How to: AFAS data in PowerBI

Haal het optimale uit jouw AFAS data

Op deze pagina leer je hoe je eenvoudig een koppeling kan maken van AFAS naar Power BI. Met deze koppeling kan je de gegevens automatisch vernieuwen. Het zet de gegevens automatisch in het juiste formaat met de juiste kolomtitel op basis van de gegevens uit AFAS. Er is geen beperking aan de grootte van de tabellen die je kan ophalen.

Bekijk het webinar waarin onze consultant Jochem je stap voor stap meeneemt om je AFAS data in Power BI te integreren.
De handleiding staat onder de video ook volledig uitgeschreven

Algemene informatie over het koppelen van GetConnectoren

Je stelt zelf GetConnectoren samen in AFAS. Dit zijn de tabellen die worden geladen in Power BI. Voer de volgende stappen uit voor het toevoegen van een GetConnector:

1. Ga naar “Algemeen > Uitvoer > Beheer > GetConnector”.
2. Klik op ‘Nieuw’. Voeg een GetConnector toe op basis van een gegevensverzameling.
   
3. Selecteer de juiste gegevensverzameling.
   
4. Vul de juiste ‘naam’. Gebruik hierbij de volgende naamgeving: “PBI_{Naamdashboard}_{NaamTabel}”. Zo kan je later snel terugvinden welke GetConnectoren voor Power BI worden gebruikt (alles wat begint met PBI_) en alle connectoren wat voor één Power BI rapport wordt gebruikt.
5. Vul bij ‘definitie’ hetzelfde als bij de naam.
   
6. Klik op ‘volgende’. Er zijn standaard velden geselecteerd. Vaak zijn dit niet de juiste kolommen en wil je ze aanpassen. Doe dit door te klikken op ‘gegevens’.
   
7. Kies bij de gegevensverzameling links welke velden je wilt ophalen. Dubbelklik om ze toe te voegen aan de GetConnector.
8. Zorg voor een duidelijke kolomtitel en houdt de kolomtitel en veldnaam altijd gelijk aan elkaar. De standaard toegevoegde veldnamen en kolomtitels zijn vaak niet duidelijk.
   
9. Klik op ‘Volgende’. Stel eventueel een filter in.

Klik op ‘Voorbeeld’ om het resultaat te zien. Dit is de tabel dat ook naar Power BI wordt gestuurd.

Tips voor het werken met GetConnectoren

• • Maak gebruik van gegevensverzamelingen ‘exclusief autorisatie’ waar mogelijk.
  • Haal alleen de gegevens op die je nodig hebt. Filter zoveel mogelijk in AFAS.
  • Vaak hoef je maar van een aantal jaren gegevens op te halen. Maak dan gebruik van filtervariabelen. Zo kan je via het filter ‘>=[begin van jaar – 2 jaren]’ alle data ophalen van de laatste 2 jaar (plus het huidige jaar).
    • Zie https://help.afas.nl/help/NL/SE/Dat_Filter_tags.htm
  • Je kan gebruik maak van de functionaliteit ‘verdichten’ om regels te groeperen en berekeningen te maken. Verdicht zoveel mogelijk om zo min mogelijk onnodige data op te halen.
    • Zie https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Query_Cond.htm
  • Je kan het formaat van het opgehaalde veld aanpassen. Zo kan je het jaartal ophalen van een datumveld. Je kan ook het formaat van een vinkveld aanpassen naar ‘ja/nee’.
    • Zie https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Query_Pres.htm
  • Splits datum/tijd velden altijd in twee kolommen: 1 aangepast naar datum, 1 aangepast naar tijd.
  • Je kan gebruik maken van de functionaliteit ‘berekenen’ om te rekenen met velden.

1. Ga naar algemeen > beheer > app connector en klik op ‘nieuw’. Vink automatisch token genereren aan.
   
2. Voeg de GetConnectoren toe die je hebt gemaakt.
   
3. Klik op voltooien en kopieer de token dat wordt gegeven. Dit heb je nodig voor de verbinding met Power BI.
4. Open de app connector en ga naar het onderdeel ‘Gebruikerstokens’. De gebruiker dat automatisch is aangemaakt begint met een 5-cijferige code. Dit is je omgevingsnummer. Bewaar dit nummer.
   Je bent nu klaar om je data in Power BI te laden!

Je hebt de KWEEKERS Template (.pbix) nodig om de koppeling te maken tussen AFAS en Power BI.

Voorbereiding

• Installeer Power BI desktop: https://powerbi.microsoft.com/nl-nl/desktop/
• Je hebt de KWEEKERS Template (.pbix) nodig om de koppeling te maken tussen AFAS en Power BI.
  Vraag deze hier aan
• Stel je Power BI in in het Engels. Dit is geen vereiste, maar is wel aangeraden door KWEEKERS. Dit maakt het makkelijker om te zoeken voor hulp op het internet. Je kan de taal aanpassen via ‘Bestand > Opties en instellingen > Opties > Regionale instellingen > Toepassingstaal’.

Tabellen inladen

1. Open het Power BI bestand en ga naar Power Query. Dit doe je door te klikken op ‘Transform data’.
   
2. Vul de volgende gegevens die je hebt verzameld bij het maken van de app connector.
   • License: Omgevingsnummer (5-cijferige code)
   • Environment: Geef hier aan of het een productieomgeving (rest), testomgeving (resttest) of acceptatieomgeving (restaccept) betreft.
   • Token: Geef hier de token dat is gegenereerd bij het maken van de app connector. Heb je de token niet meer? Dan moet je een nieuwe genereren.
   • Je kan het veld ‘IntegrationID’ leeg laten.
3. Ga naar de query ‘BeschikbareGetConnectoren’. Je krijgt nu de melding ‘Please specify how to connect’. Klik op ‘Edit Credentials’ en klik op ‘Connect’.
   
4. Je ziet nu een lijst met alle GetConnectoren die zijn gekoppeld in de App Connector in AFAS. Deze lijst helpt met het aanroepen van de connectoren zelf. Kopieer (Ctrl + C) één van de connectoren naar je klembord.
   
5. Ga naar de functie ‘AfasGetConnector’ en plak de naam van de connector. Je hoeft de take normaalgesproken niet te vullen. Klik vervolgens op ‘Invoke’.
   
6. Je hebt nu bij ‘Other Queries’ de ‘Invoked Function’. Dit is de tabel met gegevens die je hebt aangeroepen. Open deze tabel. De eerste keer dat je verbind met de AFAS omgeving krijg je de melding ‘Information is required about data privacy’. Klik op ‘Continue’, selecteer ‘Organizational’ in de dropdown en klik op ‘Save’.
   
7. Je hebt nu de tabel met gegevens in AFAS! Dubbelklik op de tabelnaam ‘Invoked function’ om de naam te wijzigen naar de gewenste naam van je tabel. Versleep de tabel vervolgens naar het mapje met ‘Tables’. Herhaal stap 4 t/m 6 voor de andere GetConnectoren.
   1. Is je tabel leeg? Waarschijnlijk heeft de aangemaakte gebruiker dat is aangemaakt bij het instellen van de GetConnector niet voldoende rechten. Lees het volgende artikel voor meer informatie: https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Auth_Meth_DataFilter.htm.

Je hebt nu de geselecteerde AFAS data in Power BI, laat het visualiseren en analyseren maar beginnen!

Wil jij meer grip op je bedrijfsprocessen, de juiste keuzes maken, inspelen op trends of de klantbeleving verbeteren? De mogelijkheden zijn eindeloos. Dit geldt ook voor jouw specifieke wensen voor je Power BI dashboard(s).

KWEEKERS heeft voor diverse bedrijfsprocessen kant en klare Power BI templates ontwikkeld. Zo hebben we voor winst & verlies, planning, urenrapportage en een debiteuren dashboard. Essentiële processen die veel organisaties inzichtelijk willen hebben.

Daar waar er meer diepgang gewenst is, leveren we maatwerk voor jouw datavraagstuk. We hebben  ruime ervaring met het realiseren van koppelingen en maatwerkapplicaties met diverse soorten bedrijfssoftware. Denk aan data over je verhuur-, registratie- of planningsapplicatie, leerlingvolgsystemen of elektronisch cliënten dossier van Nedap Ons®.

Neem contact met ons op, we helpen je graag met datagedreven werken!

Je Power BI kunt combineren met verschillende diensten?