Salarisadministratie: zelf doen of uitbesteden?

Jij als HR- of Financeprofessional maakt je hard voor een van de belangrijkste processen binnen jouw organisatie: de salarisadministratie. Het gaat niet alleen om het loon van collega’s, maar ook om loonheffingen, pensioen, cao-afspraken en rapportages. Alles moet kloppen – elke maand weer.

Misschien doet jullie organisatie dit (deels) zelf. Of speelt de gedachte om het (gedeeltelijk) uit te besteden. Maar wat is wijsheid? Wanneer is uitbesteden zinvol? En wanneer kun je beter in-house blijven werken? In dit blog helpen we je bij die afweging, met voorbeelden, scenario’s en opties voor jouw organisatie.

Zelf jouw salarisadministratie doen: onafhankelijk, maar met risico’s

Zelf de salarisadministratie in beheer houden is aantrekkelijk. Jij houdt de volledige controle en schakelt direct met collega’s die hiervoor verantwoordelijk zijn. Zelf payroll uitvoeren brengt ook risico’s met zich mee. Denk aan:

  • De afhankelijkheid van één persoon: in kleinere en middelgrote organisaties is er vaak maar één salarisadministrateur. Valt deze collega plots weg door ziekte, ontslag of langdurige afwezigheid, dan kan dit direct leiden tot vertragingen in loonbetalingen, fouten in de verwerking of het missen van wettelijke deadlines.

  • Gebrek aan actuele kennis: wet- en regelgeving verandert voortdurend. Is jouw interne collega volledig op de hoogte van alle wijzigingen? Of schiet dit er bij in door de drukte?

  • Gebrek aan applicatiekennis: is er voldoende kennis aanwezig van de gebruikte salarissoftware? En worden wijzingen hierin op de voet gevolgd? Worden tijdig updates verwerkt?

  • Complexiteit: vooral bij meerdere cao’s, vergoedingen of fiscale regelingen. Groeit de organisatie, dan komen er vaak nieuwe functies, contractvormen en arbeidsvoorwaarden bij, waardoor het risico toeneemt. Denk aan fiscale regelingen zoals de werkkostenregeling voor het vergoeden van opleidingskosten, of contractvormen als min-max-contracten en invalpools bij scholen. In de zorg spelen ook onregelmatigheidstoeslagen en specifieke cao-afspraken over bereikbaarheidsdiensten een rol.

  • Tijdrovend: salarisadministratie heeft niet voor niets deze naam. Het blijft een administratief proces. Het verwerken van mutaties, controleren van overuren, toepassen van cao-wijzigingen en bijhouden van fiscale regels kost veel tijd. En daarbij kan elk foutje leiden tot correcties, ontevreden medewerkers of zelfs boetes.

Twijfel je over de haalbaarheid of continuïteit op langere termijn? Dan is het waardevol om te ontdekken wat uitbesteding of interim payroll ondersteuning jouw organisatie kan opleveren.

Wanneer kies je voor uitbesteding en/of interim payroll ondersteuning?

Voor veel organisaties is het uit handen geven van (een deel van) de salarisadministratie spannend. Je draagt immers een belangrijk proces over, en dat kan voelen alsof je minder grip hebt op wat er gebeurt.

De angst om controle te verliezen is begrijpelijk. Het gaat tenslotte om de financiële zekerheid van je medewerkers, om het voldoen aan wet- en regelgeving en om een adequate interne informatievoorziening.

Maar daar staat veel tegenover: rust, flexibiliteit en zekerheid.
Door te werken met gespecialiseerde payrollprofessionals profiteer je van actuele kennis, foutloze processen en continuïteit.

Daarom kiezen steeds meer organisaties voor deze oplossing.

De voordelen van Payroll uitbesteden

Dit zijn de 6 grootste voordelen van uitbesteden van de salarisadministratie aan payroll specialisten:

  • Compliance gegarandeerd:
    externe partijen volgen ontwikkelingen op de voet. Denk aan fiscale wetgevingen of cao-wijzigingen. Bij een partner als KWEEKERS zit je ook nog eens gebakken op het gebied van kwaliteitsmanagement en databeveiliging en zijn we ook zijn ISO 9001, ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd.

  • Meer ruimte strategisch werk:
    Of de salarisadministratie nu onder HR of finance valt: uitbesteden geeft ruimte om meer aandacht te besteden aan de kern van het vak. Voor HR betekent dat bijvoorbeeld extra focus op thema’s als talentontwikkeling en duurzame inzetbaarheid. Voor finance kan het ruimte geven voor financieel management, rapportages of strategische projecten.

  • Foutloze processen:
    Gespecialiseerde payrollprofessionals hanteren vaak extra controles en zorgvuldige werkwijzen om fouten te voorkomen. Die betrouwbaarheid voorkomt boetes én onrust bij medewerkers. Jij kunt iedere maand rekenen op een soepele afhandelin

  • Continuïteit, óók bij uitval:
    met een interim salarisadministrateur of payroll consultant én een goed geregelde achtervang komt de verwerking nooit stil te vallen. Ook bij ziekte, verlof of vertrek.

  • Kosten en schaalbaarheid inzichtelijk en gecontroleerd:
    door duidelijke afspraken met een externe partij kun je bij het uitbesteden van salarisadministratie kosten goed inschatten. Bij inzet van een interim professional kun je eenvoudig berekenen wat het kost en is externe invulling makkelijk op- of afschalen. Groei je bijvoorbeeld in aantal medewerkers, dan weet je direct wat dit financieel betekent. En neemt het personeelsbestand weer af, dan schaal je eenvoudig terug.

Vijf vragen om jezelf te stellen

De keuze is niet altijd niet zwart-wit. Wat voor jouw organisatie het meest waardevol is, hangt af van meerdere factoren. Deze vijf vragen helpen je om jouw situatie scherper in kaart te brengen.

  • 1

    Zijn er vaste salarismedewerkers aanwezig met voldoende kennis en komt personeelstekort of piekdrukte voor?

  • 2

    Zijn HR- en payrollprocessen efficiënt ingericht en heeft de afdeling voldoende ruimte voor overige zaken?

  • 3

    Zijn én blijven mijn payroll collega’s/medewerkers actief op de hoogte van wijzigingen in wet- en regelgeving?

  • 4

    Is er voldoende tijd om kennis te nemen van wijzigingen in de software applicatie, zodat dit actueel is en blijft?

  • 5

    Is er voldoende tijd om kennis te nemen van wijzigingen in de software applicatie, zodat dit actueel is en blijft?

  • 6

    Wat houdt je tegen met uitbesteden of zelf doen? En, hoe reëel zijn deze argumenten?

Wil je meer weten over AFAS implementaties, U-Turn koppelingen of jouw vraagstuk voorleggen aan één van onze experts? Neem dan contact met ons op!