Samen eigentijds de allerbeste zorg bieden, daar staat Bernhoven voor. Om dat elke dag waar te kunnen maken, meet het ziekenhuis voor de regio Oss-Uden-Veghel continu de kwaliteit en verbetert wat nog beter kan. Dat geldt ook voor de inrichting van AFAS Profit, waar Bernhoven door samen te werken met onze consultants op het gebied van AFAS functioneel beheer en met het KWEEKERS service abonnement, het allerbeste uithaalt.

Marije Galema, voormalig senior Functioneel Applicatiebeheerder bij Bernhoven, zorgt samen met haar collega’s voor continuïteit en borging van de inrichting van de HR- en ERP-applicaties, zoals AFAS Profit. Marije is vanaf het begin af aan betrokken bij het project. Vanaf de start zag zij dat er meer mogelijk is met de software van AFAS. “Samen met KWEEKERS hebben we een scan door Profit gemaakt en de mogelijkheden op een rij gezet. We liepen namelijk tegen capaciteitsproblemen aan voor de ontwikkelwensen die we wilden realiseren en managen.” Inmiddels zijn we vijf jaar verder en is Milan Zwaaneveld, AFAS Consultant bij KWEEKERS, het vaste aanspreekpunt bij Bernhoven.

Andre Laverman, functioneel beheerder bij Bernhoven, vult aan:

“Sinds een half jaar werk ik bij Bernhoven, hiervoor heb ik ook altijd in de non-profit sector gewerkt. Bernhoven is een vooruitstrevend ziekenhuis dat continu vooruitkijkt. In mijn rol richt ik me voornamelijk op inkoop, financiën en logistiek, en mijn doel is om de applicaties die we gebruiken zo optimaal mogelijk te laten functioneren.”

Snel, veilig en correct: automatische autorisaties in Profit

De wensen van de ICT-afdeling en HR-afdeling van Bernhoven zijn breed. De belangrijkste? De autorisaties automatiseren. Dat is ingericht volgens de KWEEKERS standaardautorisatie. Marije: “De autorisaties moesten beter worden afgedicht. Dat was niet alleen een wens intern, maar ook een vraag vanuit onze accountant. Het kost bovendien veel tijd om alle gebruikers handmatig aan te maken en ervoor te zorgen dat iedere medewerker het juiste autorisatieniveau heeft. Nu is dit volledig geautomatiseerd.

Wanneer iemand in dienst komt, worden autorisaties toegekend volgens afdeling-, functie- of medewerkersniveau. Het fijne aan een externe partner als KWEEKERS is dat niet alleen het capaciteitsprobleem wordt opgelost, maar dat je ook extra kennis in huis haalt. Het is ideaal om met iemand te sparren die zo gespecialiseerd is in het systeem.” Na een intake zijn we begonnen met het automatiseren van het autorisatietraject.

Gestroomlijnd werving- en selectieproces

“Op dit vlak gebruikten we de mogelijkheden van AFAS Profit helemaal niet”, verduidelijkt Marije. “Zonde natuurlijk! Door de workflows in Profit te gebruiken, realiseren we tijdwinst voor de HR-afdeling en stroomlijnen we het proces zowel intern als extern. Dat zorgt voor een meer professionele uitstraling, passend bij onze zorgorganisatie.

Het idee is dat er een eigen website wordt ingericht waarop onze vacatures getoond worden. Een kandidaat solliciteert voortaan via OutSite door een formulier in te vullen en een CV te uploaden. Nu gebeurt dit nog vooral via een apart systeem. Aan de achterkant komt de sollicitatie direct bij de juiste persoon binnen, en kan de kandidaat worden uitgenodigd voor een gesprek of worden afgewezen.”

Flexibiliteit en vertrouwen

Andre vertelt verder over zijn ervaringen met KWEEKERS: “Vanuit mijn rol als nieuwe ERP-beheerder heeft KWEEKERS mij enorm geholpen om wegwijs te worden in de ERP-omgeving. Eén dag per week heb ik contact met Milan voor ondersteuning. We zijn nu bezig om verkoopcontracten en onderhoudsovereenkomsten in de abonnement-module van AFAS te zetten, zodat deze op één plek geborgd worden en inzichtelijk zijn. Daarnaast hebben we de matrix urenboeken opgepakt, wat inmiddels live is gegaan. Hiermee kunnen externen gemakkelijk hun uren registreren, wat efficiënter werkt.”

Over de samenwerking met KWEEKERS is Andre zeer te spreken: “Ik waardeer de flexibiliteit van KWEEKERS enorm. Als er iets gaande is en er moet een dag gewisseld worden, dan wordt er gekeken wat er mogelijk is. De samenwerking is gebaseerd op vertrouwen. KWEEKERS reageert snel, ook bij SLA-vragen via het online klantportaal. Dit is een van de redenen waarom we al vijf jaar klant zijn en dit gaat zeker niet bij alle bedrijven zo.”

Over de toekomst van de samenwerking vertelt Andre: “Voor dit jaar hebben we besproken om een nulmeting te laten doen. De begeleiding door KWEEKERS loopt nog door en die afspraak staat. Hoewel ik soms liever telefonisch contact heb voor bepaalde zaken, verloopt de samenwerking verder soepel en efficiënt.”

“KWEEKERS kijkt met een frisse blik naar onze processen”

Marije Galema, senior Functioneel Applicatiebeheerder bij Bernhoven

Trots op het eindresultaat

Andre is trots op de algemene ontwikkeling die het ziekenhuis dankzij KWEEKERS heeft doorgemaakt. “Elke week word ik meer wegwijs binnen de software van AFAS. Afhankelijk van het onderwerp scheelt me dat wel een halve dag werk doordat je steeds handiger wordt. In het begin was ik zoekende, maar nu weet ik veel sneller waar ik moet zijn. Dankzij KWEEKERS leer ik ontzettend veel bij, omdat KWEEKERS echt op gebruikerservaringen ingaat en best practices en adviezen deelt.”

Door de nauwe samenwerking met KWEEKERS blijft Bernhoven zich ontwikkelen en verbeteren, altijd met het oog op het bieden van de allerbeste zorg.

Wil je meer weten over onze Service Level Agreement of jouw AFAS functioneel beheer vraagstuk voorleggen aan één van onze experts? Neem dan contact met ons op!