Tijdsdruk zorgde er een jaar geleden misschien voor dat je organisatie snel is overgegaan op het nieuwe onboarden, zonder te kijken naar de optimale manier om dit te doen én zonder gebruik te maken van alle mogelijkheden die er zijn. Logisch. Het probleem is alleen dat veel organisaties vervolgens blijven werken zoals de onboarding destijds is ingericht. Daardoor ontstaan losse acties voor verschillende afdelingen en vragen over hoe het proces eigenlijk bedoeld is. Vaak is daar geen goede reden voor. Er is simpelweg nooit meer kritisch naar het proces gekeken.

Dat geldt niet alleen voor grote organisaties. Ook bij kleinere organisaties komt er bij een nieuwe medewerker vaak meer kijken dan je vooraf denkt. Denk aan het verzamelen van documenten, het informeren van HR en ICT of het klaarzetten van een welkomstpakket. Veel organisaties regelen dit nog met losse lijstjes of herinneringen in de agenda, terwijl AFAS dit ook automatisch kan aansturen.

Jullie hebben vorig jaar onder tijdsdruk een prima basis neergezet. Nu is het tijd voor fase twee: optimaliseren. AFAS Onboarding biedt namelijk veel meer mogelijkheden dan alleen het registreren van een nieuwe medewerker. Denk aan een sollicitantenportaal, het automatisch uitvragen van documenten, draaiboektaken voor specifieke rollen en het centraal vastleggen van alle onboardingactiviteiten.

Met een Onboarding Vitaliteitscheck kijken we samen naar de huidige inrichting. Niet om alles opnieuw op te bouwen, maar om te beoordelen of het proces nog aansluit bij de manier waarop jullie vandaag werken.

Vaak levert dat verrassend eenvoudige verbeteringen op. Zo kun je documenten eerder in het proces uitvragen, draaiboektaken automatiseren of het aantal inlogmomenten voor nieuwe medewerkers verminderen. Bij één organisatie werd bijvoorbeeld het aantal keer dat een sollicitant moest inloggen teruggebracht van drie naar twee door het proces slimmer in te richten.

We kijken daarnaast niet alleen naar gemiste functionaliteiten, maar ook naar de manier waarop medewerkers met het systeem werken. In de praktijk zien we namelijk regelmatig vragen of foutmeldingen die ontstaan doordat de workflow niet wordt gebruikt zoals deze ooit is ingericht. Met een Vitaliteitscheck frissen we die kennis op én kijken we direct welke optimalisaties mogelijk zijn.

De Vitaliteitscheck zorgt ervoor dat het onboardingproces niet alleen werkt, maar ook tijd bespaart. HR hoeft minder handmatig uit te voeren, nieuwe medewerkers ervaren een soepelere start en iedereen die met onboarding werkt, begrijpt beter hoe het proces is ingericht én waarom. Zo haal je meer uit de mogelijkheden die AFAS al biedt, zonder opnieuw te beginnen.

Benieuwd hoe jullie onboarding nog beter kunnen inrichten én nog meer tijd kunnen besparen?