Steeds meer organisaties werken met een AI-assistent voor taken zoals e-mails verwerken, notities maken of vragen beantwoorden. Maar wat gebeurt er eigenlijk met de gegevens die je invoert? En hoe zit het met privacy en beveiliging op de werkvloer? Dit artikel geeft heldere, praktische antwoorden op de vragen die je als medewerker of leidinggevende waarschijnlijk ook hebt.

Wat is een AI-assistent en hoe verwerkt hij gegevens?

Een AI-assistent is een softwaretoepassing die gebruikmaakt van kunstmatige intelligentie om taken te automatiseren, vragen te beantwoorden of tekst te genereren op basis van ingevoerde informatie. De assistent verwerkt gegevens door jouw invoer te analyseren, patronen te herkennen en een relevant antwoord of actie te produceren. Dit gebeurt doorgaans via servers van de aanbieder, niet lokaal op jouw apparaat.

Wanneer je een vraag stelt of een document uploadt, stuurt de AI-assistent die data naar een taalmodel dat draait op externe infrastructuur. Het model verwerkt de invoer, genereert een reactie en stuurt die terug naar jouw scherm. Afhankelijk van de instellingen van de tool kan de invoer ook tijdelijk of permanent worden opgeslagen om het model te verbeteren of om je gesprekshistorie te bewaren.

Belangrijk om te weten: de meeste AI-assistenten verwerken gegevens in real time. Dat betekent dat alles wat je typt of inspreekt, op het moment van invoer al naar externe servers wordt gestuurd. Hoe lang die data bewaard blijft en wie er toegang toe heeft, verschilt per aanbieder.

Welke gegevens deelt een AI-assistent met externe partijen?

Een AI-assistent kan potentieel de volgende gegevens delen met externe partijen: de tekst of bestanden die je invoert, metadata zoals tijdstempels en gebruikersidentificatie, en in sommige gevallen gesprekshistorie die wordt gebruikt voor modeltraining. Welke gegevens precies worden gedeeld, staat beschreven in de privacyverklaring van de aanbieder.

Veel commerciële AI-assistenten sturen invoerdata standaard naar de servers van de ontwikkelaar, die zich vaak buiten de Europese Unie bevinden. Dat is relevant voor organisaties die werken met persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Sommige aanbieders bieden een zakelijke of enterprise-versie waarbij gegevens niet worden gebruikt voor modeltraining en dataverwerking binnen de EU plaatsvindt.

Wees extra voorzichtig met het invoeren van klantgegevens, medische dossiers, financiële informatie of personeelsdata. Zelfs als de aanbieder zegt geen data te bewaren, is het verstandig om dit te verifiëren via de verwerkersovereenkomst.

Hoe veilig zijn mijn bedrijfsgegevens bij een AI-assistent?

De veiligheid van bedrijfsgegevens bij een AI-assistent hangt af van drie factoren: de beveiligingsmaatregelen van de aanbieder, de configuratie die jouw organisatie heeft ingesteld, en het gedrag van medewerkers bij het gebruik van de tool. Zonder duidelijke afspraken en technische maatregelen zijn bedrijfsgegevens kwetsbaar.

Aanbieders van zakelijke AI-oplossingen bieden doorgaans encryptie van data in transit en in rust, toegangsbeheer op gebruikersniveau en auditlogs. Toch blijft het risico bestaan dat gevoelige informatie per ongeluk wordt ingevoerd door medewerkers die niet weten welke data ze wel of niet mogen delen.

• Technische beveiliging: Controleer of de aanbieder encryptie, toegangsbeheer en incidentrespons biedt.
• Contractuele zekerheid: Sluit altijd een verwerkersovereenkomst af voordat je een AI-tool organisatiebreed inzet.
• Gedragsrichtlijnen: Stel duidelijke regels op over welke informatie medewerkers mogen invoeren in een AI-assistent.

Wat zegt de AVG over het gebruik van AI-assistenten op het werk?

De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) vereist dat organisaties een rechtmatige grondslag hebben voor elke verwerking van persoonsgegevens, ook als die verwerking plaatsvindt via een AI-assistent. Als medewerkers persoonsgegevens invoeren in een AI-tool, is de organisatie verantwoordelijk voor die verwerking en moet zij aan alle AVG-verplichtingen voldoen.

Concreet betekent dit het volgende voor organisaties die AI-assistenten inzetten:

1. Verwerkersovereenkomst: Sluit een verwerkersovereenkomst af met de aanbieder van de AI-tool als die persoonsgegevens verwerkt namens jouw organisatie.
2. Doelbinding: Gebruik de AI-tool alleen voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.
3. Dataminimalisatie: Voer niet meer persoonsgegevens in dan strikt noodzakelijk voor de taak.
4. Register van verwerkingsactiviteiten: Voeg het gebruik van de AI-tool toe aan het verwerkingsregister van je organisatie.
5. DPIA: Overweeg een Data Protection Impact Assessment als de tool risico’s met zich meebrengt voor de privacy van betrokkenen.

In de zorgsector gelden aanvullende eisen vanuit wetgeving zoals de Wgbo en NEN 7510. Organisaties in die sector moeten extra zorgvuldig zijn bij het inzetten van AI-assistenten die in contact komen met patiëntdata.

Welke AI-assistenten zijn het meest privacyvriendelijk voor organisaties?

De meest privacyvriendelijke AI-assistenten voor organisaties zijn tools die data verwerken binnen de EU, geen invoerdata gebruiken voor modeltraining, een verwerkersovereenkomst aanbieden en beschikken over relevante beveiligingscertificeringen. Zakelijke versies van bekende tools scoren hier vaak beter dan de gratis consumentenversies.

Let bij de keuze van een AI-assistent op de volgende criteria:

• Datalocatie: Worden gegevens verwerkt en opgeslagen binnen de Europese Unie?
• Trainingsbeleid: Gebruikt de aanbieder jouw invoer om het model te trainen? Zo ja, kun je dit uitzetten?
• Certificeringen: Beschikt de aanbieder over ISO 27001 of vergelijkbare beveiligingscertificeringen?
• Transparantie: Is de privacyverklaring helder en specifiek over wat er met data gebeurt?
• Integratiemogelijkheden: Kan de tool worden gekoppeld aan bestaande systemen zonder data onnodig te dupliceren?

AI-tools die zijn ontworpen voor specifieke sectoren zoals zorg of onderwijs, en die van meet af aan zijn gebouwd met privacywetgeving in gedachten, bieden doorgaans meer zekerheid dan generieke consumentenproducten.

Hoe gebruik je een AI-assistent veilig binnen je organisatie?

Een AI-assistent veilig inzetten binnen een organisatie vraagt om een combinatie van beleid, technische maatregelen en bewustwording bij medewerkers. Begin met een duidelijk gebruiksbeleid dat beschrijft welke taken wel en niet geschikt zijn voor AI-assistentie, en welke gegevens nooit mogen worden ingevoerd.

Praktische stappen voor veilig gebruik:

1. Stel een AI-gebruiksbeleid op met concrete do’s en don’ts voor medewerkers.
2. Train je team in AI-geletterdheid zodat zij begrijpen hoe de tool werkt en welke risico’s er zijn.
3. Gebruik zakelijke versies van AI-tools in plaats van gratis consumentenversies.
4. Sluit een verwerkersovereenkomst af met de aanbieder voordat je de tool organisatiebreed uitrolt.
5. Monitor het gebruik via auditlogs en evalueer regelmatig of het beleid nog actueel is.
6. Voer geen gevoelige data in zoals BSN-nummers, medische informatie of wachtwoorden.

Bewustwording is minstens zo belangrijk als techniek. Medewerkers die begrijpen waarom bepaalde gegevens niet thuishoren in een AI-assistent, maken vanzelf betere keuzes. Regelmatige training en heldere communicatie vanuit de organisatie zijn daarin onmisbaar.

Hoe KWEEKERS helpt met AI veilig inzetten

Wij begrijpen dat AI veel mogelijkheden biedt, maar dat vragen over privacy en veiligheid de drempel voor gebruik kunnen verhogen. Daarom helpen we organisaties niet alleen met het implementeren van AI-tools, maar ook met het creëren van de juiste randvoorwaarden om dat veilig en verantwoord te doen.

Wat we bieden:

• Praktische AI-tools die zijn ontworpen voor werkprocessen in zorg, onderwijs en MKB, zoals Call-2-Dossier, M.A.I.L. en Jonas AI AFAS
• Naadloze integratie met bestaande systemen zoals AFAS, Outlook en Teams via ons koppelplatform U-Turn
• AI-geletterdheidstraining om medewerkers bewust en vaardig te maken in het werken met AI binnen de kaders van Europese wetgeving
• Begeleiding bij AVG-compliance rondom het gebruik van AI-assistenten, inclusief verwerkersovereenkomsten en risicoanalyses
• Sectorspecifieke kennis voor organisaties in zorg en onderwijs waar extra privacyeisen gelden

Wil je weten hoe jouw organisatie AI veilig en effectief kan inzetten? Neem contact op met KWEEKERS voor een vrijblijvend gesprek. We helpen je graag verder.