HVO-Querido ondersteunt mensen in kwetsbare situaties, van dakloosheid en psychische problematiek tot verslavingszorg. Binnen de organisatie draait alles om mensen. Juist daarom moest ook de interne HR- en salarisadministratie toekomstbestendig worden ingericht. Ze kozen voor een omvangrijke implementatie van AFAS Profit en zochten hiervoor geen leverancier, maar een partner. Die vonden ze in KWEEKERS.

Een complexe organisatie vraagt om een partner die meedenkt

Voor HVO-Querido was al snel duidelijk dat een standaardimplementatie niet voldoende zou zijn. De organisatie werkt met twee cao’s, bedrijfseigen regelingen én individuele uitzonderingen. Vooral de payroll-inrichting bracht daardoor de nodige complexiteit met zich mee.

“Wij zochten echt een partner die naast ons stond,” vertelt Annerique te Winkel – Roosegaarde Bisschop, manager servicedesk HR & salarisadministratie en aanjager van de implementatie. “Niet alleen een partij die technisch iets neerzet en daarna weer vertrekt.”

Tijdens de selectieprocedure sprak HVO-Querido meerdere AFAS-gecertificeerde implementatiepartners. Toch voelde het gesprek met KWEEKERS direct anders. “Bij andere partijen kregen we vooral een PowerPoint-presentatie. Bij KWEEKERS ontstond meteen een echt gesprek. Ze stelden goede vragen en wilden vooral begrijpen wie wij zijn en waar wij tegenaan lopen.”

Ook communicatieadviseur Marieke Brandsma, die betrokken was bij de businesscase en het verandermanagement, herkent dat beeld. “Het ging niet alleen over: kunnen jullie AFAS goed inrichten? Natuurlijk kunnen ze dat. Maar veel belangrijker was de vraag: passen wij bij elkaar en hoe gaan we dit sámen doen?”

Van vijf kilometerregelingen tot individuele uitzonderingen

De implementatie vroeg om maatwerk. Een voorbeeld? Alleen al rondom kilometervergoedingen werkt HVO-Querido met vijf verschillende regelingen, afhankelijk van cao, situatie en aanvullende afspraken.

“Dat lijkt misschien klein, maar daar zit veel complexiteit achter,” vertelt Annerique. “KWEEKERS dacht daarin echt met ons mee. Niet vanuit: dit kan niet, maar vanuit: hoe kunnen we het wél passend maken?”

Ook tijdens onverwachte uitdagingen bleef die samenwerking belangrijk. Zo moest HVO-Querido tijdens het implementatiejaar nog een senior salarisadministrateur werven én kwamen er tijdens de overgang vanuit het oude systeem meerdere inrichtingsproblemen naar boven.

“Dan is het fijn als een partner snel schakelt,” zegt Annerique. “Natuurlijk gaat er in zo’n traject wel eens iets mis. Maar het belangrijkste is hoe ermee wordt omgegaan. KWEEKERS handelde snel, dacht mee en zette alles op alles om problemen op te lossen.”

“KWEEKERS dacht echt met ons mee. Niet vanuit: dit kan niet, maar vanuit: hoe kunnen we het wél passend maken?”

Annerique te Winkel - Roosegaarde Bisschop, manager servicedesk HR & salarisadministratie bij HVO Querido

Geen traditionele gebruikersacceptatietest

Een van de opvallendste keuzes binnen het project was de manier waarop HVO-Querido medewerkers betrok bij de implementatie. In plaats van een kleine groep eindgebruikers koos de organisatie ervoor om tientallen medewerkers actief mee te nemen in het proces.

“We wilden geen klassieke gebruikersacceptatietest met drie of vier mensen,” vertelt Annerique. “We hebben uiteindelijk zo’n vijftig tot zestig medewerkers betrokken in interactieve sessies.”

Tijdens deze zogenaamde ‘knoppensessies’ konden medewerkers workflows testen, feedback geven en alvast wennen aan het nieuwe systeem. Dat leverde niet alleen praktische verbeteringen op, maar vooral veel draagvlak.

“De reacties waren heel positief. Mensen vonden het overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Veel feedback ging uiteindelijk niet over techniek, maar over kleine communicatieve aanpassingen, zoals een knopnaam of extra toelichting.”

Communicatie als sleutel tot succes

Volgens Marieke lag daar ook een belangrijk deel van het succes van de implementatie. “Techniek alleen is niet genoeg. Zeker in een organisatie als HVO-Querido moet je mensen meenemen in de verandering.” Daarom werd sterk ingezet op communicatie en verandermanagement. Via sneak previews, video’s, oefensessies en een klankbordgroep werden medewerkers stap voor stap voorbereid op de livegang.

“We waren vanaf het begin eerlijk en transparant,” vertelt Marieke. “We zeiden ook gewoon: het wordt wennen. Niet alles gaat meteen perfect voelen. Die openheid werkte juist heel goed.”

Daarnaast werd een groep administratief medewerkers actief betrokken als interne vraagbaak binnen de organisatie. “Die mensen hebben het fantastisch opgepakt,” zegt Marieke. “Ze hebben collega’s geholpen, vragen beantwoord en echt eigenaarschap genomen. Daar ben ik misschien nog wel het meest trots op.”

Gebruiksvriendelijker en meer tijd over

Sinds de livegang op 5 januari 2026 merkt HVO-Querido al duidelijke voordelen van de nieuwe werkwijze. Medewerkers hebben meer inzicht in hun eigen dossier, processen zijn gebruiksvriendelijker ingericht en er is veel minder handmatig werk nodig.

Waar managers voorheen bijvoorbeeld tien formulieren moesten invullen bij een indiensttreding, gebeurt dat nu grotendeels automatisch via één digitaal proces. “Die tijdswinst betekent dat medewerkers meer tijd overhouden voor waar het écht om draait,” zegt Annerique. “Namelijk de ondersteuning van onze cliënten.”

Ook rondom verzuimbegeleiding ziet de organisatie grote verbeteringen. Managers worden nu automatisch ondersteund in processen rondom de Wet verbetering poortwachter, terwijl voorheen veel handmatig werk nodig was.

Samen blijven doorontwikkelen

Hoewel de basis staat, ziet HVO-Querido de implementatie niet als eindpunt. “We zijn nog volop aan het doorontwikkelen,” vertelt Annerique. “Dat doen we ook weer samen met KWEEKERS. Dat zegt eigenlijk genoeg over hoe we de samenwerking ervaren.”

Terugkijkend overheerst vooral trots. Op het projectteam, op de samenwerking én op de organisatiebrede betrokkenheid. “Het succes zat niet alleen in de techniek,” besluit Annerique. “Het zat vooral in het samen doen.”

Wil je meer weten over AFAS implementaties, onze aanpak of jouw vraagstuk voorleggen aan één van onze experts? Neem dan contact met ons op!