Hoe vitaal is jouw omgeving?

Een stabiele omgeving, minder beheerskosten én een veel kleinere kans op datalekken. Dat zijn de belangrijkste winsten die jij kunt behalen wanneer je jouw AFAS omgeving fit houdt. Dus stel je nu de vraag: ‘Hoe vitaal is mijn AFAS omgeving?’ In dit blog vertellen we je waarom het belangrijk is om jouw software up-to-date te houden en we geven je een checklist!

Tunnelvisie

Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op. Een nieuwe ontwikkeling betekent soms ook verandering. Het onbekende is altijd spannend en levert vaak wat weerstand op. Wij mensen zijn nu eenmaal gewoontedieren. We deden het altijd zo, dus dan zal het wel goed zijn. Zo ontstaat tunnelvisie. We hebben hier allemaal wel eens last van. Ook wij. Daarom is een open vizier belangrijk. Wat kunnen we allemaal verbeteren of optimaliseren?  Zeker met een software systeem als dat van AFAS wat continu door ontwikkelt. Een aantal keer per jaar zijn er grote updates met hele nieuwe functionaliteiten die opgevolgd worden door release notes. In de release notes zitten bug fixes en verbeteringen. Hier zitten vaak hele interessante dingen bij! Blijf je in de tunnelvisie hangen en dingen doen zoals je die altijd deed, dan ga je achterlopen op deze software verbeteringen. Terwijl je er zoveel meer uit kan halen!

Blijf up-to-date en laat de software voor je werken

Een win-win situatie dus! Wanneer je up-to-date blijft en werkt met de nieuwste functionaliteiten til je de werkprocessen naar een hoger plan. In plaats van dat je bezig blijft met het in de lucht houden van bestaande, semi-optimale processen, kun je je bezig houden met de dingen die echt belangrijk zijn. Voor een personeelsadviseur betekent dit bijvoorbeeld dat die alleen nog een check hoeft te doen of het proces goed doorlopen is. Bijvoorbeeld bij het indienstmelden. Laat de software voor jou werken in plaats van andersom!

We noemden al de 3 belangrijkste winsten die je kunt behalen door het vitaal houden van jouw software omgeving. Uiteindelijk zorgen deze winsten voor:

  • Meer tevredenheid bij de (interne) klanten

  • Minder administratief werk

  • Kleinere kans op fouten

  • Meer inzicht in jouw processen

Wat als je jouw omgeving niet vitaal houdt?

Naast dat je achter gaat lopen op releases loop je ook het risico dat processen stagneren. Misschien heb je het idee dat het proces wel goed loopt, maar kan het in de praktijk toch nog beter. Als we kijken naar HR processen begint het al bij het goed inregelen van het organigram en instellen van autorisaties. Dit is een veel voorkomende optimalisatiekans die we bij organisaties tegenkomen.

Als het organigram niet goed staat dan kunnen workflows niet goed gaan. De stappen binnen een workflow zijn dan niet juist. Rapportages tonen verkeerde informatie of deze wordt onlogisch weergegeven. Het is daarom heel belangrijk dat de benamingen kloppen. AFAS maakt namelijk onderscheid binnen afdelingen voor medewerkers en managers. Zorg dat binnen het organigram de benamingen goed staan voor bijvoorbeeld afdeling manager finance, afdeling finance en afdeling medewerker. Doe je dit niet dan kunnen rapportages er raar uit komen te zien.

Bovendien is het belangrijk dat autorisaties goed ingesteld zijn. Zo verminder je al snel fouten!

De Vitaliteitscheck van KWEEKERS

Ook wijzelf moeten er voor waken dat onze eigen ‘KWEEKERS’ omgeving vitaal blijft. Onze eigen inrichting wordt gedaan en onderhouden door consultants die veel bij organisaties zitten. Elke organisatie en haar processen zijn uniek. De ervaringen die zij daar opgedaan hebben gebruiken wij als inspiratie intern. Met deze bak aan ervaringen kunnen wij jouw organisatie helpen met het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Jouw organisatie, omgeving en de software van
AFAS blijven immers altijd in beweging. Met KWEEKERS Zorgeloos zorgen we dat jouw omgeving mee blijft bewegen. De Vitaliteitscheck is hier een belangrijk onderdeel van. KWEEKERS voert een vitaliteitscheck uit op de inrichting van AFAS Profit. Dit gebeurt altijd rondom de AFAS updates. Zo weet je dat je up and running blijft. Samen met één van onze Business of Senior Consultants doorloop je de inrichting. Zaken die aan bod komen zijn:KWEEKERS voert een vitaliteitscheck uit op de inrichting van AFAS Profit. Dit gebeurt altijd rondom de AFAS updates. Zo weet je dat je up and running blijft. Samen met één van onze Business of Senior Consultants doorloop je de inrichting. Zaken die aan bod komen zijn:

  • Welke functionaliteiten zijn geïmplementeerd, welke niet en wat is hier eventueel de reden van?

  • Hoe goed/compleet zijn de huidige functionaliteiten ingericht?

  • Welke functionaliteiten zijn er beschikbaar gekomen in de meest recente versie van Profit en welke verbeteringen zijn er doorgevoerd na de release update?

  • Wat speelt er binnen jouw interne organisatie en zijn er risico’s of liggen er kansen?

Uit de kwaliteitsmeting volgt een scorekaart en geven we advies over processen die jij kunt optimaliseren. Zo heb je de mogelijkheid om alles uit Profit te halen wat erin zit!

Een paar handige check punten

Wat onze Vitaliteitscheck uniek maakt is dat we niet alleen kijken naar de processen binnen jouw organisatie. De samenwerking komt namelijk ook aan bod. Zo kunnen wij de klanttevredenheid analyseren en onze serviceverlening blijven verbeteren. Daar wordt iedereen beter van!

Wil je meer weten over KWEEKERS Zorgeloos en de Vitaliteitscheck? Bijvoorbeeld welke inrichtingsonderdelen specifiek gemeten worden? Onze experts vertellen je hier met alle plezier over. Vul het contactformulier in en je wordt binnen 1 werkdag teruggebeld.

Wil je meer weten over AFAS implementaties, U-Turn koppelingen of jouw vraagstuk voorleggen aan één van onze experts? Neem dan contact met ons op!