Iedereen onboard

Zorgeloos over naar het nieuwe Onboarden in AFAS

Zorg dat jouw organisatie de boot niet mist

Vanaf de zomer van 2025 (Profit 6) verdwijnen de huidige workflows voor indiensttreding in AFAS Profit. Dit betekent dat je niet langer gebruik kunt maken van de bestaande modules voor Medewerker in dienst, Medewerker herindienst en Sollicitant in dienst. Geen reden tot paniek, maar wél een kans om te optimaliseren. Het is belangrijk om hier mee aan de slag te gaan, vooral voor organisaties in sectoren zoals zorg en onderwijs, waar complexe indiensttredingsprocessen en een hoge in- en uitstroom van medewerkers extra uitdagingen vormen.

Met het vernieuwde Onboarden wordt het indiensttredingsproces namelijk veel eenvoudiger én efficiënter. Dankzij de nieuwe workflow transformeer je een complexe procedure in een gestroomlijnd proces. Zo bespaar je tijd, verhoog je medewerkerstevredenheid en richt je workflows slim en overzichtelijk in. En dat allemaal in één efficiënte workflow. 

Voordelen van het nieuwe Onboarden

  • Efficiëntie in één workflow: Eén flexibele workflow die je direct kunt starten en waarmee je taken eenvoudig decentraal verdeelt over teams of locaties, ongeacht het type.
  • Automatisering op z’n best: Gegevens worden automatisch gematcht, dubbele registraties voorkomen en losse processen samengevoegd. Vaarwel handmatig werk!
  • Zonder in te leveren op flexibiliteit: Van digitale gegevensuitvraag tot ondertekening – doorloop het proces volledig online en pas profielen en pagina’s naar eigen wens aan.

Wat is Onboarden in AFAS?  

Onboarden is een belangrijk proces waarbij (nieuwe) medewerkers (her)indienst treden en je hen welkom laat voelen in jouw organisatie. Het gaat niet alleen om het snel laten aarden van een nieuwe collega, maar ook om het regelen van de praktische zaken die daarbij komen kijken. Het is van belang om het administratieve proces zo efficiënt mogelijk af te ronden, zodat je tijd overhoudt voor de persoonlijke aandacht die jouw nieuwe collega verdient. Met Onboarden in AFAS worden de workflows voor Medewerker indienst, Sollicitant indienst en Medewerker herindienst samengebracht in één overzichtelijke en tijdbesparende workflow. Zo wordt het proces niet alleen praktischer, maar vooral ook veel efficiënter. Dat is aangenamer voor jou én bovenal voor jouw nieuwe collega.

AFAS ondersteunt iedereen binnen jouw organisatie

AFAS brengt gegevens en teams bij elkaar. Het systeem ondersteunt iedereen die werkt met aanvragen, registraties of beslissingen. Of je nu verantwoordelijk bent voor HR, financiën, IT of de dagelijkse aansturing, AFAS helpt je sneller te handelen en met duidelijke informatie te werken.

Stap 1: Schep vertrouwen vanaf moment één

  • Bied de sollicitant een contractvoorstel aan vóór het uitvragen van aanvullende gegevens;
  • Toon vertrouwen om de sollicitant te motiveren vervolgstappen te zetten, zoals het opzeggen van een huidige baan;
  • Stel met één druk op de knop een digitaal contractvoorstel op;
  • Zorg voor een soepele onboarding.

Stap 2: Gegevens verzamelen

  • Verzamel benodigde documenten, zoals identiteitsbewijzen en loonheffingsverklaringen;
  • Stel de juiste set gegevens samen via een draaiboek;
  • Zet deze documenten klaar voor de sollicitant in de Onboarden workflow;
  • Houd het proces overzichtelijk en digitaal.

Stap 3: Smille matching

  • Voorkom dubbele registraties met een geautomatiseerd matchingsmechanisme;
  • Identificeer overeenkomsten met bestaande medewerkers of sollicitanten;
  • Ontdubbel gegevens waar nodig automatisch;
  • Zorg voor een efficiënte en foutloze registratie.

Stap 4: Contract opstellen

  • Stel het definitieve arbeidscontract op binnen de workflow;
  • Vraag extra benodigde gegevens digitaal op;
  • Laat het contract digitaal ondertekenen door werkgever en medewerker;
  • Zorg voor een snelle en papierloze afhandeling.

Stap 5: Portaaltoegang verlenen

  • Geef de nieuwe medewerker toegang tot het OutSite-portaal;
  • Bied aanvullende informatie overzichtelijk aan;
  • Maak het eenvoudig om gegevens aan te leveren;
  • Houd de voortgang inzichtelijk voor geautoriseerde medewerkers.

Stap 6: Inrichten en afronden

  • Pas de workflow aan op de behoeften van jouw organisatie;
  • Richt het proces volledig op maat in;
  • Voer een laatste controle uit;
  • Maak het dienstverband klaar om te starten.

Klaar om onboard te gaan?

Wil je jouw onboardingsproces overzichtelijk houden en alle functionaliteiten direct goed inrichten? Reken dan op de expertise van onze HRM-specialisten. Wacht niet langer, vraag een gratis inspiratiesessie aan en ontdek hoe het nieuwe Onboarden jouw organisatie vooruithelpt.

Naam(Vereist)

Deze organisaties stapten al onboard:

Kijk mee met KWEEKERS

Ideeën, praktische tips en inspirerende verhalen vind je hier.
Lees onze blogs, bekijk succesverhalen en leer het team achter KWEEKERS kennen.

Lees hier al onze

Succesverhalen

Lees hier al onze

Blogs

Lees hier over

Ons team