Vrijwilligersportal via OutSite

Vrijwilligersportal

via AFAS OutSite



Publicatiedatum: 15 oktober 2018 06:00
De Dierenbescherming is één van de eerste organisaties die met hulp van KWEEKERS de eindeloze mogelijkheden van AFAS Profit heeft ontdekt.

De Dierenbescherming is een non-profit organisatie. Bijna 400 betaalde krachten en meer dan 4000 vrijwilligers komen in het hele land op voor de belangen van dieren. “In 2015 zijn tientallen stichtingen gelieerd aan de Dierenbescherming samengevoegd, waarmee het één organisatie is geworden”, verduidelijkt Karlijn Veldkamp, Coördinator Vrijwilligersbeleid. “Die verschillende stichtingen hadden allemaal een eigen manier van werken, met een eigen beleid op bijvoorbeeld communicatie en HRM. Om vanuit het Service Centrum alle regionale werkgebieden optimaal te kunnen ondersteunen, zochten we naar een manier om de veelal papieren processen te stroomlijnen.”

AFAS Profit werd in een eerder stadium al in de organisatie ingevoerd om hierbij te helpen. Karlijn: “We gebruikten het softwarepakket echter lang niet optimaal. Dat was natuurlijk zonde! Daarom zijn we op zoek gegaan naar een partner die ons hierbij kon helpen en zo werden we – via AFAS - één van de eerste klanten van KWEEKERS.” 

Management self service

Op drie pijlers zijn er vervolgens door onze AFAS Expert Tanno Goedknegt verbeteringen doorgevoerd. Allereerst is ervoor gezorgd dat de managers betere toegang tot het systeem hebben. Karlijn: “Ze kunnen zelf mutaties doorvoeren op hun eigen medewerkers en hebben meer inzicht in bijvoorbeeld verlof en verzuim. Zo ontvangen ze een signaal als een contract afloopt, of een medewerker jubileert.” Daarna is de vrijwilligersadministratie geïntegreerd via de OutSite-portal. Vrijwilligers kunnen hier onder meer hun persoonlijke gegevens wijzigen en declaraties invoeren. Dat biedt belangrijke voordelen, schetst Karlijn: “Doordat de data nu direct in het systeem wordt verwerkt, is de doorlooptijd voor het uitbetalen van de declaraties bijvoorbeeld flink verkort.”

Werving en selectie stroomlijnen

Tot slot zijn er ook op werving- en selectiegebied stappen gezet, vervolgt Karlijn. “De vacatures voor de verschillende werkgebieden zagen er, ondanks onze algemene richtlijnen, stuk voor stuk anders uit. Niet alleen in vormgeving, ook in inhoud verschilden ze sterk.” Om dat te professionaliseren is het proces gestroomlijnd. “De vacatures die managers uitzetten zijn meer geautomatiseerd; sollicitanten reageren via de button en vullen dan een formulier in. Die data wordt vervolgens per vacature gepresenteerd aan onze managers - een stuk overzichtelijker dan voorheen!”

Balanceren tussen mogelijkheden en behoefte

Sinds deze zomer zijn deze functionaliteiten in gebruik genomen. De samenwerking is naar volle tevredenheid verlopen, vindt Karlijn. “Het is belangrijk om de balans te vinden tussen de oplossingen die KWEEKERS kan bieden, en wat de organisatie nodig heeft. Waar Tanno zocht naar de beste technische weg en mij heel goed de mogelijkheden van AFAS kon uitleggen door de voor- en nadelen te schetsen, hield ik de vraag en behoefte vanuit de organisatie scherp. Wat dat betreft werk je dus echt samen met KWEEKERS aan het beste resultaat.”

Deze website is gemaakt in AFAS OutSite

Ontwikkelt de toppers van de toekomst