Dashboards helpen HR en Finance om ontwikkelingen in verzuim, bezetting, kosten en resultaten te volgen. Door die informatie samen te bekijken, kun je verschillen onderzoeken en keuzes beter onderbouwen. Niet meer cijfers verzamelen, maar gerichter bepalen waar aandacht nodig is.

Want de maandelijkse rapportage maken is één ding. Begrijpen wat de uitkomsten betekenen voor jouw organisatie is iets anders. Waarom stijgen de personeelskosten? Waar neemt het verzuim toe? En welke ontwikkelingen vragen om actie?

Een goed dashboard helpt je om die vragen te onderzoeken. De waarde zit niet in zoveel mogelijk grafieken, maar in informatie waarmee mensen verder kunnen.

Dashboarding is het overzichtelijk tonen van gegevens, bijvoorbeeld in grafieken, tabellen en belangrijke kengetallen. Een dashboard brengt informatie samen die je nodig hebt om ontwikkelingen te volgen en keuzes te maken.

Denk aan het ziekteverzuim per afdeling, de ontwikkeling van personeelskosten of het verschil tussen de begroting en de werkelijke uitgaven.

Het voordeel? Je hoeft niet telkens losse rapportages naast elkaar te leggen om te ontdekken wat er speelt.

Een goed dashboard helpt je om:

• Belangrijke ontwikkelingen sneller te herkennen.
• Cijfers eenvoudig met elkaar te vergelijken.
• Minder tijd kwijt te zijn aan het maken van rapportages.
• Beslissingen beter te onderbouwen.
• Samen te werken vanuit dezelfde informatie.

Daarbij is één ding belangrijk: een dashboard neemt geen beslissingen voor je. Het helpt je om de juiste vragen te stellen en beter te begrijpen wat de cijfers vertellen.

Een HR-dashboard geeft inzicht in je personeelsbestand. Zo kun je bijvoorbeeld zien hoe het verzuim, de bezetting en het personeelsverloop zich ontwikkelen.

Dat is waardevol, want achter die cijfers zitten mensen.

Stel dat het ziekteverzuim binnen een afdeling de afgelopen maanden is gestegen. Een HR-dashboard maakt deze ontwikkeling zichtbaar.

Je kunt vervolgens verder kijken. Is de stijging tijdelijk? Speelt dit binnen meerdere teams? En zijn er andere signalen die aandacht vragen?

Het dashboard laat zien waar iets verandert, maar verklaart niet vanzelf waarom dat gebeurt. Daarvoor blijven de kennis van HR-professionals en gesprekken met leidinggevenden en medewerkers belangrijk.

Zo vormen de cijfers een aanleiding om verder te onderzoeken, niet om direct een conclusie te trekken.

Ook personeelsverloop wordt duidelijker als je cijfers over een langere periode bekijkt.

Verlaten er opvallend veel medewerkers een bepaalde afdeling? Of neemt de uitstroom binnen een functiegroep toe?

Met deze informatie kan HR samen met leidinggevenden onderzoeken wat er speelt. De uitkomsten van bijvoorbeeld vertrekgesprekken kunnen helpen om de cijfers te duiden. Vervolgens bepaal je of er actie nodig is op het gebied van begeleiding, ontwikkeling of werving. Zo ondersteunt een HR-dashboard niet alleen de dagelijkse personeelsadministratie, maar ook de keuzes die later belangrijk kunnen zijn.

Een financieel dashboard brengt belangrijke cijfers samen, zoals osten, opbrengsten, budgetten en resultaten.  Daarmee kan Finance sneller zien hoe de organisatie ervoor staat en waar verschillen met de begroting ontstaan.

Voor businesscontrollers is dat een belangrijk verschil. In plaats van vooral terug te kijken naar wat er is gebeurd, ontstaat meer ruimte om mee te denken over wat er moet gebeuren.

Stel dat de personeelskosten hoger uitvallen dan begroot.

Een financieel dashboard kan zichtbaar maken waar het verschil ontstaat en hoe dit zich over de maanden ontwikkelt.

Komt het door extra inzet van personeel? Zijn bepaalde kosten gestegen? Of sluiten de aannames in de begroting niet meer aan op de praktijk?

De cijfers vormen het begin van het gesprek. Door de oorzaken te onderzoeken, kan Finance samen met het management knopen doorhakken en jullie bedrijf laten groeien.

Door resultaten over meerdere perioden te vergelijken, kun je onderzoeken of een verschil eenmalig is of langer aanhoudt.

Een tegenvallende maand vraagt mogelijk om een andere aanpak dan kosten die al meerdere maanden oplopen. Het dashboard helpt om dat onderscheid zichtbaar te maken, zodat je gerichter kunt bespreken wat er nodig is.

Zo gaat het gesprek niet alleen over de vraag wat er is gebeurd, maar ook over wat je ermee doet.

Door HR- en financiële gegevens samen te bekijken, krijg je beter inzicht in de relatie tussen mensen, inzet en kosten. Je ziet niet alleen wat er verandert, maar kunt ook onderzoeken hoe ontwikkelingen elkaar beïnvloeden.

Als HR en Finance alleen naar hun eigen cijfers kijken, missen ze soms een deel van het verhaal. Binnen de begroting blijven zegt bijvoorbeeld nog niet of de personeelsbezetting voldoende is. En hogere personeelskosten betekenen niet automatisch dat de inzet ondoelmatig is.

Door informatie samen te brengen, ontstaat een beter vertrekpunt voor het gesprek. Daarbij blijft het belangrijk om onderscheid te maken tussen ontwikkelingen die tegelijk optreden en een daadwerkelijk aangetoonde oorzaak.

Stel je een zorgorganisatie voor met meerdere locaties.

Het HR-team ziet in het dashboard dat het verzuim op één locatie al een aantal maanden hoger ligt dan op andere locaties. Tegelijk merkt Finance dat de personeelskosten daar toenemen.

Wanneer beide afdelingen hun cijfers naast elkaar leggen, zien ze dat ook de kosten voor tijdelijke vervanging zijn gestegen.

Dat betekent niet automatisch dat het verzuim de enige oorzaak is. Maar het geeft wel aanleiding om samen verder te kijken.

HR onderzoekt met de leidinggevende wat er binnen het team speelt. Finance brengt in beeld welke kosten toenemen en hoeveel ruimte er binnen de begroting is.

Op basis daarvan kunnen ze samen gerichte keuzes maken.

Dit is de stap van rapporteren naar sturen: een verandering herkennen, de situatie onderzoeken en een onderbouwde vervolgactie afspreken.

Een goed dashboard laat vooral de cijfers zien die belangrijk zijn voor jouw organisatie. Je hoeft dus niet alles te meten wat technisch mogelijk is.

Begin met de vragen waarop je antwoord wilt hebben.

• Ziekteverzuim en verzuimontwikkeling.
• Instroom en uitstroom van medewerkers.
• Personeelsbezetting en beschikbare uren.
• Ontwikkeling van personeelskosten.

• Werkelijke kosten tegenover de begroting.
• Ontwikkeling van inkomsten en uitgaven.
• Financiële resultaten per afdeling of periode.
• Openstaande bedragen en betalingen.

Welke cijfers je kiest, hangt af van je doelen en de vragen die binnen de organisatie spelen.

Een HR-manager wil misschien weten waar extra personeel nodig is. Een businesscontroller kijkt naar de ontwikkeling van kosten. En de directie wil vooral begrijpen wat dit betekent voor de organisatie als geheel.

Daarom hoeft niet iedereen precies hetzelfde dashboard te gebruiken. Wel moeten de definities achter de cijfers op elkaar aansluiten. Anders bespreek je hetzelfde onderwerp, maar vergelijk je verschillende uitkomsten.

Een goed dashboard begint niet bij de keuze voor software, maar bij de vragen die je wilt beantwoorden. Als je weet welke informatie je nodig hebt, kun je veel gerichter aan de slag.

Waar wil je meer grip op krijgen? Denk aan stijgende personeelskosten, verschillen tussen budget en werkelijkheid of ontwikkelingen in het ziekteverzuim.

Kies eerst één of twee vragen die belangrijk zijn voor jouw organisatie. Bedenk ook welke beslissing je met het antwoord wilt kunnen nemen. Zo voorkom je dat je cijfers verzamelt zonder duidelijk doel.

Onderzoek waar de benodigde informatie staat en of de gegevens compleet en betrouwbaar zijn.

Een overzichtelijk dashboard heeft weinig waarde als de cijfers niet kloppen of een niet compleet beeld laten zien.

Wat bedoelen jullie precies met verzuim, bezetting of personeelskosten? Welke kosten tellen mee? En welke periode gebruiken jullie?

Zorg dat iedereen dezelfde uitleg van de cijfers gebruikt. Zo voorkom je verschillende uitkomsten en onnodige discussies.

Zo voorkom je dat verschillen in de berekening worden aangezien voor verschillen in de praktijk.

Een HR-manager heeft andere vragen dan een businesscontroller of directeur.

Laat daarom vooral zien wat iemand nodig heeft om zijn of haar werk goed te doen. Betrek gebruikers bij een eerste versie en controleer samen of de cijfers herkenbaar zijn en de belangrijkste vragen worden beantwoord.

Meer informatie is niet automatisch beter. Een overzicht waarmee iemand gericht verder kan, is waardevoller dan een scherm vol grafieken.

Bekijk de cijfers regelmatig met de mensen die ermee werken.

Welke ontwikkelingen vallen op? Wat willen jullie verder onderzoeken? En welke acties spreken jullie af?

Leg ook vast wie een actie oppakt en wanneer jullie de uitkomst bespreken. Zo wordt dashboarding geen extra rapportage, maar een vast hulpmiddel bij het nemen en opvolgen van beslissingen.

Werk je met AFAS? Dan beschikt jouw organisatie vaak al over veel gegevens die je kunt gebruiken voor HR- en financiële dashboards.

Bij KWEEKERS helpen we organisaties om die gegevens te vertalen naar bruikbare inzichten. Daarvoor bieden we onder andere dashboards voor HR en Finance.

Het Power BI HR-dashboard brengt informatie uit AFAS samen over onder meer verzuim, instroom, uitstroom en loonkosten. Je kunt de gegevens bekijken voor verschillende afdelingen of groepen medewerkers, zodat je gerichter kunt onderzoeken waar veranderingen optreden.

Het Power BI financieel dashboard laat onder andere resultaten per periode en afwijkingen ten opzichte van het budget zien. Je kunt verder inzoomen tot op boekingsniveau en de bijbehorende factuur bekijken. Dat helpt om niet alleen het totaalbedrag te zien, maar ook te onderzoeken hoe het is opgebouwd.

Welke informatie beschikbaar is, hangt af van de inrichting van AFAS en de gegevens die worden vastgelegd. Ook de afspraken over berekeningen, actualiteit en toegang blijven belangrijk.

Bepaal daarom wie welke informatie nodig heeft en richt de toegang daarop in. Zeker bij personeelsgegevens wil je niet alleen dat cijfers bruikbaar zijn, maar ook dat ze bij de juiste mensen terechtkomen.