een duidelijk beeld krijgen van alle behoeften en eventuele risico’s voordat je met het traject start. Die werkwijze was wel even wennen voor Marcel en Erik. Marcel: “Normaal gesproken volgen onze leveranciers de werkwijze vanuit de Zonnebloem. In dit geval was KWEEKERS duidelijk over hún werkwijze. Daar moesten we even in schakelen.” Daarop vult Erik aan: “KWEEKERS heeft een duidelijke, bewezen eigen implementatiemethode. Die methode wordt uitgesmeerd over de tijd van het project, waardoor je duidelijk inzicht hebt in welke stappen je gaat nemen. KWEEKERS neemt je eigenlijk aan de hand mee door het hele traject heen. Dat heb ik zelf als heel prettig en geruststellend ervaren en zorgde ervoor dat ik veel vertrouwen had in deze werkwijze.”

Een traject met een korte doorlooptijd

De samenwerking met de Zonnebloem startte met een kick-off, waarna in de zomer van 2022 écht aan de slag werd gegaan. De wens vanuit de Zonnebloem was om het implementatietraject voor het einde van het jaar af te ronden. Een traject met een zeer korte doorlooptijd, dus. Marcel: “Voor de overstap naar AFAS werkten we bij de Zonnebloem met Navision voor onze financiële administratie. Onze primaire focus in het implementatietraject was om alle processen die we op dat moment in Navision hadden, onder te brengen in AFAS. Denk daarbij dus aan een koppeling met een scan en herkenapplicatie van inkoopfacturen, de inrichting van de financiële administratie en bankkoppelingen. Deze gangbare zaken wilden we voor het einde van 2022 geïmplementeerd hebben.” In de eerste fase van het traject is dus met name gefocust op het aanbrengen van een basis in AFAS. Door de duidelijke planning en afbakening van het project werd dit gedeelte begin december 2022 live gezet. Erik: “Het is vanuit ons echt een bewuste keuze geweest om het project klein te houden in het begin. Doordat we hieraan vastgehouden hebben, hebben we ook de snelheid erin kunnen houden en konden we begin december live.”

Een fijne samenwerking en snel schakelen

Marcel: “Het gehele implementatietraject is voor ons prettig verlopen. In zo’n traject loop je altijd tegen dingen aan en komen onverwachte ‘problemen’ om de hoek. Het is dan belangrijk hoe je daarmee omgaat. Alle dagen die we samen met KWEEKERS gepland hadden en de werkzaamheden die we voor ogen hadden zijn binnen de afgesproken kaders uitgevoerd.” Voor deze samenwerking werden zowel KWEEKERS Consultant Noor als Projectleider Margret aan de Zonnebloem gekoppeld. Vanaf het begin was een duidelijke rolverdeling gedefinieerd. Marcel: “Mijn rol binnen dit project had meer betrekking op de inhoud van het project. Aangezien ik in het team zit dat AFAS Financieel gaat gebruiken, kon ik inhoudelijk goed beoordelen wat er nodig was.” Erik vervulde in dit geheel een projectmatige rol: “Ik hield gedurende dit traject in de gaten of we daadwerkelijk op planning liepen en het oorspronkelijke plan ook gevolgd werd.” Om ervoor te zorgen dat zo’n traject soepel verloopt, is het enorm belangrijk om intensief contact te hebben met elkaar. Daarvoor was Noor wekelijks te vinden op het nationaal bureau van de Zonnebloem in Breda. Marcel: “Op die manier konden wij snel schakelen met Noor. Daarnaast hadden zowel Erik als ik bijna wekelijks contact met Margret over de voortgang, de planning en belangrijke besluiten. Ook Noor en Margret hadden onderling weer veel contact over dit project. Die constructie werkte erg goed voor ons.”

Een traject met een korte doorlooptijd

De samenwerking met de Zonnebloem startte met een kick-off, waarna in de zomer van 2022 écht aan de slag werd gegaan. De wens vanuit de Zonnebloem was om het implementatietraject voor het einde van het jaar af te ronden. Een traject met een zeer korte doorlooptijd, dus. Marcel: “Voor de overstap naar AFAS werkten we bij de Zonnebloem met Navision voor onze financiële administratie. Onze primaire focus in het implementatietraject was om alle processen die we op dat moment in Navision hadden, onder te brengen in AFAS. Denk daarbij dus aan een koppeling met een scan en herkenapplicatie van inkoopfacturen, de inrichting van de financiële administratie en bankkoppelingen. Deze gangbare zaken wilden we voor het einde van 2022 geïmplementeerd hebben.” In de eerste fase van het traject is dus met name gefocust op het aanbrengen van een basis in AFAS. Door de duidelijke planning en afbakening van het project werd dit gedeelte begin december 2022 live gezet. Erik: “Het is vanuit ons echt een bewuste keuze geweest om het project klein te houden in het begin. Doordat we hieraan vastgehouden hebben, hebben we ook de snelheid erin kunnen houden en konden we begin december live.”

Doorontwikkeling van workflows en handmatige handelingen reduceren

Pas als je daadwerkelijk met applicaties werkt kom je achter verbetermogelijkheden. Erik vertelt daarover: “De basis binnen AFAS hadden we nodig voor continuïteit: op die manier konden we een overstap maken naar AFAS en ermee gaan werken. Voor de doorontwikkeling binnen AFAS gaan we ons nu richten op efficiëntie en aanvullende zaken die we nog niet hadden ondergebracht.” Daarop vult Marcel aan: “We gaan nu met name kijken hoe we workflows efficiënter kunnen inrichten en hoe gegevens vanuit andere applicaties makkelijker in AFAS kunnen komen. Binnen AFAS gaan we echt aan de slag met workflow management. Daarnaast gaan we de mogelijkheden onderzoeken van het onderbrengen van de voorraadadministratie van ons magazijn binnen AFAS.” Een andere aanvullende wens vanuit de Zonnebloem is om het aantal handmatige handelingen binnen de organisatie terug te dringen. Daarover vertelt Marcel: “Op dit moment hebben we nog redelijk wat handmatige handelingen. Zo moeten we bijvoorbeeld handmatig exports maken vanuit andere applicaties om deze vervolgens handmatig te importeren in AFAS. Dat wisten we overigens van tevoren, maar dat is een punt dat we dit jaar zeker willen optimaliseren.”

Om alle wensen en aanvullende projecten goed in kaart te brengen, komt Noor maandelijks langs bij de Zonnebloem. Marcel: “Samen met KWEEKERS kijken we naar de zaken waar we in de praktijk tegenaan lopen en welke verbeteringen er mogelijk zijn. De echte efficiëntieslagen kun je pas maken op het moment dat je daadwerkelijk met de applicatie werkt.” Daarnaast staat er in april dit jaar een portfoliosessie gepland met KWEEKERS om alle behoeften en wensen binnen de organisatie in kaart te brengen en een organisatiebreed beeld te schetsen van alle kansen en mogelijkheden van AFAS.

Wil je meer weten over AFAS implementaties, U-Turn koppelingen of jouw vraagstuk voorleggen aan één van onze experts? Neem dan contact met ons op!