AFAS-implementatie bij ANKO: in zes maanden live en 2880 kopjes koffie rijker
“Wat we in een half jaar tijd hebben neergezet, dat is topsport.”
Als branchevereniging voor meer dan 4.000 kapperondernemers speelt ANKO een cruciale rol in de kappersbranche. De vereniging behartigt belangen, ondersteunt leden op thema’s zoals werkgeverschap, cao, onderwijs, arbo en ondernemerschap, en zorgt dat kappers, van ketenbedrijven tot ZZP’ers, hun werk toekomstgericht kunnen blijven doen.
Met een team van 16 collega’s, onder wie directiesecretaris Miranda Bakker en directeur Therèse van ’t Westende, draait veel van de organisatie om betrouwbare informatie, efficiënte processen en een stabiele administratieve basis. Juist daarom ging ANKO de afgelopen jaren steeds bewuster kijken naar de manier waarop haar ICT-landschap ondersteunend was aan de ambities van de vereniging.
Een logisch moment voor vernieuwing
Toen Therèse 3 jaar geleden begon bij ANKO, viel haar op dat de organisatie al stappen had gezet: zo was de overstap naar de Cloud voor Office 365 net gemaakt. Tegelijkertijd was het applicatielandschap nog relatief versnipperd. De ledenadministratie en financiële administratie draaiden in eigen softwarepakketten, en de salarisadministratie was extern belegd.
Door die versnippering ontstonden er automatisch veel handmatige handelingen tussen systemen. Logisch ontstaan door de jaren heen, maar niet ideaal wanneer je als organisatie wil doorontwikkelen. “Het werkte prima voor dat moment,” vertelt Therèse, “maar we zagen dat het als geheel nóg efficiënter en betrouwbaarder kon. We wilden graag verder professionaliseren, en dan helpt het als je processen samenbrengt in één softwarepakket.” De behoefte aan modernisering kwam daarmee niet voort uit problemen, maar uit ambitie: de organisatie klaarmaken voor de toekomst, eigenaarschap vergroten en toe naar één werkwijze die voor iedereen helder is.
Toen de vraag ontstond hoe die stap het beste gezet kon worden, dacht Therèse meteen terug aan een eerdere samenwerking: “Ik heb bij mijn vorige werkgever een AFAS-implementatie gedaan bij het Register Belastingadviseurs. Daar was KWEEKERS één van de partijen. Dat beviel zó goed dat ik ze hier opnieuw heb geïntroduceerd.”
Samen bouwen in hoog tempo
In de zomer ervoor tekende ANKO de offerte; zes maanden later, in januari, zou alles live gaan. Een wens vanuit ANKO waar KWEEKERS geen ‘nee’ tegen zei.
“Onze organisatie was in beweging,” vertelt Therese. “We werkten aan een nieuwe koers en wilden veranderingen niet over meerdere jaren uitsmeren. Een snelle implementatie gaf energie. Die wederzijdse gedrevenheid vonden we ook bij KWEEKERS.”
Samen met KWEEKERS als implementatiepartner werd er gekozen voor een pressure-cooker aanpak. Geen lange wekelijkse overleggen, maar intensieve sessies waarin in korte tijd beslissingen werden genomen. Therèse: “Ik ben gewoon twee, drie dagen naar Oosterhout gereden. Daar hakten we knopen door. Dat werkte perfect voor ons.” Ook Miranda herkent die dynamiek. “We waren allemaal aan boord van een rijdende trein,” zegt ze. “Maar het voelde nooit gehaast. Het was duidelijk, efficiënt en doelgericht.”
Inzicht, structuur en één verenigingssysteem
ANKO koos voor AFAS als nieuw fundament. Niet alleen vanwege functionaliteit, maar ook vanwege de filosofie achter het systeem: één geïntegreerd platform voor ledenadministratie, financiële administratie, facturatie, HRM, payroll en PowerBI.
“Het idee van één systeem past bij hoe wij willen werken,” vertelt Therèse. “Betrouwbaar, overzichtelijk en toekomstbestendig. Daarbij is AFAS een Nederlandse partij die zijn credits al wel heeft verdiend.” In combinatie met de website (WordPress met OutSite) en Office 365 bleef uiteindelijk een compact landschap over: drie systemen die samen de volledige organisatie ondersteunen.
Tijdens de inrichting merkte ANKO bovendien hoe waardevol de ervaring van KWEEKERS binnen de verenigingswereld was. Die herkenning hielp ANKO om sneller te bepalen welke inrichting het beste aansloot bij hun eigen processen en om hun wens voor één geïntegreerd verenigingssysteem daadwerkelijk vorm te geven. En dat was niet het enige wat bijbleef uit de implementatie.
Samenwerking die bijblijft
Tijdens het traject maakte vooral de samenwerking indruk. Miranda: “We waren geen leverancier en opdrachtgever: we deden het samen.” De dataconversie werd daarbij als spannend ervaren, omdat ANKO overstapte vanuit systemen die vijftien jaar lang vertrouwd waren. Maar juist in die fase viel de gedrevenheid op:
“De inzet van Laurens was onuitputtelijk,” zegt Therèse. “Hij was altijd bereikbaar, ongeacht het tijdstip en als er zich iets voordeed of we met vragen zaten, kwam hij altijd met de oplossing. Die vastberadenheid heeft heel veel verschil gemaakt.”
Ook andere KWEEKERS-collega’s worden genoemd: “Imre kwam als trainee aan tafel en wat zij aan het eind al zelfstandig deed, was echt mooi om te zien,” vertelt Therèse. Deze intensieve en vertrouwde manier van samenwerken hielp ANKO door de enorme deadline heen. “Er waren momenten dat het pittig was,” zegt Miranda. “Maar er werd altijd het eerlijke gesprek gevoerd. En KWEEKERS trok ons er soms echt doorheen.”
Een zachte landing voor medewerkers
Hoe medewerkers het nieuwe systeem zouden ervaren, was een belangrijk aandachtspunt. Maar die overgang verliep verrassend soepel.
“We hebben eigenlijk een hele zachte landing gehad,” vertelt Miranda. “Collega’s werkten al snel met vertrouwen in het systeem.”
De diversiteit binnen het team, van digitale ervaren collega’s tot medewerkers die jarenlang met dezelfde systemen werkten, maakte dat extra bijzonder. “Iedereen vond zijn weg,” zegt ze. “En nog mooier: collega’s blijven kritisch meedenken. Ze komen met ideeën hoe processen nóg slimmer kunnen. Dat gebeurde voorheen met onze oude systemen minder. Ook daarin komt het enthousiasme over hoe we het nu aanpakken naar voren.”
“Maar ook het feit dat we KWEEKERS bijna niet meer nodig hebben, is eigenlijk het mooiste compliment.”
Vooruitgang die voelbaar is
Het nieuwe systeem levert ANKO niet alleen overzicht op, maar ook een concrete tijdsbesparing. Vooral payroll springt eruit. “Voorheen besteedden we het uit,” zegt Miranda. “En het interne werk dat we hadden, duurde anderhalve dag. Nu doen we hetzelfde in ongeveer een uur.”
Ook ledenmutaties en vraagafhandeling zijn eenvoudiger geworden. Leden kunnen via het ledenportaal zelf gegevens bijwerken en informatie opvragen, volledig gepersonaliseerd. “Dat scheelt enorm,” vertelt Miranda. “Een mailtje, een telefoontje… allemaal stappen die nu niet meer nodig zijn. Leden vinden sneller hun antwoord en het bespaart ons tijd. Een win-win.”
Met het Power BI-dashboard kan ANKO bovendien op elk moment de actuele stand van zaken zien. Of het nu gaat om projecten, ledenaantallen of financiële rapportages: alles staat in één overzichtelijke omgeving. “We hadden voorheen geen automatische managementrapportages,” vertelt Miranda. “Nu kunnen we daar nog veel meer uit halen. Dat geeft zoveel inzicht.”
Een laatste laag efficiëntie als kers op de taart
ANKO maakt naast het ruime AFAS-pakket ook intensief gebruik van de U-Turn-koppelingen van KWEEKERS. Hoewel zij niet zelf in de beheeromgeving werken, hebben ze bijna alle mogelijkheden benut om repeterende taken te automatiseren.
“Volgens mij hebben we er zo’n twaalf,” zegt Miranda. “Bijna alles wat we konden inzetten, is geautomatiseerd. Dat scheelt heel veel tijd en is vele malen minder foutgevoelig.”
Met het koppelplatform werd het voor ANKO mogelijk om zonder programmeerkennis koppelingen te (laten) realiseren tussen kernsystemen of binnen bepaalde processen. Waar voorheen gegevens moesten worden overgetypt of via Excel werden overgezet, lopen deze informatiestromen nu helemaal automatisch. Een hele mooie kers op de taart, die het project aftopte met een laatste laag efficiëntie.
Terugkijkend is ANKO bovenal trots. “Wat we in een half jaar hebben neergezet, is topsport,” zegt Therèse. “Maar het heeft goed uitgepakt. We hebben nu een fundament dat past bij hoe we willen werken.”
De organisatie blijft in beweging. De komende tijd werkt ANKO aan het verder verfijnen van het ledennet, het verbeteren van automatische nieuwsattenderingen en het nog verder visualiseren van rapportages. En dat is precies waar de samenwerking met KWEEKERS op gericht was: een toekomstbestendig systeem dat de vereniging ondersteunt in haar rol voor duizenden ondernemers.
“We zijn zeker trots op hoe het nu gaat. En dat mag ook.”
Terugkijkend op een geweldige samenwerking
Voor KWEEKERS en ANKO is het project een mooi voorbeeld van wat er mogelijk is wanneer organisatie en implementatiepartner met dezelfde energie, ambitie en openheid samenwerken. Samen in zes maanden een volledig verenigingsproces implementeren – HR, payroll, ledenadministratie, finance, facturatie en koppelingen – met een zachte landing voor medewerkers: het tempo lag hoog, maar het resultaat was er niet minder om.
En het effect? Dat is duidelijk voelbaar: de organisatie bespaart naar eigen inschatting 1 tot 1,5 FTE aan werkzaamheden binnen leden- en financiële administratie. Omgerekend is dat goed voor 2.880 kopjes koffie per maand: onze maatstaf waarbij één kopje gelijkstaat aan vijf minuten tijdwinst.
“Dat is echt een wereld van verschil,” sluit Therèse af.