Digitalisering onderwijs: 5 tips voor betere beslissingen met data
Van data naar inzicht
In het onderwijs wordt veel data verzameld: van leerlingprestaties en ziekteverzuim tot financiële cijfers en capaciteitsplanning. Maar hoe deze informatie wordt verwerkt en gebruikt, is vaak verre van ideaal. Het resultaat? Rapportages die niet volledig kloppen en cijfers waar mensen niet echt op durven te vertrouwen. Gelukkig kan het anders! In deze blog leggen we uit hoe, zodat je betrouwbare inzichten uit data haalt en zo voortaan betere beslissingen neemt.
Handmatig kopiëren en plakken; stop ermee!
Bij veel onderwijsinstellingen zien we nog steeds dat data uit verschillende systemen gekopieerd en handmatig in Excel gezet wordt, om overzicht te creëren. Dat kost niet alleen tijd, maar is ook foutgevoelig. Daarnaast zijn Excel-bestanden statisch, terwijl de data in de verschillende systemen dagelijks verandert. Dit betekent dat beslissingen gebaseerd worden op verouderde of incomplete gegevens.
Zo krijg je wél de inzichten die je nodig hebt (5 tips)
- 1
Bepaal welke KPI’s echt belangrijk zijn
Welke informatie gaat je de inzichten geven waar je naar op zoek bent? Voorkom dat je te veel data verzamelt en verdrinkt in informatie die je niet echt nodig hebt. Houd het dus zo simpel mogelijk. - 2
Zorg voor real-time inzichten
Je kunt alleen goede beslissingen maken als deze gebaseerd zijn op de meest actuele data. Ideaal is het daarom om een overzicht te hebben waarop de data automatisch continu wordt bijgewerkt. - 3
Maak data visueel
Een tabel vol cijfers zegt weinig. Door data te visualiseren in duidelijke grafieken en dashboards zie je in één oogopslag trends en knelpunten. - 4
Koppel verschillende databronnen aan elkaar
HR- en financiële gegevens zitten vaak in verschillende systemen. Door de data uit deze systemen samen te brengen, ontdek je bijvoorbeeld welke invloed personeelsbezetting heeft op de kosten. - 5
Automatiseer rapportages en analyses
Je hebt al tijd en handen te kort, dus dagelijks rapportages en analyses maken is simpelweg onmogelijk. Door dit te automatiseren, en in te stellen dat je gewaarschuwd wordt als KPI’s afwijken, kun je sneller bijsturen en voorkom je verrassingen.
Hoe zorg je ervoor dat je organisatie deze stappen daadwerkelijk zet?
“Veel onderwijsinstellingen lopen hier tegenaan: de wil om meer met data te doen is er, maar de systemen en processen zitten in de weg. Met een geïntegreerde oplossing zoals Power BI wordt alle informatie op één plek samengebracht en automatisch bijgewerkt. En die informatie is ook nog eens direct beschikbaar voor leidinggevenden,” legt Jochem van der Stoel, Senior Consultant en Productmanager Power BI, uit. “Alle data wordt voor je gevisualiseerd, waardoor je meteen de inzichten krijgt waar je naar op zoek bent. Dat scheelt veel tijd en geeft ook veel betere inzichten.”
Snel betrouwbare inzichten door het gebruik van kant & klare templates
Power BI is dus een goede tool om data om te zetten in inzicht, mits het op de juiste manier wordt ingericht. Zonder een goed gestructureerd dashboard of de juiste koppelingen tussen systemen blijf je alsnog worstelen met versnipperde informatie. Daarom ontwikkelden we bij KWEEKERS Power BI templates.
Jochem: “We zien vaak dezelfde uitdagingen terugkomen. HR-managers willen inzicht in ziekteverzuim en formatie. Financieel managers willen grip op budgetten en subsidies. Op basis van onze praktijkervaring ontwikkelden we templates, waarmee je direct aan de slag kunt. Zo krijg je snel betrouwbare inzichten en kun je écht datagedreven beslissingen nemen.”
