3 redenen om processen in jouw zorginstelling te digitaliseren
We hebben bewondering voor de passie en toewijding waarmee alle professionals binnen de zorgsector werken. En we zien de groeiende uitdagingen waar zij voor staan. Denk aan hoge personeelskosten, de zorgvraag die alleen maar toeneemt en de stijgende verwachtingen van cliënten. Plus alle verantwoording die afgelegd moet worden, wat zich uit in veel administratieve lasten en hoge regeldruk. Deze uitdagingen vragen om slimme oplossingen. Het digitaliseren van administratieve processen in de zorg is daarom belangrijker dan ooit.
En toch hebben veel zorgorganisaties op dit gebied een blinde vlek. Hoe kom je erachter of dit ook voor jouw zorginstelling geldt? Wat levert het op als je kiest voor het structureel digitaliseren en automatiseren van je werkprocessen? In de komende serie blogs speciaal voor de zorg & welzijn branche, delen we onze kennis en ervaring. Met zijn allen werken we namelijk keihard aan ons grote doel: voor 2030 brengen we 1 miljard kopjes koffie terug naar de zorg en maatschappij. Een kopje koffie is onze metafoor voor tijd. Tijd die binnen de zorg nodig is om de zorgkwaliteit én het medewerkersgeluk hoog te houden.
In dit eerste deel geven Ludo en Jerry, accountmanager en senior consultant bij KWEEKERS, je 3 redenen waarom het digitaliseren van bedrijfsprocessen voor zorginstellingen van belang is.
1. Behoud de kennis binnen je organisatie
Door toenemende vergrijzing en het tekort aan medewerkers komt de zorg de komende jaren steeds verder onder druk te staan. Het is 5 voor 12: om als zorgorganisatie toekomstbestendig te zijn, wil je je nu voorbereiden op deze uitdagingen. Dat begint met het op orde brengen van je backoffice, oftewel bedrijfsadministratie. Maar waarom is dit zo belangrijk?
Ludo: “De voornaamste uitdaging in de sector Zorg & Welzijn, vooral bij de zorginstellingen die langdurige zorg leveren, is het behouden van personeel. Niet alleen het zorgpersoneel, ook de medewerkers die achter de schermen werken. Juist dat is belangrijk voor de mogelijkheid om te innoveren en kennis binnen de organisatie te houden. Nu zijn deze instellingen vaak afhankelijk van medewerkers op interim basis. Dit betekent dat ze veelal niet lang binnen de organisatie werken. En de kennis die ze hebben, dus ook verdwijnt. Het gebrek aan innovatiekracht en kennisborging maakt dat veel organisaties kiezen voor outsourcing van diensten, zoals salarisadministratie, omdat ze de kennis en het personeel missen om deze taken zelf uit te voeren.”
Automatisering helpt om cruciale kennis binnen de organisatie te houden en maakt deze kennis toegankelijk en overdraagbaar.
2. Bevorder innovatie
De zorgsector heeft te maken met veel veranderingen op diverse terreinen. Niets is nog hetzelfde in de wereld van cure en care. Om zorg betaalbaar en toegankelijk te houden is innovatie broodnodig. Dat geldt voor het primaire proces, het daadwerkelijk leveren van de zorg aan de cliënt of patiënt, maar zeker ook voor het secundaire proces, zoals het beheren van personeelszaken, de financiën en informatiesystemen. Om de huidige ontwikkelingen en de nodige efficiëntie te kunnen managen, moet de bedrijfsvoering van iedere zorginstelling meer dan ooit op orde zijn.
Jerry vertelt: “Wat digitalisering vooral uitdagend maakt, is dat zorgpersoneel gewend is om veel op papier te doen. Gedurende de dag maken ze aantekeningen en deze zetten ze vervolgens aan het eind van de werkdag in de computer. Door dit proces te digitaliseren krijgen medewerkers nu de kans om via telefoons, tablets en laptops hun werkzaamheden te registreren aan het bed of bij de cliënt thuis. Hierdoor besteden zij hun volledige tijd aan het zorgen en hoeven zij niet na hun dienst nog de administratie bij te werken.”
3. Krijg meer controle en stabiliteit
Werk kan zo veel leuker en beter gemaakt worden! En met meer oog voor de behoeftes van en impact op de maatschappij. In veel organisaties zijn mensen te druk met de verkeerde dingen: onnodige handelingen, dubbel werk, fouten herstellen. Het kost handenvol tijd en komt de kwaliteit niet ten goede. We kunnen ons voorstellen dat sommigen mensen software en automatisering als concurrent voor hun eigen positie zien. Belangrijk is de mindset: laat de software voor jou werken en niet andersom! Met de software van AFAS ben je in staat om je hogere doelen te bereiken: betere invulling van je eigen werk, meer werkplezier én tijd voor wat echt belangrijk is: de juiste zorg en aandacht naar de mens en cliënt.
Ludo: “Soms worden werkprocessen zeer ad hoc opgezet, zonder rekening te houden met efficiëntie en langetermijnplanning. Bestuurders kunnen deze aanpak accepteren, omdat het werk op korte termijn afgehandeld wordt. Investeren in verbeterde processen zorgt voor meer menselijke energie op de lange termijn. Dat heb je nodig nu de de zorgvraag alleen maar stijgt en de menskracht achterblijft.”
Alles in één softwarepakket
Veel organisaties gebruiken verschillende softwarepakketten per afdeling en per proces. Dat kan en moet anders vinden we bij KWEEKERS. Werken met één bronsysteem voor al je bedrijfsprocessen verhoogt de efficiëntie en levert je kostenbesparing op. Samen zorgen we ervoor dat administratieve lasten verdampen. Hoe we dit doen?
- We digitaliseren, automatiseren én optimaliseren bedrijfsprocessen binnen je organisatie
- Wij zorgen ervoor dat de software van AFAS optimaal blijft presteren door je te ontzorgen bij het functioneel beheer
- We verschuiven de focus van zorgmedewerkers en administratie naar aandacht voor mensen
De software van AFAS brengt voor de zorgbranche een berg nieuwe mogelijkheden en innovaties met zich mee. Naast de optimalisatie van het algemene gebruiksgemak komen er jaarlijks nieuwe en verbeterde functionaliteiten beschikbaar. Daarmee kunnen zorgorganisaties hun automatisering weer naar een hoger niveau tillen.
Het biedt jou de uitkomst om al je processen te stroomlijnen en onder te brengen in één bronsysteem. Wil jij dit ook voor jouw zorginstelling? Neem dan contact met ons op. We laten je graag zien welke stappen jij kan zetten! In onze volgende blog duiken we dieper in op deze stappen. Want, wat komt er allemaal bij kijken als je dan echt gaat digitaliseren binnen jouw zorginstelling?