Ziekteverzuim is een realiteit in elke organisatie. Maar weet je precies hoe je het correct verwerkt in je payroll? Een fout in de salarisadministratie tijdens ziekte kan grote gevolgen hebben: voor je medewerker, voor je compliance en voor je financiën. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over ziekteverzuim en payroll, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Wat is ziekteverzuim en hoe werkt loondoorbetaling?

Ziekteverzuim is de periode waarin een medewerker door ziekte of arbeidsongeschiktheid niet kan werken. Tijdens deze periode ben je als werkgever in Nederland wettelijk verplicht het loon door te betalen. Dit heet loondoorbetaling bij ziekte en geldt voor maximaal twee jaar, waarbij je minimaal 70% van het loon moet doorbetalen.

De wettelijke basis hiervoor ligt in artikel 7:629 van het Burgerlijk Wetboek. In het eerste ziektejaar betalen de meeste werkgevers 100% of 70% door, afhankelijk van de cao of arbeidsovereenkomst. In het tweede jaar geldt doorgaans 70%. Let op: sommige cao’s schrijven hogere percentages voor dan de wettelijke minimumnorm.

Loondoorbetaling geldt voor alle medewerkers met een arbeidsovereenkomst, inclusief oproepkrachten en medewerkers met een nulurencontract. De verplichting geldt niet voor zelfstandigen of uitzendkrachten, waarbij de uitzendorganisatie verantwoordelijk is.

Welke stappen zijn er bij een ziekmelding in de payroll?

Bij een ziekmelding doorloopt de salarisadministratie een vaste reeks stappen. De medewerker meldt zich ziek bij de leidinggevende, waarna HR of de salarisadministrateur de ziekmelding registreert in het systeem met de eerste ziektedag als startpunt. Vervolgens wordt het loon aangepast op basis van het toepasselijke percentage.

Concreet zijn de stappen als volgt:

1. Registreer de eerste ziektedag direct en nauwkeurig in je HR- of payrollsysteem.
2. Bepaal het toepasselijke loonpercentage op basis van de cao, arbeidsovereenkomst of het ziektejaar.
3. Meld de medewerker aan bij de arbodienst uiterlijk op de eerste verzuimdag of conform de afgesproken termijn.
4. Verwerk de wachttijden als die van toepassing zijn (sommige cao’s kennen wachtdagen, al zijn die in veel gevallen afgeschaft).
5. Houd het re-integratietraject bij en pas de verloning aan als de medewerker gedeeltelijk hervat.
6. Controleer de WIA-aanvraag als de ziekte richting het tweede jaar gaat en de medewerker mogelijk aanspraak maakt op een uitkering.

Een correcte registratie van de eerste ziektedag is cruciaal. Fouten hierin kunnen leiden tot problemen bij een UWV-keuring of bij een eventuele loonsanctie.

Hoe bereken je het doorbetaalde loon tijdens ziekte?

Het doorbetaalde loon tijdens ziekte bereken je door het overeengekomen loon te vermenigvuldigen met het toepasselijke percentage, zoals vastgelegd in de cao of arbeidsovereenkomst. De basis is altijd het overeengekomen loon, niet het gemiddeld verdiende loon, tenzij de cao dit anders bepaalt.

Stel: een medewerker verdient een bruto maandsalaris van 3.000 euro. In het eerste ziektejaar geldt op basis van de cao 100% loondoorbetaling. Dan ontvangt de medewerker gewoon 3.000 euro bruto. Geldt er 70%, dan is dat 2.100 euro bruto per maand.

Houd ook rekening met de volgende elementen bij de berekening:

• Vaste toeslagen zoals ploegentoeslag of onregelmatigheidstoeslag: deze kunnen meelopen in de berekeningsbasis, afhankelijk van de cao.
• Vakantiegeld: dit blijft doorgaans doorlopen over het doorbetaalde loon.
• Pensioenopbouw: in de meeste gevallen loopt de pensioenopbouw door tijdens ziekte.
• Gedeeltelijke werkhervatting: als een medewerker voor een deel van de uren hervat, pas je de verloning naar rato aan.

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij ziekteverzuim in de salarisadministratie?

De meest voorkomende fouten bij ziekteverzuim in de salarisadministratie zijn een onjuiste registratie van de eerste ziektedag, het verkeerd toepassen van het loondoorbetalingspercentage en het niet tijdig aanpassen van de verloning bij gedeeltelijke werkhervatting. Deze fouten lijken klein, maar kunnen grote financiële en juridische gevolgen hebben.

Andere veelgemaakte fouten zijn:

• Vergeten de cao te raadplegen: de wettelijke minimumnorm is 70%, maar veel cao’s schrijven hogere percentages voor in het eerste jaar.
• Onjuiste verwerking van wachtdagen: niet elke cao kent wachtdagen. Als je ze ten onrechte toepast, betaal je je medewerker te weinig.
• Niet bijhouden van de overgang naar het tweede ziektejaar: het percentage kan wijzigen en de aanvraag voor WIA moet tijdig worden gestart.
• Fouten bij de loonaangifte bij de Belastingdienst: ziekteverzuim heeft invloed op de sectorpremies en de gedifferentieerde WGA-premie.
• Geen koppeling tussen HR en salarisadministratie: als ziekmeldingen niet automatisch doorstromen naar de payroll, ontstaan handmatige fouten en vertragingen.

Hoe automatiseer je de verwerking van ziekteverzuim in je payrollsoftware?

Je automatiseert de verwerking van ziekteverzuim door je HR-systeem en payrollsoftware te integreren, zodat ziekmeldingen automatisch doorstromen naar de salarisadministratie. Hierdoor worden loonpercentages direct toegepast, worden overgangen naar het tweede ziektejaar gesignaleerd en hoeft niemand handmatig gegevens over te typen.

Moderne payrollsoftware zoals AFAS biedt hiervoor ingebouwde functionaliteit. Denk aan:

• Automatische loondoorbetalingsregels op basis van cao-instellingen en ziektejaar.
• Signaleringen en workflows die je attenderen op naderende deadlines, zoals de WIA-aanvraag of de verplichte re-integratiemelding.
• Koppeling met de arbodienst voor directe registratie van ziekmeldingen en herstelberichten.
• Rapportages over verzuimkosten zodat je inzicht hebt in de financiële impact van ziekteverzuim.

Een goede inrichting van je payrollsoftware bespaart niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten aanzienlijk. Zorg dat cao-tabellen up-to-date zijn en dat de overgang tussen ziektejaren automatisch wordt herkend door het systeem.

Wanneer schakel je een payrollspecialist in voor ziekteverzuim?

Je schakelt een payrollspecialist in wanneer de complexiteit van ziekteverzuim de interne kennis overstijgt. Dit is het geval bij langdurig verzuim richting het tweede jaar, bij twijfel over de cao-toepassing, bij een dreigende loonsanctie van het UWV of wanneer je payrollsoftware niet goed is ingericht voor automatische verwerking.

Specifieke situaties waarbij externe expertise waardevol is:

• Een medewerker dreigt de WIA in te gaan en je re-integratiedossier is niet op orde.
• Je ontvangt een loonsanctie van het UWV en moet bezwaar maken of de situatie herstellen.
• Je hebt medewerkers onder meerdere cao’s, wat de berekening van loondoorbetaling ingewikkeld maakt.
• Je vaste salarisverwerker valt weg en er is niemand met de juiste kennis om het over te nemen.
• Je wilt je payrollprocessen structureel verbeteren en fouten in de toekomst voorkomen.

Een specialist brengt niet alleen kennis van wet- en regelgeving mee, maar helpt ook bij de optimale inrichting van je systemen. Dat is een investering die zichzelf terugverdient via minder fouten, minder risico en minder werkdruk op je HR-team. Meer weten over strategisch advies op dit gebied? Lees dan over payroll consultancy als structurele oplossing.

Hoe KWEEKERS helpt bij de verwerking van ziekteverzuim in de payroll

Ziekteverzuim correct verwerken in de payroll vraagt om actuele kennis, de juiste systemen en een strakke samenwerking tussen HR en salarisadministratie. Wij nemen dat van je over, volledig en foutloos.

Bij KWEEKERS bieden we:

• Volledige ontzorging via salarisadministratie uitbesteden, inclusief correcte verwerking van ziekteverzuim, loondoorbetaling en cao-toepassing.
• Slimme automatisering als gecertificeerd AFAS-implementatiepartner, zodat ziekmeldingen automatisch doorstromen naar je payroll zonder handmatige tussenkomst.
• Actuele kennis van wet- en regelgeving, cao’s en UWV-procedures, zodat je altijd compliant bent.
• Flexibele inzet via payroll interim of payroll consultancy, ook als je vaste salarisverwerker wegvalt of je een complexe situatie hebt.
• Sectorspecifieke expertise in zorg, onderwijs en non-profit, waar verzuimregelgeving extra aandacht vraagt.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen? Neem contact met ons op en ontdek wat KWEEKERS voor jou kan betekenen.