Wanneer een medewerker ziek wordt, heeft dat direct gevolgen voor de loonstrook. Werkgevers zijn wettelijk verplicht het loon door te betalen, maar hoe dat precies werkt en hoe het zichtbaar is op de loonstrook, is voor veel HR-professionals en werkgevers niet altijd helder. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over loondoorbetaling bij ziekte en de verwerking ervan op loonstroken.

Wat is loondoorbetaling bij ziekte precies?

Loondoorbetaling bij ziekte is de wettelijke verplichting voor werkgevers om het loon van een zieke medewerker door te betalen gedurende de ziekteperiode. In Nederland is dit geregeld in artikel 7:629 van het Burgerlijk Wetboek. De werkgever betaalt minimaal 70% van het laatste loon door, met een maximum van 70% van het dagloon dat geldt voor de WIA.

De verplichting geldt voor alle werknemers met een arbeidsovereenkomst, ongeacht of zij fulltime of parttime werken. Veel cao’s en individuele arbeidscontracten kennen een hogere aanvulling dan het wettelijk minimum, bijvoorbeeld 100% in het eerste ziektejaar. Het is dus altijd belangrijk om de toepasselijke cao of het contract te raadplegen naast de wettelijke basisregels.

Hoe lang duurt loondoorbetaling bij ziekte?

De wettelijke loondoorbetalingsplicht bij ziekte duurt maximaal twee jaar, oftewel 104 weken. Gedurende deze periode blijft de werkgever verantwoordelijk voor het doorbetalen van het loon en het begeleiden van de re-integratie van de medewerker.

Na twee jaar ziekte kan de medewerker in aanmerking komen voor een WIA-uitkering van het UWV. De werkgever is dan niet langer verplicht het loon door te betalen, tenzij de re-integratieverplichtingen onvoldoende zijn nagekomen. In dat geval kan het UWV een loonsanctie opleggen, waardoor de loondoorbetalingsplicht met maximaal één jaar wordt verlengd. Dat is een situatie die je als werkgever uiteraard wilt voorkomen.

Hoe wordt loondoorbetaling bij ziekte berekend?

De berekening van loondoorbetaling bij ziekte is gebaseerd op het overeengekomen loon van de medewerker, met een wettelijk minimum van 70% van het laatst verdiende loon. In het eerste ziektejaar geldt in veel gevallen een hoger percentage op basis van de cao of het arbeidscontract.

Bij de berekening spelen de volgende factoren een rol:

• Het referteloon: het gemiddelde loon over de afgelopen periode, inclusief vaste toeslagen
• Het toepasselijke percentage: wettelijk minimaal 70%, maar cao of contract kan hoger zijn
• Het maximumdagloon: het wettelijk vastgestelde maximumdagloon begrenst de uitkering
• Variabele looncomponenten: bonussen en wisselende uren worden gemiddeld meegenomen

Een correcte berekening vraagt om actuele kennis van wet- en regelgeving. Een fout in de grondslag leidt al snel tot te hoge of te lage betalingen, met mogelijke juridische en financiële gevolgen. Payroll consultancy kan hierbij ondersteuning bieden om de berekening structureel goed in te richten.

Wat staat er op de loonstrook bij ziekte?

Op de loonstrook bij ziekte wordt het ziekteverlof apart geregistreerd en verwerkt. In plaats van het volledige reguliere loon verschijnt er een ziektevergoeding, vaak aangeduid als “ZV” of “loondoorbetaling ziekte”, naast of in plaats van het normale salaris.

Concreet zijn de volgende elementen zichtbaar op de loonstrook:

• Ziektecomponent: het doorbetaalde bedrag op basis van het geldende percentage
• Eventuele aanvulling: als de werkgever aanvult tot 100%, staat dit als aparte post vermeld
• Premies en inhoudingen: sociale premies worden normaal doorberekend
• Vakantietoeslag: deze blijft ook bij ziekte opbouwen en staat apart geregistreerd

Het is wettelijk verplicht dat de loonstrook transparant en begrijpelijk is voor de medewerker. Onduidelijke vermeldingen kunnen leiden tot vragen en onrust bij medewerkers, zeker in een al kwetsbare situatie.

Wat is het verschil tussen het eerste en tweede ziektejaar op de loonstrook?

Het grootste verschil tussen het eerste en tweede ziektejaar op de loonstrook is het doorbetaalde percentage. In het eerste ziektejaar betaalt de werkgever minimaal 70% van het loon, maar cao’s en contracten schrijven vaak 100% voor. In het tweede ziektejaar blijft het wettelijk minimum 70%, en veel cao’s staan een verdere verlaging toe tot 70% zonder aanvulling.

Op de loonstrook is dit verschil zichtbaar doordat:

• Het brutobedrag van de ziektevergoeding in jaar twee lager kan zijn
• Een eventuele aanvulling in jaar één verdwijnt of vermindert in jaar twee
• De omschrijving op de loonstrook kan wijzigen van “loondoorbetaling jaar 1” naar “loondoorbetaling jaar 2”

Het is belangrijk dat medewerkers tijdig worden geïnformeerd over deze overgang, zodat zij niet onverwachts worden geconfronteerd met een lager nettobedrag op hun loonstrook.

Welke veelgemaakte fouten worden er gemaakt bij loondoorbetaling op de loonstrook?

Bij de verwerking van loondoorbetaling bij ziekte op loonstroken gaan er regelmatig dingen mis. De meest voorkomende fouten zijn onjuiste berekeningen van het referteloon, het niet meenemen van variabele looncomponenten en het verkeerd toepassen van de cao-regels voor het eerste en tweede ziektejaar.

Andere veelgemaakte fouten zijn:

• Verkeerde ingangsdatum: de eerste ziektedag wordt niet correct geregistreerd, waardoor de berekening van de twee jaar verschuift
• Geen rekening met de wachttijd: sommige cao’s kennen een wachttijd van één of twee dagen zonder loon
• Onjuiste premieberekening: sociale premies worden soms foutief aangepast bij ziekte
• Vergeten van vakantietoeslag: ook over het ziektedeel bouwt de medewerker vakantietoeslag op
• Geen correcte archivering: ziekmeldingen en loonstroken worden niet goed gedocumenteerd voor een eventuele WIA-aanvraag

Deze fouten lijken klein, maar kunnen grote gevolgen hebben: te weinig betaald loon leidt tot juridische claims, te veel betaald loon is moeilijk terug te vorderen en fouten in de aangifte kunnen leiden tot boetes van de Belastingdienst. Zorgvuldige en actuele kennis van wet- en regelgeving is onmisbaar voor een correcte verwerking op de loonstrook.

Hoe KWEEKERS helpt met loondoorbetaling en loonstroken

Correcte loonstroken bij ziekte vragen om actuele kennis, nauwkeurige systemen en ervaren professionals. Dat is precies wat wij bij KWEEKERS bieden. Als gecertificeerd AFAS-implementatiepartner en ISO-gecertificeerde organisatie zorgen wij voor een foutloze verwerking van loondoorbetaling bij ziekte, volledig in lijn met de geldende wet- en regelgeving en cao-bepalingen.

Wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen:

• Volledige overname van de salarisadministratie, inclusief verwerking van ziekteverlof en loondoorbetaling
• Actuele kennis van cao’s, wettelijke minimums en WIA-regelgeving
• Transparante en begrijpelijke loonstroken voor jouw medewerkers
• Strategisch advies over het optimaliseren van je payrollprocessen
• Directe inzet van interim-specialisten bij uitval van je eigen salarisverwerker

Wil je zeker weten dat jouw loonstroken altijd kloppen, ook bij ziekte? Bekijk hoe salarisadministratie uitbesteden werkt of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.