“KWEEKERS bood flexibiliteit en oplossingen die andere partijen ons niet konden bieden”.

Vanuit een deskundig, mensgericht, klantgericht, betrokken en duurzaam oogpunt pakt Welling Bouw verschillende bouwprojecten aan. Van het bouwen van nieuwbouwwoningen tot aan renovaties aan bestaand vastgoed: Welling Bouw heeft de expertise in huis. In 2015 heeft Welling Bouw het aannemersbedrijf Van de Water Bouw overgenomen. De twee organisaties opereren afzonderlijk en onder eigen verantwoordelijkheid. Daar waar dat synergetisch voordeel oplevert, zoeken ze elkaar op. Zo ook op het gebied van het automatiseren van bedrijfsprocessen.

Twee jaar geleden maakten zij de overstap naar de software van AFAS voor de digitalisering van interne processen. Al snel werd opgemerkt dat de standaard kaders van AFAS niet helemaal naadloos aansloten bij het vooruitstrevende karakter van Welling Bouw. Om wel die aansluiting te vinden tussen de ambities en de mogelijkheden van de software werd de samenwerking met KWEEKERS opgezocht. We spraken met Cor en Jorn over de implementatie en optimalisatie van AFAS Profit.

De match tussen Welling Bouw en KWEEKERS via AFAS

Cor van Weenum werkt op interim-basis bij Welling Bouw. Als gespecialiseerde in IT-management verzorgt hij de communicatie tussen klant en leverancier. Uit zijn persoonlijke ervaring blijkt namelijk dat zowel managementteams als IT-leveranciers het soms lastig vinden om elkaar te begrijpen en dat hierdoor vaak miscommunicatie ontstaat. In 2010 startte Cor als zzp’er; Welling Bouw was zijn eerste klant. Na een kleine tussenstop in de samenwerking is hij inmiddels alweer vier jaar aan het werk voor de organisatie. Zodoende werd hij twee jaar geleden intensief betrokken bij de implementatie van AFAS Profit. Cor: “Twee jaar geleden werd bij Welling Bouw besloten om de interne processen te optimaliseren.

We kozen ervoor om AFAS Profit te implementeren. Vanuit mijn eigen kennis en expertise merkte ik al vrij snel dat de visie en het innoverende karakter van Welling Bouw niet gemakkelijk te borgen was binnen de organisatie van AFAS zelf. Na een aantal gesprekken raadden zij mij aan om op zoek te gaan naar een passendere samenwerkingspartner. AFAS zag de match tussen Welling Bouw en KWEEKERS. Na een aantal kennismakingsgesprekken met KWEEKERS-Consultants Sjoerd en Tessa werd de match snel gevonden. Tessa zorgde voor een vernieuwende visie. Dat is waar wij naar zochten.”

Verschillende optimalisaties: Servicemeldingen, indiensttreding en leveranciersportaal

Vooruitstrevend als Welling Bouw is, hadden zij voor de start van de samenwerking drie processen in gedachten die geoptimaliseerd konden worden. De eerste handelingen die een optimalisatieslag ondergingen waren de servicemeldingen. Het Serviceportaal is gecreëerd met het doel om de administratieve handelingen tussen Welling Bouw en leveranciers te verminderen. Cor: “Welling Bouw levert woningen op met een garantietermijn van drie maanden. Na de drie maanden gaat het project in een beheerfase. In deze fase kunnen er servicemeldingen binnenkomen. Dit gebeurde voorheen via telefoon en e-mail. Tijdens het aannemen van deze meldingen moet er een goede analyse worden gedaan. Uit de praktijk bleek dat telefonistes dit lastig vonden waardoor er vaak aannames werden gedaan. We hebben het Serviceportaal geïmplementeerd om meer structuur in dit proces aan te brengen. Nu komen de servicemeldingen binnen via AFAS Profit en kunnen ze direct aan de juiste verantwoordelijke toegewezen worden.”

Vooruitstrevend als Welling Bouw is, hadden zij voor de start van de samenwerking drie processen in gedachten die geoptimaliseerd konden worden. De eerste handelingen die een optimalisatieslag ondergingen waren de servicemeldingen. Het Serviceportaal is gecreëerd met het doel om de administratieve handelingen tussen Welling Bouw en leveranciers te verminderen. Cor: “Welling Bouw levert woningen op met een garantietermijn van drie maanden. Na de drie maanden gaat het project in een beheerfase. In deze fase kunnen er servicemeldingen binnenkomen. Dit gebeurde voorheen via telefoon en e-mail. Tijdens het aannemen van deze meldingen moet er een goede analyse worden gedaan. Uit de praktijk bleek dat telefonistes dit lastig vonden waardoor er vaak aannames werden gedaan. We hebben het Serviceportaal geïmplementeerd om meer structuur in dit proces aan te brengen. Nu komen de servicemeldingen binnen via AFAS Profit en kunnen ze direct aan de juiste verantwoordelijke toegewezen worden.”

Als derde en laatste implementatie is Jorn actief bezig geweest met het creëren van een Leveranciersportaal. Tijdens de dagelijkse werkzaamheden waren de medewerkers van Welling Bouw en Van de Water Bouw tot op dat moment veel tijd kwijt aan het controleren van de papieren van leveranciers. Documenten als dagrapporten en certificaten moeten worden aangeleverd, voordat zij overgaan op betaling van de factuur. Uit de praktijk blijkt dat het voor veel leveranciers lastig is om dit op voorhand aan te leveren. Cor: “Het op voorhand aanleveren van de benodigde documenten is een manier van proactief beheer. Veel bouwbedrijven hebben hier moeite mee. Zij leveren de informatie pas aan zodra wij hier achteraangaan. Uiteindelijk moeten alle optimalisaties ervoor zorgen dat wij niet meer reactief op onze leveranciers hoeven te reageren. Een andere methode van denken, maar wel een die past bij de innoverende strategie van Welling Bouw.”

Zelfstandig beheer leren uitvoeren dankzij een KWEEKERS buddy

Aan de samenwerking met KWEEKERS hing Cor één randvoorwaarde: KWEEKERS zou Jorn opleiden zodat hij uiteindelijk zelfstandig het beheer van AFAS Profit binnen Welling Bouw kan oppakken. Jorn werd gekoppeld aan een Consultant van KWEEKERS middels een buddy-systeem. Zowel Cor als Jorn kunnen bevestigen dat deze opdracht is gelukt. Jorn: “Tijdens Consultantdagen ben ik door beide Consultants goed meegenomen in alle stappen binnen de implementaties. Door mee te kijken leer je veel, maar van het zelf uitvoeren leer je uiteindelijk het meeste.

De meest uitdagende factor van het hele project was het managen van de implementaties. Op een gegeven moment waren we met de drie implementaties tegelijkertijd bezig. Een uitgelezen kans om de raakvlakken van de drie platformen te zoeken en hierop in te spelen. In die tijd heb ik mijn management skills flink kunnen vergroten.”

Jorn: “Op een gegeven moment liepen de drie implementaties tegelijkertijd. Overzicht bewaren en het project op de juiste manier managen was voor mij een mooie uitdaging.”

“KWEEKERS laat Welling Bouw groeien”

Als Cor en Jorn samen terugblikken op de samenwerking met KWEEKERS, kunnen zijn alleen maar positief reageren. “KWEEKERS beweegt mee met de golven”, vertelt Cor. “Zij zetten Consultants in op de juiste plek, waar zij hun eigen expertise tot hun recht kunnen laten komen. Door de projecten heen hebben zij de juiste regierol aangenomen. Dat werkt prettig. Je weet op voorhand waar je aan toe bent.”

Daar is Jorn het volledig mee eens. Samen hebben ze gebouwd aan een mooi toekomstperspectief. Jorn: “KWEEKERS laat ons groeien. Door kennisoverdracht over AFAS kunnen wij nu procesoptimalisatieslagen maken én kunnen wij in de toekomst zelf het beheer op ons nemen. Ik heb nu een betere visie op toekomstige optimalisaties. Zo wil ik met de kennis die ik vanuit KWEEEKERS heb gekregen op de langere termijn aan de slag met het optimaliseren van processen rondom de ISO-certificaten.”

Wil je meer weten over AFAS implementaties, U-Turn koppelingen of jouw vraagstuk voorleggen aan één van onze experts? Neem dan contact met ons op!