What the FAQ: Hoe weet je zeker dat je payroll klopt?
De salarissen zijn betaald, de loonjournaalpost is geboekt en de loonaangifte is verstuurd. Alles lijkt in orde. Maar hoe weet je zeker dat de cijfers in al deze onderdelen ook écht op elkaar aansluiten?
Veel organisaties gaan ervan uit dat de payrolladministratie klopt zolang medewerkers op tijd worden betaald en de aangifte de deur uit is. Pas wanneer er verschillen opduiken tijdens de jaarafsluiting of een accountantscontrole wordt de vraag gesteld: waar komt dit vandaan?
Eén afwijking met grote gevolgen
Personeelskosten vormen voor veel organisaties de grootste kostenpost. Een fout in de salarisverwerking heeft daardoor vaak meer impact dan je denkt. Payroll bestaat namelijk uit meerdere onderdelen die naadloos op elkaar moeten aansluiten. Denk aan de salarisverwerking, de financiële administratie, de loonaangifte en de daadwerkelijke betalingen. Gaat het op één plek mis, dan werkt dat door in rapportages, aangiften en de jaarrekening.
Verschillen sluipen er sneller in dan je denkt
Veel organisaties controleren losse onderdelen van het proces, maar kijken niet naar de volledige keten. Daardoor kunnen afwijkingen ongemerkt blijven bestaan. Bijvoorbeeld door handmatige correcties, nabetalingen, reserveringen, uitdienstmeldingen of boekingen die niet goed zijn verwerkt. Vaak komen deze afwijkingen pas maanden later aan het licht.
Zekerheid door een vierkantscontrole
Met een vierkantscontrole vergelijk je vier belangrijke onderdelen van de payroll met elkaar:
- De loonstaat uit het salarissysteem
- De loonjournaalpost in de financiële administratie
- De loonaangifte
- De daadwerkelijke betalingen
Deze vier bronnen moeten op elkaar aansluiten. Zijn er verschillen? Dan onderzoek je het verschil, voordat de periode wordt afgesloten. Zo weet je zeker dat wat is uitbetaald, ook daadwerkelijk is geboekt, aangegeven en verschuldigd is.
Voorkom verrassingen achteraf
Door verschillen direct te signaleren, voorkom je vervelende verrassingen aan het einde van het jaar. Hierdoor loop je minder risico op correcties, naheffingen en boetes. Ook maak je de accountantscontrole een stuk eenvoudiger, waardoor de accountant sneller aftekent en je lagere controlekosten hebt. En minstens zo belangrijk: je kunt erop vertrouwen dat de personeelskosten in je rapportages daadwerkelijk kloppen, dus marge- en uurtarief-discussies worden op basis van feiten gevoerd.
Payroll draait dus niet alleen om op tijd betalen, maar ook om zeker weten dat de cijfers erachter juist zijn. Wil jij ook zeker weten dat je payroll klopt? Laat hier je gegevens achter, dan neemt een van onze payroll specialisten contact met je op!