Reduceer kosten en houd tijd over voor je leden met de U-Turn
Je feestje bruist, je leden zijn enthousiast, en er komen steeds meer vrienden bij. Nu is het tijd om te knallen! Hoe je dat doet? Met de juiste muziek natuurlijk! Elke plaat vloeit naadloos in elkaar over, de energie blijft hoog en iedereen danst. Maar wat als een traag nummer de sfeer bederft? Dat is waar de U-Turn binnenkomt: als de ultieme DJ die elke plaat perfect timed en de feestvreugde hoog houdt door processen te stroomlijnen en administratieve lasten te verminderen. Jochem van der Stoel, Senior Consultant bij KWEEKERS met expertise op AFAS, Power BI en U-Turn, vertelt je hoe jij jouw branche- en beroepsverenigingsfeest laat knallen.
Wat is de U-Turn precies en hoe helpt het branche- en beroepsverenigingen hun processen te stroomlijnen?
“De U-Turn is het door KWEEKERS ontwikkelde RPA-platform voor koppelingen, procesversnellers en conversies. Bij procesversnellers haal je geautomatiseerd data op uit één plek, voer je hier bewerkingen op uit en vervolgens laad je het op een andere plek weer in. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een inschrijfformulier, waar (na eventuele beoordeling) een debiteur met bijbehorend abonnement wordt aangemaakt.”
Welke specifieke koppelingen biedt de U-Turn die bijzonder nuttig zijn voor branche- en beroepsverenigingen?
“Bij branche- en beroepsverenigingen zijn er veel verschillende mutaties binnen de ledenadministratie. Dit zijn bijvoorbeeld een nieuw lid, of een opzegging van een lidmaatschap. Maar ook wijzigingen, bijvoorbeeld van het lidmaatschapstype, komen voor. Dit zijn processen die je vaak wilt opstarten vanuit een formulier, eventueel wilt beoordelen, en daarna vaak nog handmatig worden verwerkt. De verwerking kan je via de U-turn automatiseren. Dit vermindert administratieve lasten en voorkomt fouten. Hierdoor houdt de ledenadministratie tijd over om het lid echt verder te helpen.”
Zijn er succesverhalen van verenigingen die door de U-Turn aanzienlijke verbeteringen ervaren in hun operationele efficiëntie?
“Ledenorganisaties die hun operationele processen hebben geautomatiseerd zijn bijvoorbeeld Register Belastingadviseurs, LAD, ZLTO, LTO Noord, CT Paramedics, Vereniging EMDR, Stichting De Zonnebloem, Dierenbescherming en ANKO: Algemene Nederlandse Kappers Organisatie. Zo hebben we met de U-turn procesversnellers bij ZLTO geïmplementeerd. Hierdoor wordt lidmaatschapsinformatie slechts eenmaal vastgelegd en automatisch gekoppeld op persoonsniveau, waarna het gefactureerd wordt aan het bedrijf dat lid is. De U-Turn genereert automatisch een contactpersoon en vormt de basis voor de contributieberekening via Mendix, wat resulteert in grotere nauwkeurigheid en minder registratiefouten. Hoewel het nog niet live is, belooft deze implementatie aanzienlijke verbeteringen in inzicht en efficiëntie. Bij CT Paramedics heeft een vergelijkbare aanpak al geleid tot significante groei zonder extra ondersteunend personeel, wat meer tijd vrijmaakt voor ledenondersteuning.”
Hoe helpt de U-Turn verenigingen om dichter bij leden te staan en relevanter te worden in communicatie en dienstverlening?
“Door administratie te automatiseren houden ledenorganisaties meer tijd over voor hun leden. Daarnaast biedt standaardisering en automatisering ook veel kansen om de kwaliteit van communicatie te verbeteren, zodat het lid weet waar hij of zij aan toe is.”
Welke stappen neem je als vereniging voordat je begint met de implementatie van de U-Turn? Wat zijn de eerste acties?
“De eerste actie bij het implementeren van een koppeling met de U-Turn is het inventariseren van handmatige handelingen. Zijn er momenteel exports die vervolgens handmatig worden geïmporteerd? Of processen en taken waarbij gegevens handmatig worden overgezet? Denk hierbij in de volle breedte: systeem- en afdeling overstijgend. Wat zou het je opleveren om deze processen te automatiseren? Hierbij stilstaan is de eerste stap om je processen te verbeteren. Daarna zoek je naar een oplossing die het beste past bij de uitdaging. Hier maak je een plan voor, wat je vervolgens implementeert en evalueert.”
Wat zijn de meest voorkomende uitdagingen bij het implementeren en hoe worden deze overwonnen?
“Een implementatie van een U-Turn koppeling staat bijna nooit op zichzelf. De U-Turn is echt onderdeel van het verbeteren van een proces. Het is lastig om een mail te automatiseren. Op wat voor manier komt de mutatie binnen? Hoe wordt het vervolgens verwerkt? Vaak bieden ledenportalen en/of invulformulieren hier uitkomst voor om het proces in zijn geheel te stroomlijnen. De grootste uitdaging is het verbeteren van het proces in de volle breedte. Daarnaast is het belangrijk om een oplossing toekomstbestendig te maken. Hoe flexibel ben je bij nieuwe ontwikkelingen in de markt om je processen aan te passen en te onderhouden? Het is belangrijk om hier al bij het ontwerp van je proces rekening mee te houden, zodat je het proces niet constant hoeft te herzien.”
Hoe zie jij de rol van de U-Turn bij de digitale transformatie in branche- en beroepsverenigingen?
“Door het inzetten van de U-Turn in combinatie met een geschikt softwarepakket, zoals de software van AFAS, automatiseer je alle administratieve processen. Hiermee reduceer je kosten en houd je tijd over voor je leden.”
Ben je klaar om jouw vereniging naar een hoger niveau te tillen?
Met U-Turn zorg je ervoor dat geen enkel traag nummer de feestvreugde verstoort. Laat ons je helpen de muziek perfect te timen, zodat jij je kunt focussen op wat echt telt: de verbinding met je leden. Neem contact op met KWEEKERS voor meer informatie over onze U-Turn oplossingen en ontdek hoe je met minder inspanning, meer kunt bereiken. Begin vandaag nog met het stroomlijnen van je processen en maak van elk lidmaatschapsmoment een hit!