“Wat eerst onmogelijk leek, is nu dagelijkse praktijk.”

De Vereniging voor Gereformeerd Schoolonderwijs (VGS) ondersteunt christelijk-reformatorische scholen in heel Nederland.

Ze nemen administratieve taken uit handen en geven advies over onder andere financiën, personeel en organisatie. Maar met 110 scholen waarvoor ze de administratie verzorgen misten ze overzicht.

Daarom implementeerden ze de KWEEKERS Power BI templates Sociaal en Financieel. Deze dashboards geven VGS overzicht én helpen de aangesloten scholen om datagedreven beslissingen te nemen.

Start van de samenwerking

De samenwerking tussen VGS en KWEEKERS begon tijdens de transitie van een ander systeem naar AFAS.

“We hadden geen ervaring met zo’n grootschalige conversie. Daarom zochten we ondersteuning en kwamen we bij KWEEKERS terecht,” vertelt Koenraad Schipper, functioneel applicatiebeheerder bij VGS.

Vanaf het eerste contact was er een klik. “KWEEKERS dacht mee, schakelde snel en pakte door.”

Veilig én foutloos rapportages met data uit 110 AFAS-omgevingen delen

Elke school die bij de VGS is aangesloten voor administratieve ondersteuning heeft een eigen AFAS-omgeving. Met 110 aangesloten scholen betekent dat dus 110 losse omgevingen. “We wilden één overzicht creëren, maar alle oplossingen die we hadden waren maar geschikt voor één licentie.”

Samen met KWEEKERS besloten ze de bewezen BI-dashboards Sociaal en Financieel te implementeren; twee oplossingen die ze wél dat overzicht geven.

Jochem en Tim, productmanager en dataspecialist bij KWEEKERS, hielpen bij het opzetten van dashboards die meerdere keren per dag worden ververst.

“Elke afdeling ziet nu real-time wat er openstaat en waar ze nog aan moeten werken. Dat maakt een wereld van verschil. Zonder dat scholen toegang hebben tot Profit, is de benodigde informatie voor hen beschikbaar. Op deze manier kunnen we snel én veilig actuele data met de scholen delen. En dat allemaal zonder de fouten die erin sluipen als je data handmatig uit systemen haalt. Kortom, wat eerst onmogelijk leek, is nu dagelijkse praktijk.”

Inzicht op maat, geen standaardanalyse

Wat Koenraad vooral waardeert, is de manier waarop KWEEKERS meedenkt.

“Standaard wordt zwangerschapsverlof als verzuim in AFAS meegerekend. Wij wilden dit niet, omdat we vinden dat het een vertekend beeld geeft van het verzuim van de scholen. KWEEKERS biedt de mogelijkheid de standaardinstellingen aan te passen op onze wensen. Per verzuimsoort kregen we de optie om het wel of niet mee te laten tellen in de statistieken. Hierdoor is het geen standaardanalyse geworden, maar houden we echt de data over die voor ons van belang is.”

Het fundament voor vooruitgang: partnerschap, vertrouwen en innovatieve oplossingen

De eerste versie van de dashboards is live, maar het project groeit door.

“We krijgen steeds meer vragen van scholen. Die willen bijvoorbeeld alle balanskosten zien, in plaats van alleen het totaal. Die vragen pakken we gefaseerd op, op basis van behoefte.” Maar het fundament staat, waardoor VGS en de 110 scholen meer datagedreven kunnen werken.

KWEEKERS blijft hierin een vaste partner. “Er is écht wederzijds vertrouwen. KWEEKERS denkt met ons mee en komt met innovatieve oplossingen. Tegelijkertijd werken mijn collega’s van VGS hard om dingen aan onze kant voor elkaar te krijgen.”

Door de flexibiliteit van KWEEKERS is de deadline van 1 januari 2023 gehaald

Volgens Sandra en Joris was het implementatietraject een behoorlijke reis. Door een aantal interne veranderingen kwamen zij af en toe voor flinke uitdagingen te staan.

Sandra: “Door de ups-and-downs hebben we gedurende de implementatie meer op KWEEKERS moeten steunen dan op voorhand gedacht. Daar hebben ze ons volledig in gefaciliteerd, dus dat was superfijn. Het was eind 2022 echt een eindsprint om alles goed live te krijgen. Margret was vanuit KWEEKERS bij ons aangehaakt als Projectleider. Zij heeft aan het eind van het jaar haar uiterste best gedaan om Romano, onze KWEEKERS Payroll Consultant, vrij te maken en extra in te zetten. Mede dankzij deze flexibiliteit en inzet hebben we de deadline van 1 januari 2023 gehaald.”

Als Joris en Sandra de samenwerking omschrijven, noemen zij ‘flexibiliteit’ als kenmerk.

“Wat mij bij KWEEKERS het meeste aanspreekt is de informele sfeer en het meedenken met de klant”, vertelt Sandra. “Ik heb al meerdere projecten voor verschillende organisaties met KWEEKERS gedraaid en telkens komt deze dynamiek weer terug. Ze weten precies wanneer ze een tandje bij moeten zetten. Je gaat echt een samenwerking aan. Je merkt aan KWEEKERS dat ze heel ambitieus zijn en heel hard groeien. Toch doen ze alles met voorbedachte rade. Ze zijn en blijven kritisch op zichzelf. Dat levert uiteindelijk aan de klantzijde gewoon de beste resultaten op.” Joris vult daarop aan: “De Consultants van KWEEKERS zijn altijd op zoek naar de beste oplossing. Je merkt bij KWEEKERS dat ze selecteren op het juiste DNA. Je ervaart dat alle KWEEKERS-collega’s uit hetzelfde hout zijn gesneden. De informele sfeer past goed bij het karakter van onze organisatie.”

Data als strategisch instrument en zelfsturende scholen

Koenraad, zelf ook data engineer, gelooft sterk in de kracht van data.

“Niet alleen voor verantwoording, maar ook om analyses op te doen. We willen scholen helpen om inzicht te krijgen in hun gegevens, te leren van elkaar en beter te sturen. Een school kan nu bijvoorbeeld zien hoe hun ziekteverzuim zich verhoudt tot andere scholen van vergelijkbare grootte. Of hoe de loonkosten zich verhouden tot de leeftijdsopbouw van het personeel.”

Het doel wat Koenraad voor ogen heeft? “Dat scholen niet langer reactief sturen op cijfers van het afgelopen jaar, maar proactief beslissingen nemen op basis van real-time data.”

Wil je meer weten over AFAS implementaties, U-Turn koppelingen of jouw vraagstuk voorleggen aan één van onze experts? Neem dan contact met ons op!