Periodeafsluitingen: Het kan makkelijker

Periodeafsluitingen… voor velen een stressvolle periode. Je bent dus niet alleen! Door de harde deadlines staan veel organisaties onder tijdsdruk aan het eind van de maand. En je weet, als je onder druk staat maak je sneller fouten. Niet handig, want de cijfers moeten kloppen natuurlijk. Gelukkig is er een oplossing: een geautomatiseerde periodeafsluiting. 

Iedere periode loop je weer na welke taken afgewerkt moeten worden, welke acties gestart kunnen worden en hou je alle controlepunten in Excel lijstjes bij. Dit kost heel veel tijd en is niet het leukste klusje om te doen. Bovendien werkt het ook niet erg efficiënt, want wanneer je uit één Excel lijst werkt kan een andere collega hier vaak niet bij. Daardoor is er geen overzicht in welke taken al gedaan zijn en welke niet. Kortom, periodeafsluitingen zijn een arbeidsintensief en inefficiënt proces. Dat moet toch makkelijker kunnen?

En dat kan! AFAS heeft namelijk een functionaliteit die jouw stressvolle periodeafsluiting een fluitje van een cent maakt. Jouw periodeafsluiting is namelijk heel goed in AFAS Profit te borgen. Door dit te doen hoef je niet meer met die Excel lijstjes te werken en kunnen alle verantwoordelijken op ieder moment bij de taken. Zo weet iedereen wat er moet gebeuren en waar hij of zij verantwoordelijk voor is.

Jouw geautomatiseerde periodeafsluiting

Zodra het draaiboek goed is ingericht, kun je van start gaan! Start je de periodeafsluiting? Dan komt er nu een taak binnen bij de juiste persoon over de juiste controle. Tijdens de inrichting is er namelijk de mogelijkheid om per taak aan te geven welke controles van toepassing zijn. Deze kun je aan- of uitzetten. Ook handig: niet alle controles hoef je in één keer uit te voeren. De ene controle is eerder relevant dan de andere tijdens de periodeafsluiting. Doordat de controle nu aan een taak is gekoppeld, kan dit per taak plaatsvinden en hoeft het niet meer in één keer.

Twijfel je nog over het gebruik van deze functionaliteit?

Alle voordelen van periodeafsluitingen borgen in AFAS op een rijtje:

  • Minder foutgevoelig
    De status van diverse taken zijn real-time inzichtelijk, dit maakt het een stuk minder foutgevoelig. Je ziet geen zaken over het hoofd en je weet welke werkzaamheden nog verricht moeten worden. Dit zorgt voor meer structuur in je werkzaamheden.

  • Verbeter de samenwerking met collega’s 
    Je hoeft je collega niet steeds te mailen met de vraag of die ene taak al is uitgevoerd. Dit kun je nu zelf zien in het overzicht met openstaande of afgeronde taken in InSite. Daarnaast kun je taken gemakkelijk van een collega overnemen of een collega van jou, door taken te delegeren of terecht te laten komen bij groepen in plaats van personen.

  • Een stuk minder tijdsdruk
    Je hoeft niet meer last minute te bedenken dat je nog iets moet doen of iets vergeten bent, omdat dit nu allemaal inzichtelijk is. Eenmaal goed ingericht, kost het afsluiten van een periode dus een stuk minder tijd.

Een goede inrichting is het halve werk

Eerlijk is eerlijk, het goed inrichten van dit proces kost wat moeite. Maar, daar komt KWEEKERS om de hoek kijken, want hier kunnen onze consultants je perfect bij helpen. Zij ondersteunen je bij de inrichting van het draaiboek in Profit. Hierna kan jouw organisatie zonder zorgen aan de slag met de geautomatiseerde periode afsluiting. Voordeel is ook nog ééns dat na één keer goed inrichten je er niets meer aan hoeft te doen. Weg stress, weg tijdsdruk!

Zie jij hierin een optimalisatie kans voor jouw organisatie? Wij denken graag met je mee!