RAI Vereniging: met een klein team een grote digitaliseringsslag maken

Veel mensen kennen vooral de evenementlocatie RAI in Amsterdam. Maar niet iedereen weet dat RAI Vereniging de oprichter van de RAI is. Tegenwoordig richt deze branchevereniging zich op belangenbehartiging en dienstverlening voor mobiliteitsmakers, importeurs en bedrijven in de automotive sector. Vanuit die rol ondersteunt de organisatie haar leden op het gebied van belangenbehartiging, wet- en regelgeving en dienstverlening.

Om processen slimmer, centraler en toekomstbestendiger in te richten, koos RAI Vereniging voor een volledige implementatie van AFAS Profit. Samen met KWEEKERS werden HRM, Payroll, ERP én CRM samengebracht in één omgeving. En dat allemaal binnen één jaar tijd.

RAI Vereniging besloot direct groots uit te pakken. Niet alleen HRM en Payroll werden vervangen, maar ook ERP-processen gingen mee in de implementatie. “Als we toch gingen overstappen, wilden we het ook meteen goed doen,” zegt Roald. “We wilden voorkomen dat we nog jarenlang bezig zouden zijn met losse koppelingen en handmatige overdrachten tussen systemen.”

Daar bleef het niet bij. Tijdens hetzelfde traject werd óók de volledige website vernieuwd. “Onze oude website was gekoppeld aan het oude CRM. Omdat we toch naar een nieuwe website wilden, hebben we bewust besloten om dat tegelijkertijd aan te pakken. Anders zouden we tijdelijke nieuwe koppelingen moeten bouwen.”

De implementatie vond plaats met een projectteam van slechts vier mensen. “Dat maakte het behoorlijk intensief,” vertelt Roald. “Onze medewerkers zijn vooral bezig voor de leden. Daarom moesten we heel bewust tijd vrijmaken voor een klein team dat dit project kon trekken.”

Vanaf de zomer begon de druk steeds verder op te lopen. “Richting augustus en september werd het steeds drukker. Het team was continu in gesprek met consultants, aan het testen, aan het controleren en de laatste details aan het afronden. Tegen het einde van het traject liep de druk echt flink op.”

Toch slaagde het team erin om de deadline voor de livegang te halen. Mede doordat bewust keuzes werden gemaakt over prioriteiten. “Sommige werkzaamheden hebben we bijvoorbeeld over 1 januari heen geschoven om ruimte te creëren voor de livegang. Soms moet je gewoon pragmatisch zijn.”

Ook inhoudelijk bracht het project de nodige uitdagingen met zich mee. RAI Vereniging heeft namelijk een bijzondere organisatiestructuur met negen secties (van personenauto’s tot fietsen en van zware bedrijfswagens tot equipment), ieder met een eigen bestuur vanuit de leden.

“Voor een buitenstaander is onze structuur best complex. De secties functioneren deels zelfstandig, maar vallen wel onder dezelfde vereniging. Dat brengt administratief behoorlijk wat uitdagingen met zich mee,” legt Roald uit. “Denk aan negen verschillende interne budgetten voor urenregistratie, verdeling van de kosten en inkomsten over de verschillende secties én per sectie verschillende lidmaatschappen met afwijkende regelingen en prijzen.”

Die structuur goed vertalen naar de inrichting van AFAS kostte tijd. “In het begin was het lastig om dat goed over te brengen aan de consultants. Niet omdat zij iets verkeerd deden, maar omdat onze organisatie simpelweg anders werkt dan veel andere organisaties.” Door veel gesprekken te voeren en samen oplossingen te bedenken voor uitdagingen, ontstond uiteindelijk een inrichting die goed aansloot op de praktijk.

Opvallend genoeg verliep de livegang zelf relatief rustig. Medewerkers kwamen begin januari terug op kantoor en konden direct aan de slag in de nieuwe omgeving. “We hebben er bewust geen enorme happening van gemaakt,” vertelt Roald. “Mensen hadden van tevoren wel trainingen gehad en konden er direct mee gaan werken.”

De reacties vanuit medewerkers waren positief en het aantal vragen bleef beperkt. “Uiteindelijk draait het vooral om wennen. Mensen moeten dingen nét iets anders doen dan voorheen. Maar als het systeem logisch werkt, went dat snel.”

Sinds de livegang merkt RAI Vereniging al duidelijke voordelen van de nieuwe werkwijze. Vooral HR-processen verlopen nu veel gestructureerder dan voorheen. “Vakantieaanvragen, goedkeuringen en urenregistratie zijn veel eenvoudiger geworden. Daar zat vroeger veel meer handmatig werk in.”

Ook de ledenadministratie is strakker ingericht. “We hebben nu veel beter afgeschermd wie gegevens mag aanpassen, anderen mogen wijzigingsverzoeken invoeren. Dat zorgt ervoor dat de kwaliteit van onze data beter blijft.”

Hoewel de implementatie inmiddels succesvol draait, ziet RAI Vereniging dit pas als het begin. “We zijn nu bezig met optimalisaties en kijken bijvoorbeeld ook naar AI-functionaliteiten binnen AFAS,” vertelt Roald. “Denk aan het slimmer ontsluiten van beleidsstukken en interne informatie voor medewerkers.” Daarnaast ligt er alweer een volgend traject klaar: ook een aparte BV van de vereniging zal samen met KWEEKERS naar AFAS worden overgezet.

Volgens Roald zat de kracht van de succesvolle implementatie vooral in de flexibiliteit en de korte lijnen tijdens het traject. “De consultants hebben goede kennis van zaken, zijn makkelijk benaderbaar en denken goed mee. Van begin tot eind was het gewoon een prettige samenwerking.”

Ook is hij trots op het kleine team dat hier vanuit RAI Vereniging aan werkte. “In één jaar tijd hebben we dit met vier mensen neergezet,” besluit Roald. “Dat was soms pittig, maar we hebben nu een omgeving staan waar we echt verder op kunnen bouwen.”

Wil je meer weten over AFAS implementaties, U-Turn koppelingen of jouw vraagstuk voorleggen aan één van onze experts? Neem dan contact met ons op!