Veel organisaties werken met processen die in de loop der jaren zijn ontstaan. Een medewerker stuurt een e-mail naar een algemene mailbox, een collega pakt de vraag op en vervolgens wordt de afhandeling ergens bijgehouden. Of niet. Zolang het aantal meldingen beperkt blijft, werkt dat vaak prima. Maar naarmate de organisatie groeit, neemt ook de behoefte aan overzicht, opvolging en rapportage toe. 

Om meer grip te krijgen, wordt regelmatig gekeken naar een apart ticketsysteem. Dat kan een goede oplossing zijn, maar brengt ook extra beheer, koppelingen en licentiekosten met zich mee. Tegelijkertijd beschikken veel organisaties al over functionaliteit waarmee meldingen, aanvragen en workflows kunnen worden geregistreerd en opgevolgd. Dus waarom wéér een nieuw systeem als dat niet nodig is? 

AFAS kan in veel situaties worden ingezet als ticketsysteem: voor ICT-meldingen, HR-vragen, facilitaire verzoeken of andere interne serviceprocessen. Denk bijvoorbeeld aan de uitgifte en inname van bedrijfsmiddelen zoals laptops en telefoons. Het voordeel is dat alle acties gelijk gelogd worden in het dossier van de medewerker. Ook als er goedkeuring nodig is, kun je via workflows het akkoord van een leidinggevende opvragen en vastleggen. Bij een audit toon je daardoor gemakkelijk aan dat de interne procedures gevolgd worden.  

Het indienen van meldingen in AFAS is daarnaast heel eenvoudig. Vaak bouwen we een portaal waarop alle informatie over tickets beschikbaar is. Zo zie je je eigen tickets en hebben beheerders een overzicht van alle tickets die openstaan voor afhandeling. 

Door meldingen centraal te registreren, ontstaat meer grip. Verzoeken raken minder snel zoek, afdelingen krijgen inzicht in hun werkvoorraad en management beschikt over stuurinformatie om processen verder te verbeteren. En misschien nog wel het belangrijkste: medewerkers weten precies waar ze terecht kunnen met hun vraag en krijgen sneller antwoord. 

Benieuwd of AFAS ook voor jouw organisatie en behoeften ingezet kan worden als ticketsysteem? Neem contact met ons op. We denken graag met je mee!