“De regels rondom verlofaanvragen in het onderwijs wijken af van de regels in andere branches en ze passen daardoor niet in de huidige systemen,” vertelt Jaap Dujardin, Senior Consultant. “Zo vallen er vaak meerdere scholen onder één organisatie, maar als deze organisatie decentraal georganiseerd is kunnen vakantie- en studiedagen verschillen per school. In AFAS kan dit onderscheid nog niet gemaakt worden, wat het lastig maakt om verlof op een uniforme manier te verwerken.”

Hij vervolgt: “Neem ouderschapsverlof op een vaste dag in de week. Als het systeem dit automatisch laat doorlopen op vrije dagen, lijkt het alsof die dagen ook als verlof zijn opgenomen. Voor medewerkers voelt dat oneerlijk: zij willen hun verlof opnemen op dagen waarop ze normaal gesproken werken – niet op dagen waarop ze al vrij zijn. Als dat niet goed is ingericht, zorgt dat voor frustratie en onbegrip.”

Ludo Strating, Commercieel Directeur bij OrangeCubes, vult aan: “En stel dat iemand na afloop van het ouderschapsverlof minder uren gaat werken, dan klopt de oorspronkelijke berekening van het verlofsaldo niet meer. In dat geval moet de medewerker soms een deel van het verlof terugbetalen. Dat levert niet alleen technische problemen op, maar ook administratieve rompslomp en ingewikkelde gesprekken met medewerkers.”

Om bovenstaande redenen bedenken veel onderwijsinstellingen zelf oplossingen: Excel-sheets, losse afspraken op papier of zelfs mondelinge toezeggingen. Ludo: “Dat is natuurlijk gedoemd om te mislukken. Wat als de HR-medewerker die de afspraken heeft opgeschreven uit dienst gaat? Of als de leidinggevende die mondeling iets heeft toegezegd vertrekt? Dan ontstaan er discussies over wie waar recht op heeft. Medewerkers voelen zich tekortgedaan of juist bevoordeeld. En als organisatie kun je aansprakelijk worden gesteld voor fouten of onduidelijkheden, zeker bij mondelinge toezeggingen. Die zijn namelijk lastig te bewijzen.”