De sessie: brainstormen en prioriteiten

Marlies: “Het idee om een portfoliosessie te doen is eigenlijk ontstaan toen wij de gesprekkencyclus gingen automatiseren met de software van AFAS. Via AFAS zijn we bij KWEEKERS terecht gekomen en die samenwerking was erg naar wens. Tijdens dat project zijn we erachter gekomen dat er nog zoveel meer mogelijk is en wij vonden: daar moeten we echt op gaan inzetten.”

Zogezegd zo gedaan, want in die periode kwam Wessel in de lucht bij Mirjam met het voorstel voor een portfoliosessie. Zo is KWEEKERS dan ook samen met Hanzestrohm gaan nadenken over hoe zij AFAS optimaal in kunnen zetten om in hun behoeften te voorzien. Mirjam: “We zijn de sessie gestart met een voorstelrondje, daarna hebben we alles op tafel gegooid en vervolgens hebben we wat focus aangebracht en gekaderd.” Marlies: “We zijn gaan brainstormen waarbij we met allemaal verschillende briefjes online nadachten over: wat zou je willen aanpassen en wat zou je willen toevoegen. Op basis daarvan hebben we prioriteiten gesteld. Dat is super fijn. Op deze manier sta je nog meer stil bij waar je HR-collega’s behoefte aan hebben met betrekking tot het optimaliseren van AFAS.” Zo kom je er ook weer achter hoe iemand anders erover denkt.”

Een brainstrom kan best wel eens chaotisch worden. Hoe hebben jullie dat ervaren?
Mirjam: “We zijn wel een groep die met elkaar begint te kletsen en dan zitten we zo weer bij een ander onderwerp. Daarom was de sturing die we vanuit KWEEKERS kregen wel goed. Hou focus op waar we hiervoor zitten.”

Ook voor KWEEKERS geldt dat we behoorlijk kunnen kletsen. Soms iets te veel, bleek uit dit gesprek met Mirjam en Marlies ?. Kan natuurlijk gebeuren als je ergens veel passie voor en kennis over hebt. Goede tip voor ons, daar kunnen we alleen maar van leren!

Van allerlei wensen en ideeën naar één concreet plan

Binnen een organisatie zijn vaak verschillende wensen en behoeften wat betreft de inrichting van software. Het is best lastig om uit al die ideeën één concreet plan te trekken. Ook Mirjam en Marlies liepen hier tegenaan. Mirjam: “Er zijn dingen waar we al een tijdje mee in ons hoofd lopen en waar we tegenaan lopen. Het helpt dan gewoon als je zo’n setting creëert waarin we even stil staan bij: waar lopen we nou tegen aan en wat hebben we nodig? Vanuit KWEEKERS krijg je dan ook de kritische vragen, zodat je zelf weer even doordenkt over welk probleem ligt er ónder het probleem en wat komt daar nog uit voort? Dat maakt dat zo’n sessie gewoon goed werkt.”

Mirjam: “Zo’n portfoliosessie helpt om alles wat we willen in ‘hapklare brokken’ te maken. We zijn er nog lang niet, want we willen nog heel veel. Maar, we kunnen en willen ook niet alles in één keer. Dus er ontstaat een plan van aanpak, waarin wordt opgenomen welke dingen nog op onze wensenlijst staan voor de komende jaren.”

Vervolgstappen: indiensttreding en mutatieproces

Na de portfoliosessie is er een concreet stappenplan gerealiseerd waarmee het project van start kan gaan. Marlies: “Vanuit de input van de sessie zijn we aan de slag gegaan met de indiensttreding en het mutatieproces. Daar zijn we afgelopen zomer mee begonnen en dat is inmiddels opgeleverd. Dit heeft wel echt wat tijd gekost.”Mirjam: “De uiteindelijke winst is dat je veel tijd bespaart, omdat je dingen gewoon veel beter ingericht hebt en de verwerking van iedere aanvraag veel makkelijker gaat. Dus ondanks dat het in het begin veel tijd kost, levert je het uiteindelijk heel veel op. Wij gaan nu elke zomerperiode gebruiken voor optimalisatie van AFAS. Dan is het rustig, dan hebben we er de tijd voor.”

Een portfoliosessie brengt focus aan in de grote wereld van AFAS

Zouden Mirjam en Marlies een portfoliosessie aan andere organisaties aanraden? “Zeker!”, zegt Marlies. Mirjam: “Ik vond het wel een succes. Je brengt op een laagdrempelige manier focus aan op wat je wil en hoe je dat kunt gaan bereiken. Daar krijgen we dan ook advies over. De wereld van AFAS is gewoon echt heel groot en voor een wat kleiner bedrijf zoals wij helpt het om focus aan te brengen. Wij doen AFAS er gewoon maar bij, dus het is fijn dat zo’n organisatie als KWEEKERS je daarbij ondersteunt. Daarom vind ik het wel een succes. Marlies: “Ja, vooral in de wereld die nu volop in beweging is qua digitalisering is het al helemaal een goede investering.”

Ontdek het zelf tijdens een portfoliosessie!

Wil je weten wat een portfoliosessie voor jouw organisatie kan betekenen? Heb jij ook behoefte aan een concreet stappenplan voor de optimalisaties binnen AFAS? Ontdek het tijdens een interactieve sessie met jouw collega’s! Vul het contactformulier in, dan vertellen we je er graag meer over.