Een Power BI-dashboard is een interactieve visuele weergave van data waarin grafieken, tabellen en KPI’s samenkomen op één scherm. Het stelt gebruikers in staat om in één oogopslag de prestaties van een organisatie te beoordelen en dieper in te zoomen op specifieke cijfers. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe een Power BI-dashboard werkt, van databronnen tot toegangsbeheer.

Wat kun je zien en doen in een Power BI-dashboard?

In een Power BI-dashboard zie je een verzameling van visuele elementen, ook wel tiles of tegels genoemd, die elk een stukje data weergeven. Denk aan staafdiagrammen, lijngrafieken, kaarten, gauges en tabellen. Gebruikers kunnen direct interacteren met de visualisaties door te filteren, door te klikken op elementen en te navigeren naar onderliggende rapporten voor meer detail.

Een dashboard in Power BI is meer dan een statische rapportage. Het biedt de volgende mogelijkheden:

• Interactief filteren: Klik op een regio op een kaart en alle andere visuals passen zich automatisch aan die selectie aan.
• Drillthrough: Navigeer vanuit een samenvatting naar een gedetailleerd rapport over een specifieke afdeling, klant of periode.
• Q&A-functie: Stel een vraag in gewone taal, zoals “Wat was de omzet in maart?” en Power BI genereert automatisch een visualisatie.
• Meldingen instellen: Ontvang een notificatie wanneer een KPI een bepaalde drempelwaarde overschrijdt.
• Delen en samenwerken: Dashboards zijn deelbaar binnen een organisatie via de Power BI Service.

Het grote voordeel van een business intelligence-dashboard in Power BI is dat het altijd actueel is. Zodra de onderliggende data verandert, past het dashboard zich automatisch aan op basis van de ingestelde verversingsfrequentie.

Hoe worden gegevens in Power BI verwerkt en weergegeven?

Power BI verwerkt gegevens via een vaste stroom: data wordt opgehaald uit een bron, getransformeerd in Power Query, opgeslagen in een datamodel en vervolgens weergegeven als visualisaties. De kern van de werking ligt in het datamodel, waar relaties tussen tabellen worden gelegd en berekeningen worden gemaakt met de formuletaal DAX (Data Analysis Expressions).

De verwerkingsstroom ziet er als volgt uit:

1. Verbinding maken: Power BI verbindt zich met een of meerdere databronnen.
2. Transformeren: In Power Query worden de ruwe gegevens opgeschoond, gefilterd en gecombineerd tot een bruikbare dataset.
3. Modelleren: Tabellen worden aan elkaar gekoppeld en berekende kolommen of measures worden aangemaakt met DAX.
4. Visualiseren: Het datamodel vormt de basis voor alle grafieken en tabellen in het rapport en dashboard.
5. Verversen: Op geplande tijden of in real time worden de gegevens opnieuw opgehaald, zodat het dashboard actueel blijft.

De kracht van Power BI zit in de combinatie van gebruiksvriendelijke visualisatiemogelijkheden en een robuust datamodel op de achtergrond. Zelfs complexe berekeningen, zoals jaar-op-jaarvergelijkingen of gewogen gemiddelden, zijn mogelijk zonder dat eindgebruikers daar iets van hoeven te weten.

Welke databronnen kun je koppelen aan Power BI?

Power BI ondersteunt honderden databronnen, variërend van eenvoudige Excel-bestanden tot complexe cloudplatforms en databases. Vrijwel elke plek waar data wordt opgeslagen, kan als bron dienen voor een Power BI-dashboard.

De meest gebruikte categorieën databronnen zijn:

• Bestanden: Excel, CSV, XML en JSON
• Databases: SQL Server, MySQL, PostgreSQL, Oracle
• Clouddiensten: Microsoft Azure, SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, Google Analytics
• ERP- en HR-systemen: SAP, AFAS, Exact, Twinfield
• Webservices en API’s: Via OData- of REST API-koppelingen
• Streamingdata: Real-time databronnen voor live dashboards

Het koppelen van meerdere bronnen aan één dashboard is een van de sterkste eigenschappen van Power BI. Zo kun je financiële data uit een ERP-systeem combineren met personeelsdata uit een HR-platform en klantdata uit een CRM, waardoor je een volledig en samenhangend beeld krijgt van de organisatie.

Wat is het verschil tussen Power BI Desktop, Service en Mobile?

Power BI bestaat uit drie componenten die elk een andere rol vervullen: Desktop is de ontwikkelomgeving, Service is het cloudplatform voor delen en samenwerken, en Mobile is de app voor onderweg. Ze werken samen als onderdelen van één ecosysteem.

Power BI Desktop

Power BI Desktop is een gratis Windows-applicatie die je lokaal installeert. Hier bouw je rapporten: je legt verbindingen met databronnen, transformeert data in Power Query, bouwt het datamodel en ontwerpt de visualisaties. Desktop is de werkomgeving voor rapportontwikkelaars en data-analisten.

Power BI Service

Power BI Service is de cloudomgeving via app.powerbi.com. Hier publiceer je de rapporten die je in Desktop hebt gemaakt, stel je dashboards samen, beheer je toegangsrechten en configureer je automatische gegevensverversing. De Service is ook de plek waar eindgebruikers rapporten bekijken en met elkaar samenwerken.

Power BI Mobile

De Power BI Mobile-app is beschikbaar voor iOS en Android en geeft toegang tot dashboards en rapporten die gepubliceerd zijn in de Service. Rapporten kunnen worden geoptimaliseerd voor een mobiele weergave, zodat KPI’s ook onderweg goed leesbaar zijn op een smartphone of tablet.

Wie in een organisatie heeft toegang tot een Power BI-dashboard?

Toegang tot een Power BI-dashboard wordt bepaald door licenties en rollen binnen de Power BI Service. Een beheerder bepaalt wie welk dashboard of rapport mag bekijken, bewerken of publiceren. Zo kan een directeur een strategisch overzichtsdashboard zien, terwijl een teamleider alleen toegang heeft tot de data van zijn eigen afdeling.

Power BI kent de volgende toegangsniveaus:

• Viewer: Kan dashboards en rapporten bekijken en interacteren, maar niet bewerken.
• Contributor: Kan inhoud toevoegen aan een werkruimte.
• Member: Kan inhoud beheren en anderen uitnodigen als viewer of contributor.
• Admin: Heeft volledige controle over de werkruimte.

Daarnaast biedt Power BI Row-Level Security (RLS), waarmee je kunt instellen dat gebruikers alleen de rijen in de data zien die voor hen relevant zijn. Een regiomanager ziet dan automatisch alleen de cijfers van zijn regio, zelfs als hij hetzelfde rapport opent als de landelijke directeur. Dit maakt het mogelijk om één dashboard te bouwen dat voor meerdere doelgroepen bruikbaar is, zoals een interactief Power BI dashboard sociaal domein.

Wanneer is Power BI de juiste keuze voor jouw rapportage?

Power BI is de juiste keuze wanneer je data uit meerdere bronnen wilt samenvoegen, interactieve en actuele rapportages nodig hebt, en wanneer meerdere mensen in de organisatie toegang moeten hebben tot dezelfde inzichten. Het is met name sterk als je al werkt met Microsoft-producten zoals Microsoft 365, Teams of Azure.

Power BI past goed bij jouw organisatie als:

• Je rapportages nu handmatig worden samengesteld in Excel en dit veel tijd kost.
• Beslissingen worden genomen op basis van verouderde of onvolledige data.
• Verschillende afdelingen eigen rapportages bijhouden die niet met elkaar kloppen.
• Je wilt dat leidinggevenden zelfstandig kunnen navigeren door data zonder tussenkomst van IT.
• Je schaalbaar wilt rapporteren: van tien tot duizenden gebruikers.

Voor kleinere organisaties met eenvoudige rapportagebehoeften kan een goed opgezette Excel-rapportage volstaan. Maar zodra data complexer wordt, meerdere bronnen een rol spelen of de behoefte aan real-time inzichten groeit, biedt een business intelligence-dashboard in Power BI structurele voordelen die handmatige rapportages niet kunnen bieden.

Hoe KWEEKERS jou helpt met Power BI-dashboards

KWEEKERS biedt end-to-end Power BI-diensten: van de eerste analyse van jouw rapportagebehoeften tot de implementatie van maatwerkdashboards en de doorlopende hosting en optimalisatie. We zorgen ervoor dat ruwe data wordt omgezet in bruikbare inzichten die datagedreven besluitvorming en strategische planning ondersteunen.

Wat wij concreet voor jou doen:

• BI-consultancy: We brengen jouw huidige rapportageproces in kaart en adviseren over de meest effectieve dashboardstructuur.
• Databronkoppelingen: We koppelen jouw ERP-systeem, HR-platform, financiële software of andere bronnen aan Power BI.
• Maatwerkdashboards: We bouwen dashboards die zijn afgestemd op jouw sector, of dat nu zorg, onderwijs of een andere branche is, inclusief een Power BI organigram viewer voor organisatiestructuren.
• Row-Level Security: We zorgen dat de juiste mensen de juiste data zien, zonder extra handmatig werk.
• Training en adoptie: We begeleiden jouw team zodat zij zelfstandig met de dashboards aan de slag kunnen.

De kosten van een Power BI-traject zijn afhankelijk van de complexiteit van jouw datalandschap, het aantal databronnen en de wensen rondom maatwerk. We stemmen altijd af op de specifieke situatie en schaal van jouw organisatie. Wil je weten wat Power BI voor jouw rapportages kan betekenen? Neem contact op met KWEEKERS en we denken graag met je mee.