Payrolling is een constructie die steeds vaker voorkomt op de Nederlandse arbeidsmarkt. Toch weten veel werknemers niet precies welke rechten ze hebben als ze via een payrollbedrijf werken. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over payroll, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Wat is een payrollwerknemer en hoe werkt payrolling?

Een payrollwerknemer is iemand die formeel in dienst is bij een payrollbedrijf, maar feitelijk werkt bij en onder leiding staat van een opdrachtgevende organisatie. Het payrollbedrijf is de juridische werkgever en regelt de salarisadministratie, loonbetaling en arbeidsrechtelijke verplichtingen. De dagelijkse aansturing blijft volledig bij de opdrachtgever.

Bij payrolling zijn er dus altijd drie partijen betrokken:

• De werknemer die de werkzaamheden uitvoert
• Het payrollbedrijf dat formeel werkgever is en de administratie beheert
• De inlener (de opdrachtgever) die dagelijks leiding geeft en het werk bepaalt

Het verschil met een gewone arbeidsrelatie zit hem in de scheiding tussen juridisch werkgeverschap en feitelijke werkaansturing. De inlener bepaalt wat je doet, maar het payrollbedrijf is verantwoordelijk voor correcte loonbetaling, vakantiegeld, pensioenopbouw en naleving van arbeidsrechtelijke regels.

Welke rechten heeft een payrollwerknemer in Nederland?

Een payrollwerknemer heeft in Nederland vrijwel dezelfde rechten als een werknemer met een directe arbeidsovereenkomst. Sinds de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) in 2020 is dit wettelijk verankerd. Je hebt recht op gelijk loon, gelijke arbeidsvoorwaarden, opbouw van vakantiedagen, pensioen en ontslagbescherming.

Concreet gelden de volgende rechten voor payrollwerknemers:

• Gelijk loon: je ontvangt hetzelfde salaris als vergelijkbare medewerkers bij de inlener
• Gelijke arbeidsvoorwaarden: denk aan toeslagen, bonussen en werktijden
• Vakantiedagen en vakantiegeld: minimaal het wettelijk aantal vakantiedagen plus 8% vakantiegeld
• Pensioenopbouw: recht op een adequate pensioenregeling, vergelijkbaar met die van de inlener
• Ontslagbescherming: na verloop van tijd gelden dezelfde ontslagregels als bij een reguliere arbeidsovereenkomst
• Loondoorbetaling bij ziekte: je hebt recht op loondoorbetaling bij arbeidsongeschiktheid

De WAB heeft de positie van payrollwerknemers aanzienlijk versterkt. Vóór 2020 golden er minder strikte regels en konden werkgevers makkelijker afwijken van de standaard arbeidsvoorwaarden.

Wat is het verschil tussen payroll en uitzendwerk?

Het belangrijkste verschil tussen payroll en uitzendwerk is de allocatiefunctie. Bij uitzendwerk zoekt het uitzendbureau actief naar opdrachten voor werknemers en brengt vraag en aanbod samen. Bij payrolling is de werknemer al gevonden door de inlener zelf. Het payrollbedrijf neemt vervolgens alleen het werkgeverschap over.

Andere relevante verschillen:

• Arbeidsrechtelijke bescherming: payrollwerknemers hebben sneller recht op gelijke arbeidsvoorwaarden dan uitzendkrachten
• Uitzendbeding: bij uitzendwerk geldt vaak een uitzendbeding waarmee de overeenkomst direct eindigt bij ziekte of het wegvallen van de opdracht; bij payroll geldt dit beding niet
• Opbouw van rechten: payrollwerknemers bouwen doorgaans sneller arbeidsrechtelijke rechten op
• Initiatief: de inlener heeft bij payroll zelf het initiatief genomen voor de werving, terwijl het uitzendbureau bij uitzendwerk de matchende rol speelt

In de praktijk worden payroll en uitzendwerk nog weleens door elkaar gehaald, maar juridisch gezien zijn het twee duidelijk verschillende constructies met elk hun eigen spelregels.

Heeft een payrollwerknemer recht op hetzelfde loon als vaste medewerkers?

Ja, een payrollwerknemer heeft wettelijk recht op hetzelfde loon als een vergelijkbare werknemer die direct in dienst is bij de inlener. Dit principe heet gelijke behandeling en is vastgelegd in de WAB. Het gaat niet alleen om het basissalaris, maar ook om toeslagen, bonussen en andere beloningscomponenten die de inlener toepast.

Het gelijkstellingsprincipe geldt voor alle elementen van de beloning:

• Basissalaris op basis van functie en schaal
• Onregelmatigheidstoeslag of ploegentoeslag
• Winstdeling of bonusregelingen die ook voor vaste medewerkers gelden
• Reiskostenvergoeding en andere vaste vergoedingen

Als de inlener geen vergelijkbare functie in huis heeft, wordt gekeken naar wat een vergelijkbare werknemer in dezelfde sector zou verdienen. Het payrollbedrijf is verantwoordelijk voor de correcte uitbetaling, maar de inlener moet de juiste informatie aanleveren over de geldende beloningsstructuur.

Wat gebeurt er met je rechten als de payrollovereenkomst eindigt?

Wanneer een payrollovereenkomst eindigt, zijn je rechten afhankelijk van de reden van beëindiging en de duur van het dienstverband. Na een aaneengesloten periode van drie jaar bij dezelfde inlener heb je recht op een vaste arbeidsovereenkomst. Eindigt de overeenkomst eerder, dan heb je mogelijk recht op een transitievergoeding.

Belangrijke aandachtspunten bij het einde van een payrollovereenkomst:

• Transitievergoeding: bij ontslag na minimaal twee jaar dienstverband heb je recht op een transitievergoeding, berekend op basis van je salaris en dienstjaren
• Opzegtermijn: zowel jij als het payrollbedrijf moeten de wettelijke of contractuele opzegtermijn in acht nemen
• WW-uitkering: als je onvrijwillig werkloos wordt, kun je onder voorwaarden aanspraak maken op een WW-uitkering via het UWV
• Vakantiedagen en -geld: opgebouwde maar niet opgenomen vakantiedagen moeten worden uitbetaald bij het einde van het dienstverband

Het is verstandig om bij beëindiging altijd schriftelijk te laten vastleggen wat de reden is en welke vergoedingen je ontvangt. Bewaar ook alle loonstroken en correspondentie zorgvuldig.

Waar kun je terecht als je rechten als payrollwerknemer worden geschonden?

Als je rechten als payrollwerknemer worden geschonden, zijn er meerdere instanties waar je terecht kunt. Je eerste stap is altijd het payrollbedrijf aanspreken als formeel werkgever. Kom je er samen niet uit, dan kun je terecht bij de vakbond, het UWV, de Inspectie SZW of uiteindelijk de kantonrechter.

Een overzicht van je opties:

1. Het payrollbedrijf: meld je klacht schriftelijk bij je formele werkgever en vraag om een oplossing
2. De vakbond: als je lid bent van een vakbond, kunnen zij je adviseren en bemiddelen
3. Het UWV: bij geschillen over ontslag of WW-rechten is het UWV de aangewezen instantie
4. Inspectie SZW: bij overtredingen van arbeidswetten, zoals onderbetaling of onveilige werkomstandigheden, kun je een melding doen bij de Inspectie SZW
5. Kantonrechter: bij arbeidsrechtelijke geschillen over ontslag of loon kun je naar de rechter stappen, bij voorkeur met juridische bijstand

Juridische hulp is beschikbaar via het Juridisch Loket als je geen vakbondslidmaatschap hebt. Bewaar altijd bewijs van afspraken, loonstroken en communicatie met je werkgever om je positie te onderbouwen.

Hoe KWEEKERS helpt met payroll

Payrolling brengt complexe administratieve en juridische verplichtingen met zich mee. Als organisatie wil je zeker weten dat alles correct verloopt: van gelijke beloning tot tijdige loonaangifte en naleving van de WAB. Precies daar helpen wij bij.

Bij KWEEKERS bieden we een compleet pakket aan payrolloplossingen:

• Structurele uitbesteding: via salarisadministratie uitbesteden nemen we het volledige payrollproces van je over, inclusief automatisering en compliance
• Strategisch advies: onze payroll consultancy helpt je bij het optimaliseren van processen, wet- en regelgeving en systeemkeuzes
• Interim ondersteuning: bij uitval van je salarisverwerker springen onze specialisten direct in, zonder lange inwerkperiode
• Één aanspreekpunt: je werkt altijd met een vaste contactpersoon die jouw organisatie en medewerkers kent
• Actuele kennis: ons team houdt alle wijzigingen in cao’s, arbeidsrecht en belastingregels bij, zodat jij dat niet hoeft

Wil je weten hoe wij jouw payrollproces kunnen verbeteren en vereenvoudigen? Neem contact met ons op en ontdek wat KWEEKERS voor jouw organisatie kan betekenen.